Assistant administratif senior

Description de l'emploi
Nous cherchons à embaucher un adjoint administratif principal motivé pour agir en tant qu'adjoint exécutif de la gestion d'entreprise. L'adjoint administratif principal est responsable des tâches avancées de secrétariat, d'administration et de confidentialité pour le vice-président (VP) de la transformation commerciale (BTO). ) et vice-président (VP) des ressources humaines (RH). Ce poste gère les problèmes et les activités de sa propre initiative en soutien aux vice-présidents BTO et RH, le cas échéant, en exerçant son jugement indépendant et sa discrétion. Ce poste nécessite une forte capacité organisationnelle et multitâche tout en garantissant la confidentialité. Cette personne doit démontrer d'excellentes compétences interpersonnelles, une gestion du temps et de solides compétences en Microsoft Office. Ce rôle fera partie d'un environnement d'équipe collaboratif et prendra en charge les fonctions sur plusieurs sites. Chez Nestlé, nous croyons au pouvoir de l’alimentation pour améliorer la qualité de vie de chacun. Guidés par cet objectif, nous cherchons constamment à repousser les limites de ce qui est possible en matière de solutions alimentaires, de boissons et de santé nutritionnelle. Nos collaborateurs rendent cela possible. Ils sont à l’origine de la force de nos marques, de la qualité de nos produits et de l’avenir de notre entreprise. Leurs idées et leurs efforts repoussent nos limites, stimulent l’innovation et nous aident à nous améliorer, à livrer et à réussir continuellement. Vous faites également partie d'une culture Nestlé ancrée dans le respect, habilitée à expérimenter et à apprendre de l'échec. Si vous avez une passion pour les gens, un désir de résoudre des problèmes et un désir de poursuivre des opportunités d'amélioration continue, nous sommes impatients d'explorer les possibilités de carrière avec vous !

Principales responsabilités:
• Organiser les calendriers des vice-présidents, en résolvant de manière proactive les conflits d'horaire, en définissant et en maintenant le calendrier des rendez-vous et des réunions et en veillant à ce que les vice-présidents respectent l'horaire.
• Gérer les déplacements et les dépenses, y compris la préparation de l'itinéraire, la réservation de l'hôtel, du vol et du transport.
• Responsable des opérations quotidiennes du bureau, y compris l'examen du courrier entrant, la réponse, le filtrage, la délégation et la gestion des appels téléphoniques entrants ; maintenir l’efficacité du bureau et gérer les situations imprévues.
• Gérez le courrier électronique des dirigeants – hiérarchisez et répondez immédiatement si nécessaire.
• Servir de liaison avec les subordonnés directs, les employés et les fournisseurs. Maintenir le caractère confidentiel des communications.
• Assurer le suivi des problèmes en suspens pour assurer l'achèvement des tâches – internes et externes.
• Commandez des fournitures et du matériel de bureau.
• Créer des présentations que les vice-présidents pourront exploiter.
• Assister les subordonnés directs des vice-présidents, au besoin.
• Coordonner les réunions et les événements :
• Créer des présentations pour inclure des tableaux, des graphiques, etc.
• Coordonner les activités avec les adjoints administratifs, telles que la constitution d'équipes et les fonctions du département.
• Planifier et gérer les arrangements pour les réunions et les événements, y compris les chambres, la commande de repas, de rafraîchissements, la logistique des voyages, etc.
• Réunions internationales – assurez-vous d'obtenir les documents de voyage appropriés. Coordonner avec les bureaux à l'étranger les détails logistiques, y compris la réception et le chargement des présentations.

Exigences majeures
• Minimum HND ou diplôme préféré, ou expérience correspondante.
• Minimum de 3 à 5 ans d'expérience administrative requise dans un environnement d'entreprise.
• Expérience dans un environnement corporatif.
• Doit avoir de l'expérience dans la gestion de plusieurs priorités et tâches, dans le travail en équipe et dans le soutien d'équipes sur plusieurs sites.
• Excellentes compétences en communication et en gestion du temps.
• Capacité à faire preuve de jugement professionnel et de discrétion.
• Solides compétences informatiques, maîtrise de l'utilisation des programmes Microsoft Office, notamment Outlook, Word, Excel, PowerPoint et Visio.
• Esprit d'équipe soucieux du détail et capacité à gérer plusieurs projets simultanément dans un environnement en évolution rapide.
• Capacité à interagir avec tous les niveaux de gestion.
• Capacité à travailler en collaboration avec différentes entités
• Excellentes compétences en communication et présentation verbales et écrites, capacité à interagir avec succès dans un environnement matriciel.
• Fait preuve de leadership et de collaboration proactive avec tous les membres de l'équipe et les cadres supérieurs, assumant souvent des tâches supplémentaires pour soutenir ses collègues.

Pourquoi Nestlé ?
Nestlé offre un environnement professionnel décontracté et se concentre sur le travail d'équipe, le développement des associés, la formation et l'amélioration continue. Nous valorisons les différences de chacun tout en reconnaissant la force individuelle. Nestlé n'oublie jamais que c'est vous qui faites de nous ce que nous sommes ; nous travaillons dur pour garantir qu'une carrière chez Nestlé soit aussi satisfaisante et fructueuse que possible. Nous offrons des salaires compétitifs, d'excellentes prestations d'assurance abordables (y compris santé, dentaire, vision et vie), un plan 401K, des congés payés et des jours fériés. Nestlé est un employeur garantissant l'égalité des chances. Nous évaluons les candidats qualifiés sans tenir compte de la race, de la couleur, de la religion, du sexe, de l'origine nationale, du handicap, du statut d'ancien combattant et d'autres caractéristiques protégées. Si vous souhaitez être pris en considération pour cette organisation d'élite, veuillez soumettre immédiatement votre CV et votre lettre de motivation récents.