Deux (02) Secrétaires de Direction

I. Conditions générales du recrutement

Important : tous les candidats doivent être immédiatement disponibles

1. Dossier de candidature

Chaque dossier de candidature doit comporter :

●une demande signée du candidat indiquant clairement l’emploi pour lequel il postule;

●une lettre de motivation ;

●un curriculum vitae auquel sont annexées les attestations des expériences

acquises (certificats de travail) et le contact de trois (03) personnes de référence;

●une copie certifiée conforme du certificat de nationalité ;

●une copie (non légalisée) des attestations de travail/ formation ;

●une copie certifiée conforme du ou des diplômes et du permis de conduire (B ou C) pour le poste de chauffeur.

2. Nationalité

Les candidats doivent être ressortissants de l’un des Etats membres de l’Union Economique et Monétaire Ouest Africaine (UEMOA), à savoir le Bénin, le Burkina Faso, la Côte d’Ivoire, la Guinée-Bissau, le Mali, le Niger, le Sénégal et le Togo.

Date limite de dépôt des candidatures : 13 février 2019

II. Procédure de recrutement

Le recrutement se déroulera en deux (02)

étapes :

– une phase de présélection sur dossier ;

– une phase de sélection (tests écrits et entretiens).

La sélection sera faite parmi les candidats présélectionnés sur dossier.

Avant tout engagement, le candidat retenu devra fournir :

– un extrait d’acte de naissance ou tout document en tenant lieu ;

– un extrait du casier judiciaire datant de moins de trois (03) mois ;

– un certificat médical d’aptitude délivré par un médecin agréé ;

– une copie légalisée de toutes les attestations annexées au CV.

a) Les candidats ayant adressé un dossier de candidature à la Commission de l’UEMOA avant la publication du présent avis sont invités à soumettre un nouveau dossier satisfaisant aux conditions ci-dessus.

Aucun dossier ne sera retourné.

b) Seul le candidat retenu sera saisi de la suite réservée à sa demande.

Deux (02) Secrétaires de Direction

I. CARACTERISTIQUES DU POSTE

1. Fonctions

Ils/Elles seront amenés à assister le Directeur de l’Union Douanière et de la Libre Circulation/Coordonnateur de la cellule du PIRC et seront chargés des missions suivantes :

●Assurer, sur la demande du Directeur/Coordonnateur, la gestion de ses rendez-vous et si besoin, la gestion des rendez-vous pour les autres cadres de la Direction.

●Recevoir tout visiteur et l’orienter vers la structure et/ou le service intéressé, après s’être assuré de l’accord préalable du responsable concerné.

●Assurer la circulation de tout courrier entrant et sortant, à savoir :

●Réceptionner et transmettre tout le courrier entrant, en suivant la procédure adoptée ;

●Assurer le suivi rapproché du courrier et en suivre le retour jusqu’à la finalisation de l’opération à savoir, se renseigner très régulièrement de l’accomplissement de cette tâche afin de récupérer sans délai tout document signé.

●Assurer le classement, l’archivage papier et électronique du courrier (courrier entrant et copie courrier sortant) ;

●Contribuer à collecter, identifier, codifier et archiver les documents produits (études, rapports produits) ;

●Participer, si besoin, aux réunions internes pour en assurer le secrétariat ;

●Assister le Directeur/Coordonnateur dans ses missions (i.e. secrétariat personnel, prise de rendez-vous, organisation de voyages, etc.) ;

●Assurer la gestion des fournitures de bureau et des petits consommables suivant le système de contrôle interne ;

●Appuyer l’organisation de réunions, journées de formation et autres évènements animés selon les directives de la hiérarchie ;

●Participer aux travaux de préparation d’évènements;

●Préparer tout document et courrier nécessaire au lancement des invitations ;

●Appuyer la logistique pour la réalisation des évènements (mobilisation salle, matériel, accueil, etc.) ;

●Appuyer la communication et la diffusion des documents ;

●Procéder à l’archivage des dossiers

correspondants à chacun des évènements ;

●Effectuer toute autre tâche confiée par le Directeur/Coordonnateur.

II. QUALIFICATIONS ET APTITUDES

1. Profil du candidat

Le/la Secrétaire de Direction devra avoir les qualifications suivantes :

– être titulaire d’un diplôme de niveau BAC +2 minimum en techniques

administratives/bureautique ou secrétariat;

– Avoir une expérience professionnelle de trois (03) ans minimum en secrétariat;

– Avoir une bonne maîtrise des logiciels bureautiques;

– Avoir une maîtrise de la langue française (écrit et parlé);

– Avoir une bonne capacité de communication orale et écrite;

– Avoir une bonne capacité rédactionnelle;

– Avoir une connaissance du classement et de l’archivage ;

– Avoir un esprit méthodique, le sens de l’organisation, dynamisme ;

– Avoir le sens de l’innovation et de la discrétion;

– Avoir le sens de l’analyse et de la synthèse;

– Avoir le sens du contact et de l’esprit d’équipe;

– -Etre en parfait état de santé physique;

– Etre de bonne moralité;

– Avoir le sens de la ponctualité.

2. Age limite


Le/la Secrétaire de Direction devra être âgé au plus de de 45 ans (né après le 31 décembre 1973) au 31 décembre 2019.

III. CLASSIFICATION PROFESSIONNELLE

Le/la Secrétaire de Direction relève de la catégorie des services généraux et est classé au grade G de la grille des salaires du personnel de l’UEMOA.

IV. DUREE DES CONTRAT

Le contrat de travail est à durée déterminée.