Recrutement de 01 Coordinateur/trice des Subventions (Senior Awards Coordinator)

TITRE: Coordinateur/trice des Subventions (Senior Awards Coordinator)
EQUIPE/PROGRAMME: LOCALISATION: Ouagadougou
GRADE: 3 TYPE DE CONTRAT: CDD 1 an renouvelable
SAFEGUARDING:
Niveau 3 : le titulaire du poste aura des contacts fréquents (par exemple, une fois par semaine ou plus)
ou intensifs (par exemple, quatre jours dans un mois ou plus ou une nuit) avec des enfants et/ou des
adultes bénéficiares parce qu'il travaille dans le cadre de programmes nationaux, qu'il visite des
programmes nationaux ou qu'il est responsable de l'application du processus de contrôle de police.
BUT DU RÔLE : Le/La coordonnateur(trice) des Subventions soutiendra le Directeur du
Portefeuille, des Financements et des Partenariats dans la gestion des
subventions/financements et l’appui technique aux différents bureaux/projets SCI au Burkina.
Un accent particulier sera mis sur la production des rapports et l’analyse des données relatives
au portefeuille du pays dont il/elle aura la charge.
Le/La coordonnateur(trice) des Subventions :
• Assurera un rôle clé dans le renforcement de la qualité des systèmes, des processus et
des outils de reporting de ces dites subventions.
• Soutiendra les bureaux/projets dans :
✓ le suivi et l'analyse des rapports à soumettre venant des bureaux pays et ou
partenaires nationaux,
✓ la supervision de l’état d’avancement de ces dits rapports selon les calendriers
contractuels
✓ la clôture des subventions
✓ l’analyse des indicateurs clés de performance
“Tout le personnel de Save the Children s'efforce de permettre à nos équipes programme
opérations et plaidoyer des bureaux pays d'effectuer un travail de qualité supérieure, dans les
délais impartis, selon le budget, avec conformité et dans le respect du plus grand nombre
d'enfants.”.
En cas d'urgence humanitaire majeure, on s'attend à ce que le titulaire du rôle travaille en dehors du
profil de rôle normal et qu'il puisse varier ses heures de travail en conséquence.
“Tout le personnel de Save the Children s'efforce de permettre à nos équipes programme
opérations et plaidoyer des bureaux pays d'effectuer un travail de qualité supérieure, dans les
délais impartis, selon le budget, avec conformité et dans le respect du plus grand nombre
d'enfants.”
PORTÉE DU RÔLE :
Se rapporte à : Head of Strategic Portfolio Awards Management & Partnership
Principale mission : Sous la supervision du Head of Strategic Portfolio Awards Management le/la
coordonnateur(trice) des Subventions sera en contact avec les différents départements techniques du
bureau Pays
SAVE THE CHILDREN
INTERNATIONAL PROGRAMS
ROLE PROFILE
Indirecte :
Responsabilités budgétaires :
Dimensions :
Save the Children est présent au Burkina Faso depuis 1982. Nous apportons un soutien aux enfants par le biais de
programmes de développement et d'aide humanitaire exécutés directement ou par l'intermédiaire de partenaires
locaux. Les programmes actuels sont axés sur la protection de l'enfance, la santé et la nutrition, la pauvreté de
l’enfant inclus la protection sociale et les moyens de subsistance et enfin l’éducation et l'action humanitaire. Save
the Children BFA a une présence opérationnelle dans 8 Régions (le Haut Bassin, les Cascades, la Boucle du
Mouhoun, le Centre Nord, le Sahel, le sud ouest, l’Est et le Nord). Actuellement, nous avons un effectif d'environ
235 personnes et un budget confirmé d'environ 20 millions de dollars US par an.
PRINCIPAUX DOMAINES DE RESPONSABILITÉ :
Reporting et analyse des Indicateurs Clé de Performance (KPI) (40 %)
• Gérer le calendrier de reporting des subventions
• S’assurer de la centralisation de tous les rapports dûs aux différents bailleurs de fonds dans
notre système interne de gestion des subventions (AMS)
• Coordonner le processus de soumission des rapports aux bailleurs de fonds en conformité
avec leurs règles et lignes directrices
• Coordonner le processus de clôture des subventions avec les membres de Save the Children
International (SCI) pour s'assurer que leur clôture selon les processus requis
• Revoir et éditer tous les rapports des différents projets et s’assurer de leur soumission en
temps et en qualité.
Planification stratégique du portefeuille (20%)
• Identifier et résoudre les problèmes opérationnels qui pourraient avoir un impact négatif sur la
mise en œuvre des programmes en utilisant les indicateurs clés de performance (KPIs)
• Appuyer la production d' analyse détaillée des subventions en cours et des projections de
financements
Conformité des systèmes et processus, relation avec les membres de SCI (20 %)
• S'assurer de la qualité des données dans le système interne
• S'assurer que toutes les opportunités, propositions, contrats et avenants soient en conformité
avec les procedures de Save the Children International et les règles des bailleurs de fonds
• Veiller à ce que tous les formats de reporting appropriés soient disponibles
• Travailler étroitement avec la Responsable du Partenariat pour s'assurer que les exigences des
bailleurs de fonds soient comprises par les partenaires d'exécution
• Maintenir une base de données sur les principaux outils d'information et de gestion des
subventions
Analyse des subventions et soutien au portefeuille (20 %)
• Fournir au Directeur du Portefeuille, des Financements et des Partenariats des informations
régulières de gestion sur la performance du portefeuille et les résultats des Indicateurs Clés de
Performance (KPIs).
• Soutenir le Directeur du Portefeuille, des Financements et des Partenariats dans la mise en
œuvre des plans pour résoudre les problèmes de performance identifiés par les informations
de gestion
SAVE THE CHILDREN
INTERNATIONAL PROGRAMS
ROLE PROFILE
Responsabilité Safeguarding
• Dénoncer tous les cas d’abus interne ou externe
• Connaitre la politique CSG, la PSEA, la politique anti- harcèlement et le Code de Bonne Conduite et
sensibiliser sur ces politiques (enfants, partenaires, communauté)
• Contribuer aux exercices de leçons apprises et de documentation des bonnes pratiques sous l’impulsion
du point focal
• Etre exemplaire dans son travail et dans sa vie privée et respecter le code de bonne conduite et de les
politique en lien avec la sauvegarde.
• Connaitre et respecter les procédures locales
• Veillez au bien-être de l’enfant, du bénéficiaire adulte et des collaborateurs.
• Assurer un environnement sain au service des enfants et des bénéficiaires adultes.
COMPORTEMENTS (Valeurs en pratique)
Responsabilité :
- se tient responsable de la prise de décisions, de la gestion efficace des ressources, de la réalisation et
de l'exemplarité des valeurs de Save the Children
- tient l'équipe et les partenaires responsables de s'acquitter de leurs responsabilités - en leur donnant
la liberté d'agir de la meilleure façon qu'ils jugent appropriée, en assurant le développement nécessaire
pour améliorer le rendement et en appliquant les conséquences appropriées lorsque les résultats ne
sont pas atteints.
Ambition :
- se fixe des objectifs ambitieux et stimulants pour eux-mêmes et leur équipe, assume la responsabilité
de leur propre développement personnel et encourage leur équipe à faire de même
- partage largement sa vision personnelle de Save the Children, engage et motive les autres
- orienté vers l'avenir, pense stratégiquement et à l'échelle mondiale.
Collaboration :
- établit et entretient des relations efficaces avec son équipe, ses collègues, ses membres, ses
partenaires externes et ses sympathisants
- valorise la diversité, la considère comme une source de force concurrentielle
- accessible, à l'écoute, facile à parler.
Créativité :
- élabore et encourage des solutions nouvelles et innovatrices
- prêts à prendre des risques disciplinés.
Intégrité :
- honnête, encourage l'ouverture et la transparence ; fait preuve des plus hauts niveaux d'intégrité
QUALIFICATIONS
• Diplôme universitaire en Finance, Sciences sociales et/ou Gestion de Projets
EXPÉRIENCE ET COMPÉTENCES
• Au moins 2 ans d’experience dans les ONG Internationales
• Expérience dans la gestion de subventions, de contrats et de sous-accords avec la connaissance des
principales lignes directrices des bailleurs de fonds (p. Ex. USAID, ECHO, INTPA, AMC, Sida, etc.)
• Capacité d'effectuer des analyses de portefeuille de subventions et de soutenir tous les aspects
techniques de routine des processus de gestion des subventions
• Solides aptitudes en communication écrite et verbale
• Capacité à communiquer clairement
• Expérience dans le renforcement des capacités, coaching et formation au niveau individuel et
collectif
• Connaissances en informatique, y compris les connaissances pratiques de MS Office
SAVE THE CHILDREN
INTERNATIONAL PROGRAMS
ROLE PROFILE
• Aptitude poussée à gérer / prioriser des tâches complexes et multitâches dans un environnement
de travail complexe
• Volonté de se rendre dans les bases/bureaux afin d’appyer et de renforcer les capacités
• Expérience de travail dans un bureau pays avec une préférence pour l'expérience en Afrique
de l’Ouest et Centrale
• Bilingue Français et anglais souhaitable
Responsabilités professionnelles supplémentaires
Les fonctions et responsabilités décrites ci-dessus ne sont pas exhaustives et le titulaire du poste peut
être tenu d'exercer des fonctions supplémentaires dans la mesure où son niveau de compétences et
d'expérience le justifie.
Égalité des chances
Le titulaire du rôle est tenu d'exercer ses fonctions conformément aux politiques et procédures du
PCD en matière d'égalité des chances et de diversité.
Safeguarding:
Nous devons assurer la sécurité des enfants afin que notre processus de sélection, qui comprend des
vérifications rigoureuses des antécédents, reflète notre engagement envers la protection des enfants
contre la violence.
santé et sécurité
Le titulaire du rôle est tenu de s'acquitter de ses fonctions conformément aux politiques et procédures
en matière de santé et de sécurité du PCD.
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