Recrutement de 01 (01) AGENT DE LIAISON

Recrutement de 01 (01) AGENT DE LIAISON
Niveau d'études: Bac + 2
Expérience: 1 an
Expire le: 10-03-2023

Médecins Sans Frontières
Cotonou, Bénin
Médecins Sans Frontières (MSF) recrute pour son bureau de la coordination à Cotonou, un/une AGENT DE LIAISON

Médecins Sans Frontières est une organisation humanitaire médicale internationale indépendante qui délivre une aide médicale d’urgence aux
populations en danger touchées par les conflits armés, les épidémies, les désastres naturels et créés par l’homme et aux populations n’ayant pas
accès aux soins de santé. MSF est présent dans plus de 70 pays et s’est réinstallée au Benin depuis février 2022.

Objectifs du Poste :
Fournir assistance sur le plan du travail administratif externe, notamment au département RH ainsi qu’à toute l’équipe de la
coordination dans le processus d’obtention de visa, des permis de travail et de circulation, de même qu’avec tous les contacts officiels
et aux procédures de MSF, afin d’assurer le déroulement fluide des activités de MSF.

Responsabilités:
• Avec la coordinatrice RH, vérifier que le personnel de MSF demande et obtient dans les délais tout visa, permis de travail, de séjour ou de circulation
requis dans le pays de la mission, en fonction des besoins ; conserver et maintenir à jour les informations relatives aux procédures juridiques
et administratives. Informer les superviseurs en cas d’incident/problème.
• Maintenir le service de soutien aux déplacements (siège de MSF) informé quant aux processus en cours, situations spécifiques ou changements
dans les procédures afférentes aux visas, permis de travail, etc.
• Assurer le suivi du processus de dédouanement des marchandises MSF, ainsi que de l’information relative à tout besoin prévu ou extra-ordinaire.
• Etablir et maintenir des contacts professionnels avec les autorités compétentes, selon le contexte et les besoins spécifiques de la mission.
• Organiser, pour la coordinatrice RH, des réunions dédiées à la discussion des questions administratives, et y assister.
• Maintenir une liste complète, détaillée et régulièrement mise à jour de tous les contacts utiles dans le pays / la mission, comprenant noms,
numéros de téléphone, adresses et autres détails pertinents.
• Garantir qu’aucun échange illégal d’argent n’a lieu et promouvoir et transmettre les principes et valeurs de MSF, aux niveaux des autorités et
des parties prenantes. Maintenir toute la documentation et tous les dossiers à jour, dûment et correctement classés, et aisément accessibles aux usagers
internes.
• Assister la coordinatrice RH dans l’organisation des voyages pour le staff international et national de MSF en collaboration avec le siège de MSF.
• Assurer le règlement des factures à bonne date auprès des structures et partenaires de MSF.
• Aider à l’organisation des événements internes et externes (réunions, présentations, etc.), à l’envoi des invitations, la commande auprès du traiteur,
l’organisation de l’hébergement, etc.
• Produire, mettre à jour et présenter tout type de données qui relève de ses responsabilités.
• Organiser et classer des informations pour le partage et la conservation afin de les rendre accessible à tout moment.
• Orienter et renseigner le visiteur à l’accueil.
• Enregistrer, diffuser, et expédier le courrier.
• Identifier, établir, vérifier et mettre à jour les documents administratifs.
• Reproduire, classer et archiver manuellement les documents.
• Gérer tous les courriers/colis/fax entrants/sortants, et veiller à ce qu’ils soient correctement enregistrés et distribués à leurs destinataires internes ou
externes.
• Gérer les stocks de fournitures de bureau de même que les autres produits des maisons MSF et passer les commandes à temps pour éviter d’en manquer.
• etc……

Qualification et expérience requise
Éducation : Formation de niveau universitaire BAC+2 en RH ou études en gestion administrative ou en communication indispensable.
Expérience : Expérience d’au moins un an à un poste similaire, au sein de MSF ou d’autres organisations non- gouvernementale
Connaissance : Connaissances en informatique de Microsoft Office.
Excellente maîtrise du français, de l’anglais (un atout) et de quelques langues locales.
Qualités: Flexibilité comportementale, orientation vers les résultats et la qualité, travail d'équipe et coopération,
capacité à travailler avec des personnes issues d'un environnement multidisciplinaire et multiculturel.
Cotonou, le 15 février 2023
Le service des Ressources Humaines