Recrutement de 01 ADJOINT ADMINISTRATEUR

Poste à pourvoir ADOINT ADMINISTRATEUR
Nombre de poste 01
Lieu d'affectation Ouahigouya
Structure recruteur SOLIDARITES INTERNATIONAL
Structure Bénéficiaire SOLIDARITES INTERNATIONAL
Secteur activité Activités de santé et d’action sociale
Diplôme ou niveau BAC+2
Option du diplôme Comptabilité, Finance ou Gestion d’entreprise
Expériences 1 an
Capacités liées à l'emploi PRESENTATION DE L’ORGANISATION
SOLIDARITES INTERNATIONAL (SI) est une association d’aide humanitaire internationale qui, depuis plus de 38 ans, porte secours aux populations victimes de conflits armés et de catastrophes naturelles en répondant aux besoins vitaux, boire, manger, s’abriter. Présente depuis 2018 au Burkina-Faso, SI mène actuellement des programmes d’urgence / post-urgence dans les régions de Sahel et du Nord.
DESCRIPTIF DU POSTE
Liste des principales activités :
Trésorerie / comptabilité :
- Gérer la trésorerie de sa base et veiller à la sécurisation des fonds
- Elaborer les prévisionnels de trésorerie veiller au bon approvisionnement des banques et caisses
- Assurer que tous les décaissements et engagements de dépenses sont effectués en respectant les procédures Solidarités International.
- Superviser la tenue de la comptabilité sur sa base et contrôler les soldes de caisse
- Suivre les livres de banque pour sa base et tenir le coffre
- Préparer la clôture mensuelle, la révision et l’intégration de la comptabilité de sa base et la préparation des documents de clôture mensuelle
- Superviser la préparation des archives comptables et financières, contrôler l’archivage physique et informatique et assurer la remontée régulière des archives en coordination
- Garantir la confidentialité des informations comptables et financières
- Calculer les impôts, taxes, contribution sociales et superviser les déclarations et paiements aux organismes concernés
Suivi budgétaire / financements :
- Mettre à jour les tableaux d’affectation pour sa base
- Effectuer les premiers contrôles budgétaires pour transmission à l’Administrateur (se) base
Gestion administrative du personnel national :
- Assurer la gestion administrative du recrutement et de l’embauche du personnel de sa base en lien avec la coordination et participer aux entretiens
- Assurer le suivi des contrats de travail des employés de sa base et rédiger les nouveaux contrats et documents de fin de contrat pour validation par l’Administrateur (se) base
- Participer à l'accueil et l’intégration du nouveau personnel, assurer le briefing administratif
- Assurer la mise en place des EAP selon les procédures définies et participer au suivi de l’évolution professionnelle du personnel
- Centraliser les demandes de formation exprimées par les équipes et participe à la mise en place un plan de formation
- Participer à l'instruction des mesures disciplinaires de sa base, en lien avec l’Administrateur (se)
- Superviser le recueil des éléments permettant l'établissement de la paie, valider les documents RH de la base (per diem, indemnité de transport, demande de remboursement frais médical…) et assurer la mise à jour des outils de suivi RH (organigramme, feuille de présence, suivi coût de la vie, calcul des impôts…)
- Préparer mensuellement la paie et le reporting RH pour validation par l’Administrateur (se) base
- Signer les feuilles de paie après validation et superviser le paiement des salaires et des avances
- Superviser la préparation des archives RH, contrôler l’archivage physique et informatique et assurer la remontée régulière des archives en coordination
- Garantir la confidentialité des informations RH
- Veiller à la mise en place des instances légales de représentation et de consultation du personnel sur sa base et organiser les réunions et la communication avec le personnel, en lien avec l’Administrateur (se) base
- Participer à la définition et à l’application des politiques salariales et sociales Solidarités International.
Gestion d’équipe
- Participer à la définition des besoins en personnel administratif et sur sa base d’affectation et au recrutement en fonction des moyens alloués
- Former, planifier, encadrer et évaluer les membres de l’équipe administrative sous sa supervision
Reporting / communication
- Effectuer une veille sur les réglementations en vigueur et l’environnement de sa base d’affectation (liste de prix ; évolution du coût de la vie…)
- Participer aux réunions relatives aux aspects administratifs, représenter Solidarités International sur demande et/ou sur délégation
- Assurer la présentation des procédures administratives, informer de l’avancement des tâches administratives, et participer à la communication envers les équipes nationales
- Préparer le reporting administratif pour validation par son supérieur hiérarchique et/ou fonctionnel selon le calendrier Solidarités International
- Participer et assister aux audits, supporter la préparation de documents administratifs sur demande de son supérieur hiérarchique et/ou fonctionnel
POSITION DU POSTE DANS L’ORGANIGRAMME (relations hiérarchiques et fonctionnelles)
Sous l’autorité hiérarchique de : Administrateur (se) base
Autorité hiérarchique sur : Agent Administratif et Agent d’entretien
Sous l’autorité fonctionnelle de : Assistant Coordinateur(trice) Administratif
Autorité fonctionnelle sur: Agent Administratif et Agent d’entretien
POSITION DU POSTE DANS L’ORGANIGRAMME (relations hiérarchiques et fonctionnelles)
Sous l’autorité hiérarchique de : Responsable d’activités EHA RRM
Autorité hiérarchique sur : Ouvriers/Journaliers
Sous l’autorité fonctionnelle de Responsable d’activités EHA RRM
PROFIL RECHERCHE
Formation : BAC+2 Comptabilité, Finance ou Gestion d’entreprise
Expérience : 1 an sur un poste similaire et une expérience en ONG de solidarité international
Langues : Français, Mooré et Anglais est un plus
Qualités requises : Rigueur, Organisation et Pro activité.
Connaissance en informatique
Condition d'âge

Date limite de depôt des dossiers 14/07/2020