Recrutement de 01 ADJOINT(E) ADMINISTRATEUR/TRICE

Poste à pourvoir ADJOINT(E) ADMINISTRATEUR/TRICE
Nombre de poste 01
Lieu d'affectation Kongoussi
Structure recruteur SOLIDARITES INTERNATIONAL
Structure Bénéficiaire SOLIDARITES INTERNATIONAL
Secteur activité Activités de santé et d’action sociale
Diplôme ou niveau BAC+4
Option du diplôme Gestion Comptable et Financière ou discipline connexe
Expériences 03
Capacités liées à l'emploi I. Présentation de l’organisation
Solidarités International est une organisation humanitaire française qui a lancé sa première mission au Burkina en octobre 2018. La mission mène un programme d’urgence dans le secteur de l’eau, hygiène et assainissement (EHA), en consortium, dans les régions Centre, du Sahel, du Centre Nord et de l’Est du Burkina Faso avec une coordination basée à Ouagadougou.
Dans le cadre du lancement du renforcement de ses capacités, Solidarités International recrute un (01) Un (01) Adjoint Administrateur/trice pour sa base de Kongoussi L’Adjoint(e) Administrateur(trice) appuie le Coordinateur Terrain dans la gestion financière, administrative et des ressources humaines de la base d’affectation.
Il(elle) assure la mise en œuvre et la supervision des tâches administrative, comptable, financière, ressources humaines dans le respect des procédures bailleurs et Solidarités INTERNATIONAL. Il(elle) assure la gestion de l’équipe administrative de la base d’affectation.
II. Responsabilités et descriptif des tâches :
Liste des principales activités :
Trésorerie / comptabilité :
- Gérer la trésorerie de sa base et veiller à la sécurisation des fonds
- Elaborer les prévisionnels de trésorerie veiller au bon approvisionnement des banques et caisses
- Assurer que tous les décaissements et engagements de dépenses sont effectués en respectant les procédures Solidarités INTERNATIONAL
- Superviser la tenue de la comptabilité sur sa base et contrôler les soldes de caisse
- Suivre les livres de banque pour sa base et tenir le coffre
- Préparer la clôture mensuelle, la révision et l’intégration de la comptabilité de sa base et la préparation des documents de clôture mensuelle
- Superviser la préparation des archives comptables et financières, contrôler l’archivage physique et informatique et assurer la remontée régulière des archives en coordination
- Garantir la confidentialité des informations comptables et financières
- Calculer les impôts, taxes, contribution sociales et superviser les déclarations et paiements aux organismes concernés
Suivi budgétaire / financements :
- Mettre à jour les tableaux d’affectation pour sa base
- Effectuer les premiers contrôles budgétaires pour transmission au (à la) Coordinateur(trice) Administratif et régularisation
Gestion administrative du personnel national :
- Assurer la gestion administrative du recrutement et de l’embauche du personnel de sa base en lien avec la coordination et participer aux entretiens
- Assurer le suivi des contrats de travail des employés de sa base et rédiger les nouveaux contrats et documents de fin de contrat pour validation par le(la) Coordinateur(trice) Administratif
- Participer à l'accueil et l’intégration du nouveau personnel, assurer le briefing administratif
- Assurer la mise en place des EAP selon les procédures définies et participer au suivi de l’évolution professionnelle du personnel
- Centraliser les demandes de formation exprimées par les équipes et participe à la mise en place un plan de formation
- Participer à l'instruction des mesures disciplinaires de sa base, en lien avec le Coordinateur Terrain
- Superviser le recueil des éléments permettant l'établissement de la paie, valider les documents RH de la base (per diem, indemnité de transport, demande de remboursement frais médical…) et assurer la mise à jour des outils de suivi RH (organigramme, feuille de présence, suivi coût de la vie, calcul des impôts…)
- Préparer mensuellement la paie et le reporting RH pour validation par le(la) Coordinateur(trice) Administratif
- Signer les feuilles de paie après validation et superviser le paiement des salaires et des avances
- Superviser la préparation des archives RH, contrôler l’archivage physique et informatique et assurer la remontée régulière des archives en coordination
- Garantir la confidentialité des informations RH
- Veiller à la mise en place des instances légales de représentation et de consultation du personnel sur sa base et organiser les réunions et la communication avec le personnel, en lien avec le Coordinateur Terrain
- Participer à la définition et à l’application des politiques salariales et sociales Solidarités INTERNATIONAL.
Gestion d’équipe
- Participer à la définition des besoins en personnel administratif et sur sa base d’affectation et au recrutement en fonction des moyens alloués
- Former, planifier, encadrer et évaluer les membres de l’équipe administrative sous sa supervision
Reporting / communication
- Effectuer une veille sur les réglementations en vigueur et l’environnement de sa base d’affectation (liste de prix ; évolution du coût de la vie…)
- Participer aux réunions relatives aux aspects administratifs, représenter Solidarités INTERNATIONAL sur demande et/ou sur délégation
- Assurer la présentation des procédures administratives, informer de l’avancement des tâches administratives, et participer à la communication envers les équipes nationales
- Préparer le reporting administratif pour validation par son supérieur hiérarchique et/ou fonctionnel selon le calendrier Solidarités INTERNATIONAL
- Participer et assister aux audits, supporter la préparation de documents administratifs sur demande de son supérieur hiérarchique et/ou fonctionnel
POSITION DU POSTE DANS L’ORGANIGRAMME (relations hiérarchiques et fonctionnelles)
Sous l’autorité hiérarchique de : Coordinateur(trice) Terrain
Autorité hiérarchique sur : Agent Administratif
Sous l’autorité fonctionnelle de : Coordinateur(trice) Administratif
Autorité fonctionnelle sur: -
PROFIL RECHERCHE
PARCOURS UNIVERSITAIRE ET PROFESSIONNEL
• Formation universitaire de niveau BAC+4 en Gestion Comptable et Financière ou discipline connexe ;
• Au moins 3 ans d’expérience à un poste similaire de préférence dans le domaine des projets et programmes au sein d’une ONG internationale ou d’une Agence des Nations-Unies ;
• Avoir une connaissance des logiciels SAGA et HOMERE serait un atout
LANGUES
• Parfaite maîtrise du Français et du mooré
Compétences :
• Autonomie, rigueur et capacités d’organisation
• Diplomatie et bonne gestion du stress
• Flexibilité et polyvalence
• Notions de base en utilisation du matériel informatique et des logiciels Word et Excel
• Connaissance de la zone d’intervention souhaitée
Qualités humaines :
- Précision, rigueur et sérieux sont trois qualités exigées
- Honnêteté, dynamisme, rapidité et sens de l’organisation
- Discret, garant de la confidentialité des dossiers
- Engagement humanitaire
Connaissance en informatique
Condition d'âge

Date limite de dépôt des dossiers : le Lundi 22 Juin 2020 à 17h00
Date limite de depôt des dossiers 22/06/2020
Procedure de recrutement En cas de passage à l’entretien, les photocopies des diplômes et attestations de services rendus, vous seront demandés.
Les dossiers incomplets ne seront pas considérés.