Recrutement de 01 ADMINISTRATEUR DE BASE

Poste à pourvoir ADMINISTRATEUR DE BASE
Nombre de poste 01
Lieu d'affectation Barsalgho (Burkina Faso)
Structure recruteur CONSORTIUM ALIMA / KEOOGO / SOS MEDECINS BF
Structure Bénéficiaire CONSORTIUM ALIMA / KEOOGO / SOS MEDECINS BF
Secteur activité Activités de santé et d’action sociale
Diplôme ou niveau BAC+3
Option du diplôme en Finances/Comptabilité, Gestion, Administration
Expériences 02 ans
Capacités liées à l'emploi
AVIS DE RECRUTEMENT
ADMINISTRATEUR DE BASE
Statut : CDD, 6 mois renouvelables
Base de travail : Région centre nord : Barsalogho
Intitulé du poste : Administration Base
- Lien hiérarchique : Coordonnateur du projet
- Liens fonctionnels : COFIN, CORH
CONTEXTE DU CONSORTIUM ALIMA / KEOOGO / SOS MEDECINS BURKINA FASO
The Alliance for International Médical Action (ALIMA) est une organisation médicale internationale fondée en 2009. ALIMA a pour objectif de produire des soins médicaux de qualité dans des zones de forte mortalité et d’améliorer la pratique de la médecine humanitaire en développant des projets innovants associés à de la recherche médicale. Les valeurs et les principes de l’action ALIMA, inscrits au sein de sa CHARTE sont : « Le patient d’abord ; Révolutionner la médecine humanitaire ; Responsabilité et liberté ; Améliorer la qualité de nos actions ; Faire confiance ; L’intelligence collective »
Keoogo est une association nationale de droit burkinabè créée en 2004 dans le but de combler le vide lié à la protection des enfants en situation de rue. La mission principale de Keoogo est d’offrir, via des partenariats ciblés et efficients, des services de protection et de réhabilitation aux enfants particulièrement vulnérables.
SOS Médecins Burkina Faso est une association nationale médicale de droit burkinabè créée en 2006. Sa mission sociale de venir au secours des populations en détresse, des populations sinistrées et des populations fragilisées du fait de la maladie (VIH, malnutrition…), de l’âge, de l’incarcération ou de contextes sociaux ou économiques précaires.
Au Burkina, le consortium ALIMA / KEOOGO / SOS Médecins BF a pour objectif de fournir une réponse d’urgence aux soins de santé pour les populations les plus affectées par la crise.
Actuellement, le consortium développe 5 projets de santé au Burkina Faso :
- Un projet à Barsalogho
- Un projet à Tougouri
- Un projet à Ouahigouya
- Kaya : Projet de chirurgie
- Ouagadougou : projet Ouaga 1000 jours
MISSIONS PRINCIPALES :
L’administrateur de Base a pour objectif général de mettre en place les éléments de gestion des ressources utilisées sur la mission.
Il est responsable de la gestion financière et comptable ainsi que l’archivage et classement des pièces comptables et RH de sa base). Il a en charge de contrôler l’adéquation des engagements de dépenses avec les procédures de l’association, de suivre les moyens financiers engagés sur le projet (suivi des dépenses, comptabilité, suivis et révisés budgétaire, suivi des tableaux d’allocation par bailleurs de fonds) ainsi que de mettre en place les outils de gestion financière et RH.
Il est responsable de gérer l’administration du personnel (contrats, dossiers du personnel, présence, paie
Dans ses différents domaines d’intervention l’administrateur terrain devra s’assurer :
- du respect des règles et procédures décidées pour le pays
- de la bonne organisation fonctionnelle des ressources sur son terrain
- du suivi de l’utilisation des moyens (dépenses et engagements)
- de l’adéquation en nombre, compétences et affectations des RH administratives
DESCRIPTION DES TÂCHES ET RESPONSABILITES
L’administrateur de Base est chargé de :
1. Comptabilité
Objectif : L’administrateur terrain est le garant de l’application des règles de sécurité de l’argent, du respect des procédures et de la lisibilité des dépenses sur sa mission.
- Mise en œuvre des procédures : sécurité de l’argent (gestion de la caisse, des transferts, des avances), engagement des dépenses (procédures d’achats, validation et organisation des paiements, suivi des paiements réguliers)
- Mise en œuvre du guide d’imputation pays (codes comptables, projets, axes analytiques et codes bailleurs)
- Gestion quotidienne de la caisse, du coffre et de la banque, tenue quotidienne des cahiers correspondants, réalisation d’un inventaire physique hebdomadaire.
- Tenue quotidienne du cahier suivi des avances et contrôle du fichier Excel des dépenses détaillées.
- Réceptionne les factures et reçus, s’assure qu’ils sont cohérents et conformes, qu’ils sont validés par le responsable des achats et en accord avec la procédure d’achats en vigueur,
- Enregistrement comptable (en propre ou délégué à un assistant administrateur), classement des pièces comptables, et réalisation de la clôture terrain mensuelle, envoi en capitale.
- Réceptionne la comptabilité corrigée par la capitale, analyse des écarts, actions correctives.
2. Gestion de la trésorerie
Objectif : Assurer en permanence un niveau de trésorerie nécessaire au bon déroulement des opérations du projet.
- Suivi des soldes de banque, de coffre et de caisse.
- Connaissance du circuit d’approvisionnement local, analyse des risques
- Anticipation des dépenses et validation auprès de la coordination
- Effectue la demande de trésorerie mensuelle en collaboration avec l’équipe terrain.
- Proposition des soldes minimums nécessaires sur chaque caisse et banque du projet.
3. Gestion générale des moyens
Objectif : Mettre en place les éléments nécessaires au suivi de l’utilisation des ressources matérielles.
- Gestion adéquate des structures et véhicules (choix, organisation, contrats, intendance, assurance, …),
- Participation à l’élaboration du cadre d’approvisionnement pour son terrain,
- Récolte et analyse des informations de gestion non budgétaires (activités, consommations, donations, etc.)
- En lien avec les coordinateurs, création et analyse d’indicateurs de gestion des ressources.
- Tient à jour l’archivage administratif de la mission.
4. Gestion budgétaire
Objectif : Traduire sous forme budgétaire toutes les informations relatives aux moyens.
- Récolte, pour chaque activité définie, de toutes les informations nécessaires concernant les activités et les ressources
- Participation, sous la responsabilité du Coordinateur Finances et RH et du Coordinateur Projet, à l’établissement du budget et du tableau d’affectation par bailleurs de fonds
- Analyse, en lien avec le Coordinateur Terrain, des suivis budgétaires mensuels généraux et spécifiques (axes analytiques), alertes éventuelles, propositions d’actions correctives, et reporting auprès du Coordinateur Finances et RH.
5. Gestion administrative du personnel National/International
Objectif : garantir le respect des règles administratives de gestion du personnel national et international, et s’assurer que ces règles sont intégrées et respectées par tous.
- Effectue le paiement du per diem du personnel expatrié
- Suivi et mise à jour de la paye et des dossiers du personnel (Homère : saisie de toutes les informations nécessaire)
- Paiement des IUTS.
- Suivi des congés
- Enregistrement et paiement des avances sur salaires
- Établissement de la paie et enregistrement des demandes d’acompte (recueil des plannings mensuels de travail auprès des superviseurs et responsables)
- Envoi fichiers de paye mensuelle à la capitale
- Veille, sous la responsabilité du coordinateur Finances et RH à la diffusion des documents de référence RH au personnel national et international et en assure le respect des principes (règlement intérieur, procédure de gestion des abus, politique médicale …)
- Renseigne le personnel sur leurs droits.
- Informe les superviseurs/responsables des contrats arrivant à terme 1 mois avant leurs échéances.
- Etablit les contrats de travail et les avenants.
- Accueille les nouveaux salariés, présente le contrat de travail et le règlement intérieur, la politique médicale, la gestion des abus, etc.
6. Gestion qualitative du personnel national et Expatrié
Objectif : Accompagner les responsables d’activités dans la gestion et composition de leurs équipes, garantissant les respects des procédures RH.
- Participe aux discussions sur la composition des équipes (prise en compte des problématiques terrain et des directives du coordinateur Finances et RH).
- Met à jour mensuellement l’organigramme du projet et envoi en capitale
- Aide à la réalisation des descriptions de postes du personnel national,
- s’assure de la mise à jour des descriptions de poste un (01) mois avant la fin de mission des expatriés
- Bilans individuels : Planifie les bilans du personnel avec les superviseurs et responsables concernés.
-Met à disposition des équipes les documents nécessaires pour la réalisation des bilans, forme les superviseurs et responsables à la réalisation des bilans.
- Garantit le respect des procédures disciplinaires.
-Communication interne et représentation du personnel : Diffuse l’information du personnel sur l’association, le mouvement ALIMA et partenaires ; organise les réunions du personnel (réunion générale) - Garantit le respect des procédures de recrutement, participe à l’ensemble du processus de recrutement (annonce, pdp, entretien)
- Tenue du fichier recrutement.
Ce profil de poste n’est pas figé ; il pourrait évoluer en fonction des besoins nécessaires et prendra en compte les objectifs nouvellement fixés à chaque évaluation.
Niveau d’études : minimum BAC +3 en Finances/Comptabilité, Gestion, Administration
Expériences professionnelles :
- Expérience confirmée d’au moins 2 ans dans un poste similaire ;
- Avoir une expérience de travail avec les ONG humanitaires ; contexte d’urgence
- Expériences confirmées en utilisation des logiciels de gestion comptable et RH
Compétences spécifiques :
- Parfaite maitrise de l’outil informatique notamment Excel et Word ;
- Connaissance du logiciel SAGA est un atout
- Connaissance du logiciel HOMERE est aussi un atout
- Rigueur – Dynamisme - Excellent sens de l'organisation - Autonomie
- Proactif - Capacité à travailler sous pression et en milieu sécurité réduite
- Esprit d’équipe - Flexibilité – Leadership
- Intégrité
Langues :
- La maîtrise du français et obligation
- L’anglais et les langues locales sont des atouts.
Connaissance en informatique
Condition d'âge
Composition du dossier Les dossiers de candidature portant la mention « Administrateur de Base BARSALOGHO» constitués de
- CV+ Lettre de motivation
- Diplômes
- Attestation de travail et autres…
Seront déposés à :
- Ouagadougou : Ouaga 2000, Boulevard MOHAMED KADDAFI en direction du monument des martyrs, tournez à gauche au feu de l’immeuble Assurance universelle et longez la voie rouge environ 300 mètres, villa jumelée à droite.

Date limite de réception des dossiers de candidature : 25/05/2021
N.B. :
o Les candidatures féminines sont fortement recommandées.
o Aucun dossier de candidature ne sera restitué après dépôt. Merci de ne transmettre que des copies simples.
o Le Consortium se réserve le droit de ne donner suite à aucun dossier de candidature en cas de non satisfaction de la qualité des candidatures reçues. Merci de votre compréhension.
Date limite de depôt des dossiers 25/05/2022
Procedure de recrutement PROCEDURE DE RECRUTEMENT
- Présélection sur dossier ;
- Test écrit ;
- Entretien/interveiw
Seules les candidat(e)s sélectionné(e)s seront contacté(e)s pour le test et l’entretien.
Durée du contrat CDD 06 mois