Recrutement de 01 ADMINISTRATIVE ASSISTANT

Poste à pourvoir ADMINISTRATIVE ASSISTANT
Nombre de poste 01
Lieu d'affectation Ouagadougou (Burkina Faso)
Structure recruteur CATHOLIC RELIEF SERVICES (CRS)
Structure Bénéficiaire CATHOLIC RELIEF SERVICES (CRS)
Secteur activité Activités de santé et d’action sociale
Diplôme ou niveau BAC
Option du diplôme
Expériences 02 ans
Capacités liées à l'emploi
AVIS DE RECRUTEMENT

Dans le but d’appuyer ses activités, le Catholic Relief Services (CRS) souhaite recevoir des dossiers de candidature pour le recrutement au poste ci-dessous :
Titre du poste : ADMINISTRATIVE ASSISTANT
Pays/lieu : Burkina Faso/Ouagadougou
Type de contrat : CDD d’une année renouvelable
Disponibilité : le plus tôt possible

A propos de CRS
Catholic Relief Services réalise l’engagement des évêques des États-Unis d’aider les personnes pauvres et vulnérables à l’étranger. Notre identité catholique est au cœur de notre mission et de nos opérations. Nous accueillons parmi notre personnel et nos partenaires des personnes de toutes religions et traditions séculaires qui partagent nos valeurs et notre engagement de servir les personnes dans le besoin.

Résumé du poste :
Vous fournirez des services dans la réalisation au jour le jour d’activités administratives réactives, efficaces et efficientes en appui à la mission de Catholic Relief Services (CRS) de servir les personnes pauvres et vulnérables. Vous fournirez des services constants et de qualité et contribuerez à la bonne gestion des ressources pour aider à garantir l’efficacité opérationnelle permettant d’appuyer des programmes de qualité élevée.

Responsabilités du poste :
● Faciliter la communication avec toutes les unités de l’organisation et les parties prenantes externes, selon les cas. Envoyer/recevoir et distribuer tous les mails/ lettres/ documents entrants et sortants.
● Réaliser des transactions et processus administratifs spécialisés (par exemple, rédiger des messages simples de correspondance, des comptes rendus de réunion, des memos, …).
● Préparer des documents de transaction en appui à des processus généraux d’opérations et aider à la coordination du traitement des transactions (par ex. attestation de bonne exécution, demandes de réquisition sur excel, autorisations de voyage, visas, etc.)
● Produire les documents de paiement pour les abonnements (ONEA, SONABEL, …) et pour tous les services Administratifs ;
● Assurer la gestion et le suivi des fournitures de bureau et produits alimentaires entreposés dans le petit magasin au siège de CRS tout en collectant et enregistrant à l’aide des fiches de demande de fournitures dans Insight puis effectuer leur inventaire ;
● Assurer la commande et la distribution de produits alimentaires, fournitures de bureaux et d'eau de boisson AQUATERRA aux prestataires pour le compte du personnel de CRS ;
● Apporter un Appui à l'Administrative Officer dans ses tâches et missions ;
● Aider à la mise en œuvre des processus de gestion des biens, comme la réception et la distribution des biens, l’étiquetage des biens, les comptes physiques, etc.
● Superviser le travail des employés des services contractualisés (Sécurité, Nettoyage, Groupe Electrogène, …) des bureaux, à la ZAD et dans les domiciles des expatries et y compris le partage des plannings de maintenance.
● Gérer la petite caisse au besoin
Formation, expérience et capacités requises
Études et expérience
● Baccalauréat exigé. Diplôme/certificat professionnel ou cours en administration souhaités.
● Deux ans d’expérience de travail de bureau dans un rôle de secrétariat ou d’administration. Une expérience dans une ONG locale ou internationale est un plus.
● Des diplômes supplémentaires peuvent remplacer une partie de l’expérience.
● Expérience en dactylographie/traitement de texte, saisie de données dans des bases de données et des formulaires en ligne et expérience du travail avec divers équipements de bureau.
● Expérience de MS Office (Excel, Word, PowerPoint, Visio) et systèmes de gestion de l’information. Maîtrise de Word.

***Notre identité catholique est au cœur de notre mission et de nos opérations. Catholic Relief Services exécute l'engagement des évêques des États-Unis d'aider les pauvres et les vulnérables à l'étranger. Nous accueillons au sein de notre personnel des personnes de toutes confessions et traditions laïques qui partagent nos valeurs et notre engagement à servir les personnes dans le besoin. Les processus et les politiques de CRS reflètent notre engagement à protéger les enfants et les adultes vulnérables contre les abus et l'exploitation.
Avertissement :
Cette description de poste n’est pas une liste exhaustive des compétences, du travail, des devoirs et des responsabilités associés au poste de travail.

Engagement du candidat par rapport à la politique de protection de CRS
En postulant à cet emploi, je comprends et reconnais que CRS exige de son personnel qu'il traite toutes les personnes avec dignité et respect et qu'il prévienne activement le harcèlement, la maltraitance, l'exploitation et le trafic d'êtres humains. De plus, je comprends que si je suis un candidat retenu, je serai soumis à une vérification approfondie des antécédents et que mes références personnelles/ professionnelles seront utilisées pour évaluer mes comportements liés aux sujets susmentionnés relatifs à la protection.
Les procédures d’acquisition de talents de CRS reflètent notre engagement à protéger les enfants et les adultes vulnérables contre les mauvais traitements et l’exploitation.

CRS est un employeur pour l’égalité des chances
Connaissance en informatique
Condition d'âge

Les candidatures féminines qualifiées sont fortement encouragées.
Date limite de depôt des dossiers 25/01/2024
Procedure de recrutement NP
Durée du contrat CDD 01 an renouvelable
Autres conditions