Recrutement de 01 ADMINITRATEUR.TRICE BASE (H/F)

RDC – ADMINITRATEUR.TRICE BASE (H/F) – GNK

Référence : SRH03958
Domaine de compétence : Gestion Administrative et financière
Poste : Missions à l'etranger
Statut : Salarié
Pays : République démocratique du Congo
Type de contrat : Salarié - CDD

QUE FAISONS NOUS...
Date de prise de fonction souhaitée : 15/09/2020

Durée de la mission : 6 mois

Localisation : GNK (Béni avec des déplacements fréquents à Butembo)

Solidarités International intervient en RDC depuis 2007 dans les domaines de la sécurité alimentaire et moyens d’existence, de l’eau hygiène et assainissement, de la construction/ réhabilitation d’abris et dans la distribution d’articles ménagers essentiels. Ces projets répondent aux besoins humanitaires des populations déplacées et hôtes sur l’Ituri et les Kivus.

Nos programmes couvrent la réponse d’urgence (via notamment le mécanisme du RRMP), mais aussi des activités plus durables (réhabilitation de réseau d’eau, production locale de chlore, DRR…) et illustrent la stratégie choisie par la mission, à savoir le maintien d’une capacité forte de réponse d’urgence (notamment aux déplacements de populations) tout en développant des solutions durables aux problématiques qui affectent la population du pays, et la lutte contre les maladies à caractère épidémique.

La mission

La mission est composée d’une coordination basée à Goma, d‘un bureau de représentation à Kinshasa, 1 base opérationnelle de Goma, de 2 bases : Grand Nord Kivu avec une Base à Béni (avec une sous base à Butembo) et en Ituri avec une Base à Bunia. Selon les financements, la base de Kalemie dans le Tanganyika pourrait rouvrir ainsi que de potentielles sous- bases.

Le volume financier de la mission pour 2020 s’élève à environ 16 millions d’euros, avec un portefeuille programmatique d’une dizaine de projets différents. Solidarités International est engagé dans plusieurs consortiums avec d’autres ONGs Internationales, certains en tant que lead, et entend poursuivre les réponses conjointes entreprises avec ses partenaires.

Les équipes sont composées de 25 expatriés et environ 200 employés nationaux.

La base :

Le Grand Nord Kivu est une région fortement touchée par des conflits entre groupes armées, par les épidémies (Ebola, Covid 19) et concentre énormément de personnes dans le besoin. Solidarités International dans le GNK compte deux bases opérationnelles, une à Béni et une à Butembo et est dans une phase de renforcement de sa présence et de ses activités dans le GNK. Actuellement, les programmes mis en œuvre dans le GNK sont des projets WASH (réhabilitations/constructions de point d’eau ; Réhabilitation de réseaux d’eau ; WASH épidémie (Ebola et Covid 19) ; Sécurité alimentaires etc.). L’équipe Solidarités GNK est composée d’une soixantaine de staffs et est en train de s’agrandir avec une prévision vers Juillet Août 2020 à une centaine de salariés et entre 4 et 6 projets pour le deuxième semestre 2020.

DESCRIPTIF DU POSTE 1/2

Sous la supervision du coordinateur terrain et en lien avec le coordinateur administratif et financier, l’administrateur assure la gestion administrative, comptable, financière de sa base, dans le respect des procédures bailleurs et Solidarités International.

Il organise le support administratif aux programmes, est le garant de la bonne application de la politique Ressources Humaines Solidarités International.

Il appuie, suit et forme les membres de son équipe.

Gestion d’équipe
-Définir les besoins en personnel administratif sur sa base et recruter en fonction des moyens alloués
-Former et appuyer les membres de son équipe sur sa base d’affectation
-Planifier et encadrer l’activité de l’équipe administrative
-Organiser des réunions formelles régulières avec les membres de son équipe
-Effectuer les EAP des membres de son équipe

Taille de la mission / base :

Base Béni : 40 employés nationaux ; 3 expatriés.

Base Butembo : 20 employés nationaux.

Le budget s’élève à 2 millions actuellement. Il pourrait atteindre 5-6 millions avec l’obtention des nouveaux projets.

Equipe(s) à encadrer :

Béni : 1 assistant Admin, 1 assistant RH et 2 agents d’entretien (1 à recruter)

Butembo : 1 assistant Admin, 1 assistant RH (à recruter) et 1 agent d’entretien

Gestion administrative du personnel :
-Participer à l'accueil et l’intégration du nouveau personnel, assurer le briefing administratif
-Superviser la gestion administrative du recrutement et de l’embauche du personnel de sa base
-Superviser l’archivage, la tenue et la sécurisation des dossiers du personnel Solidarités International
-Rédiger et assurer le suivi des contrats de travail des employés de sa base
-S’assurer de la mise en place des EAP selon les procédures définies et suivre l’évolution professionnelle du personnel
-Centraliser les demandes de formation exprimées par les équipes et mettre en place un plan de formation
-Participer à l'instruction et à la décision des mesures disciplinaires
-Appliquer les formalités prévues pour les sanctions et les fins ou ruptures de contrat
-Superviser le recueil des éléments permettant l'établissement de la paie et veiller à la bonne conduite de celle-ci
-Calculer les impôts et taxes et superviser les déclarations et paiements aux organismes concernés
-Participer à la définition et à l’application des politiques salariales et sociales Solidarités International. Evaluer les risques liés aux changements de politique salariale et sociale
-Veiller à la mise en place des instances légales de représentation et de consultation du personnel sur sa base et participer à la gestion et au règlement des conflits
-Organiser les réunions et la communication avec le personnel, notamment avec les délégués du personnel
-Suivre l'évolution du coût de la vie
-Tenir à jour l’organigramme de la base

DESCRIPTIF DU POSTE 2/2

Reporting / communication
-Nouer et entretenir des relations avec les autorités administratives au niveau local et régional, effectuer une veille sur les réglementations en vigueur
-Participer aux réunions relatives aux aspects administratifs, représenter -Solidarités International sur demande et/ou sur délégation
-Assurer l’archivage numérique et superviser l’envoi des archives administratives à la coordination selon la périodicité établie
-Assurer le reporting administratif vers sa coordination selon le calendrier de Solidarités International
-Fournir au coordinateur financier tous les éléments nécessaires à la rédaction des rapports intermédiaires et finaux
-Fournir au coordinateur RH les informations nécessaires au suivi de la politique RH sur la base

Trésorerie / comptabilité :
-Gérer la trésorerie de sa base et veiller au bon approvisionnement des banques et caisses
-Gérer les transferts et veiller à la sécurité des fonds
-Elaborer les prévisionnels de trésorerie avec les responsables programmes
-Superviser la tenue physique et la sécurité des coffres et caisses
-Valider tous les décaissements et engagements de dépenses, en respectant les procédures Solidarités International
-Superviser la tenue de la comptabilité sur sa base, contrôler les soldes de caisse
-Suivre les livres de banque pour sa base et tenir le coffre
-Préparer et superviser la clôture mensuelle, la révision et l’intégration de la comptabilité de sa base
-Contrôler les classeurs comptables avant envoi en coordination

Suivi budgétaire / financements :
-Mettre à jour le tableau d’affectation pour sa base
-Mettre à jour et analyser les suivis budgétaires en concertation avec les équipes logistiques et programmes
-Faire le rapprochement entre consommation budgétaire et avancée des activités. Proposer des solutions si nécessaires
-Contrôler les coûts de fonctionnement de sa base d’affectation
-Veiller au respect des procédures administratives des bailleurs de fonds
-Assister le coordinateur administratif dans l’élaboration des rapports financiers et les travaux d’audits
-Participer à l’élaboration des budgets pour les nouveaux projets

Gestion administrative de la base
Vérifier et valider tous les aspects financiers des contrats rédigés sur la base

Enjeux et défis spécifiques
2 bases à gérer (Béni et Butembo) dont une à distance (Butembo) avec tous les enjeux que cela représente en termes de communication, de management et de suivi.

Le GNK est en expansion (nouveaux projets, augmentation des localités d’intervention, diversification du type d’activité etc.), cela impliquera une bonne maitrise des suivis budgétaires et des recrutements à lancer.

Priorités pour les 2-3 premiers mois
Vérification des pièces physiques comptables
3-4 Suivi budgétaires / mois
Suivi des formations
Recrutements des nouvelles équipes si obtention des nouveaux projets

VOTRE PROFIL

Compétences/expériences spécifiques requises :
-Expérience à poste similaire souhaitée
-Expérience en management d’équipe, leadership, capacité à fédérer
-Bonne maitrise des suivis budgétaires et d’analyse budgétaire et de la gestion de la trésorerie
-Bonne maitrise de la comptabilité
-Bonne maitrise des procédures SI
-Bonne capacité de management
-Excellent relationnel
-Capacité à réaliser des tâches multiples
-Maitrise de l’outil informatique (Excel, Word…)
-Maitrise de SAGA
-Maitrise d’Homère est un atout

Qualités :
-Diplomatie, rigueur, calme
-Dynamisme, proactivité
-Grosse capacité de travail
-Résistance au stress et capacité à gérer des incidents de sécurité
-Fortes capacités de communication

Langue : Excellente maîtrise du français écrit et oral est nécessaire.

SI VOUS OFFRIRA LES CONDITIONS SUIVANTES

Poste salarié :
Selon l’expérience, à partir de 1980 euros brut par mois, ( 1800 euros de salaire de base + 10% de prime de congés payés versés mensuellement), +Per Diem mensuel de 500 dollars.


SI prend également en charge les frais d'hébergement ainsi que les frais de déplacements entre le pays d'origine de l’expatrié et le lieu de mission.

Couverture sociale :
L’expatrié(e) bénéficie d’une couverture sociale de qualité permettant de couvrir tous les frais de santé et d’une prévoyance accident incluant les risques de guerre.

Solidarités INTERNATIONAL suivant les recommandations de l’OMS, la vaccination contre la maladie à virus Ebola et la prise d’une prophylaxie antipaludique est indispensable pour être déployé sur Zone.

Break : En cours de mission, une alternance travail - repos est assurée par des breaks prévus tous les trois mois avec une allocation de 850 USD.

Nous venons de modifier cette politique : sur la base d’une mission de 1 an, breaks de 7 jours ouvrés à 3 , 6 et 9 mois de mission (avec une participation de 850 USD versée par Solidarités).
A ces temps de break, il faut ajouter l’octroi d’1 jour de repos supplémentaire par mois travaillé> soit 12 jours en + pour un contrat d’1 an.

Informations clés concernant les conditions de vie :
-Chambre individuelle
-Espaces commun (cuisine, salon, douches/toilettes) – vie en communauté
-Maison GH
-Electricité 24/7 (générateur/réseau local) – coupures peu fréquentes.
-Couvre-feu 23h Béni et Butembo