Recrutement de 01 ASSISTANT DE VOYAGE

Localité : Soudan / Juba
Domaine : Transport et Logistique
Niveau : Non precise
Entreprise recruteur : Organisation des Nations Unies (ONU)

Recrutement de 01 ASSISTANT DE VOYAGE
Niveau d'études: Non précisé
Expérience: Non précisé
Expire le: 11-01-2023

ONU Carrière
KHARTOUM, SUDAN
vacance de poste

Intitulé publication : ASSISTANT DE VOYAGE, FS5
Intitulé code d’emploi : Assistant chargé des voyages
Département / Bureau : Mission intégrée des Nations Unies pour l’assistance à la transition au Soudan
Lieu d'affectation : KHARTOUM
Période de candidature : - 11 janvier 2023
No de l’appel á candidature : 22-Administration-UNITAMS-196686-R-Khartoum (M)
Staffing Exercise N/A
Valeurs fondamentales de l'ONU : intégrité, professionnalisme, respect de la diversité

Cadre organisationnel
Ce poste est situé au sein de l'Unité des ressources humaines de la Mission de transition intégrée des Nations Unies pour le Soudan (UNITAMS). L'assistant de voyage relève d'un responsable des ressources humaines.

Responsabilités
Sous la supervision générale du responsable des ressources humaines, l'assistant de voyage FS-5 exerce les fonctions suivantes :

• Aider à exécuter les fonctions quotidiennes de gestion des voyages et coordonner toutes les questions liées aux voyages au sein de la mission ;
• Examiner les demandes de remboursement de frais de voyage et les pièces justificatives pour s'assurer qu'elles sont complètes, exactes, valides et conformes aux règles des Nations Unies avant de les transmettre à la Section des finances, par l'intermédiaire du Centre de services régional.
• Créer des documents d'engagement de fonds liés aux voyages et préparer l'état de l'attribution et le rapport d'engagement de fonds à l'aide d'Umoja.
• Coordonner avec la Section des finances, concernant le remboursement des voyages qui ont eu lieu après la fin de la période financière. Associez les réclamations aux autorisations de voyage ou à d'autres documents d'obligation. Préparer des modifications aux documents d'obligation existants au fur et à mesure des besoins. S'assurer de la validité de l'affectation budgétaire et des codes de dépenses d'objet attribués.
• Examiner le système automatisé de gestion de l'information et s'assurer qu'aucune demande n'est dupliquée et que des dispositions sont prises pour percevoir les frais pour tout écart par rapport à l'itinéraire autorisé et l'indemnité d'expédition dépassant les droits. Établir le montant remboursable pour chaque article et préparer un mémorandum à la section des finances demandant le paiement des frais de transport et d'excédent de bagages.
• Superviser et maintenir des informations bancaires exactes dans la base de données en consultation avec la section des finances. Produire des rapports dans Umoja ; analyser et préparer l'évaluation des procédures et des politiques actuelles en matière de réclamations.
• Se coordonner avec le bureau approprié pour obtenir des éclaircissements ou des informations supplémentaires et rencontrer des fonctionnaires des bureaux organiques ou des pays contributeurs de troupes afin de discuter des détails de réclamations particulières et d'expliquer la nature des problèmes, des retards et des arriérés.
• Coordonner avec les différents consulats et les ministères des affaires étrangères du gouvernement hôte concernant la délivrance des visas de transit et des visas de résident respectivement.
• Vérifier que les services fournis par les autorités aériennes et les agents maritimes sont rendus de manière satisfaisante et conformément au contrat avant de traiter les factures pour paiement.
• S'assurer que le système d'appel d'offres (ITB) établi est respecté et que les billets d'avion sont achetés aux prix les plus compétitifs du marché.
• Fournir une assistance pour les fonctions protocolaires aux points d'entrée pour l'arrivée/le départ des personnalités et des dignitaires.
• Compiler des données et des informations et préparer régulièrement des rapports sur les voyages à l'aide d'Umoja.
• Assurer la liaison et la coordination avec les bureaux organiques pour identifier les documents d'obligation appropriés.
• Effectuer d'autres tâches au besoin.

Compétences
Professionnalisme : connaissance approfondie des exigences de traitement liées aux voyages ; bonne compréhension des modules SAP Travel; capacité à faire preuve de discernement dans le contexte des missions confiées; capacité d'analyser des données, de planifier, de gérer et de résoudre des priorités conflictuelles. Montre de la fierté dans son travail et ses réalisations ; fait preuve de compétence professionnelle et de maîtrise du sujet; est consciencieux et efficace pour respecter ses engagements, respecter les délais et obtenir des résultats ; est motivé par des préoccupations professionnelles plutôt que personnelles ; fait preuve de persévérance face à des problèmes ou défis difficiles; reste calme dans les situations stressantes. Prend la responsabilité d'intégrer les perspectives de genre et d'assurer la participation égale des femmes et des hommes dans tous les domaines de travail.

Planification et organisation : Développe des objectifs clairs qui sont cohérents avec les stratégies convenues. Identifie les activités et missions prioritaires ; ajuste les priorités au besoin. Alloue une quantité appropriée de temps et de ressources pour terminer le travail. Prévoit les risques et tient compte des imprévus lors de la planification. Surveille et ajuste les plans et les actions si nécessaire. Utilise du temps
efficacement.

Orientation client : Considère tous ceux à qui des services sont fournis comme des « clients » et cherche à voir les choses du point de vue des clients. Établit et maintient des partenariats productifs avec les clients en gagnant leur confiance et leur respect. Identifie les besoins des clients et les fait correspondre
solutions appropriées. Surveille les développements en cours à l'intérieur et à l'extérieur de l'environnement des clients pour se tenir informé et anticiper les problèmes. Tenir les clients informés de l'avancement ou des revers des projets. Respecte les délais de livraison des produits ou services au client.

Formation
Un diplôme d'études secondaires ou équivalent est requis. Un certificat technique ou professionnel dans le domaine de l'administration des affaires ou des voyages et des questions connexes ou des domaines connexes est une exigence.

Expérience professionnelle
Au moins 8 ans d'expérience à des niveaux de responsabilité de plus en plus élevés dans le domaine des questions liées aux voyages au niveau national, dont de préférence 3 ans d'expérience dans une organisation des Nations Unies.

Une connaissance et une expérience des voyages de non-membres du personnel, y compris pour les voyages de groupe UMOJA pour le personnel international en uniforme et pour les grands groupes de participants à la réunion, sont souhaitables.

Connaissances linguistiques
L'anglais et le français sont les langues de travail du Secrétariat des Nations Unies. Pour ce poste, la maîtrise de l'anglais (oral et écrit) est requise.

Méthode d'évaluation
L'évaluation des candidats qualifiés peut inclure un exercice d'évaluation qui peut être suivi d'un entretien basé sur les compétences.

Notice spéciale
• Ce poste est temporairement disponible pendant 364 jours. Si le candidat sélectionné est un membre du personnel du Secrétariat des Nations Unies, la sélection sera administrée comme une affectation temporaire.

• Bien que cette affectation temporaire puisse fournir au candidat retenu l'occasion d'acquérir une nouvelle expérience professionnelle, la sélection pour ce poste est pour une période limitée et n'a aucune incidence sur la future occupation du poste.

• Sous réserve de la source de financement du poste, l'admissibilité à cette offre d'emploi temporaire peut être limitée aux candidats basés au lieu d'affectation.

• Cette offre d'emploi temporaire peut être limitée aux « candidats internes » qui ont été recrutés par le biais d'un concours administré conformément à la règle du personnel 4.16 ou d'un processus de sélection du personnel comprenant l'examen d'un organe central d'examen établi conformément à la règle du personnel 4.15.

• Les membres du personnel des organisations du système commun des Nations Unies qui atteindront l'âge obligatoire de la séparation ou de la retraite pendant la durée de la période de besoin temporaire actuelle ne sont pas éligibles pour postuler. La soumission d'une candidature ou d'une sélection pour l'offre d'emploi temporaire actuelle ne retarde ni ne augmenter l'âge obligatoire de la séparation.

• Les retraités au-dessus de l'âge obligatoire de séparation qui souhaitent être considérés pour l'ouverture d'emploi temporaire actuelle doivent indiquer la raison de leur dernière séparation comme « retraite ». Ces retraités ne sont pas employés par l'Organisation, à moins que (a) les besoins opérationnels de l'Organisation ne puissent être satisfaits par des membres du personnel qualifiés et disponibles pour remplir les fonctions requises ; et (b) l'emploi proposé n'aurait pas d'incidence négative sur les possibilités d'évolution de carrière ou de redéploiement d'autres membres du personnel et représente une solution à la fois rentable et solide sur le plan opérationnel pour répondre aux besoins du service.

Charte des Nations Unies
Aux termes du paragraphe 3 de l’Article 101 de la Charte des Nations Unies, la considération dominante dans le recrutement du personnel doit être la nécessité d’assurer à l’Organisation les services de personnes possédant les plus hautes qualités de travail, de compétence et d’intégrité. Ne seront pas retenues les candidatures des personnes qui ont commis des violations du droit international des droits de l’homme, des violations du droit international humanitaire, des actes d’exploitation, d’atteintes ou de harcèlement sexuels, ou au sujet desquelles il existe des raisons plausibles de croire qu’elles ont été impliquées dans la commission de tels actes. L’expression « exploitation sexuelle » désigne le fait d’abuser ou de tenter d’abuser d’un état de vulnérabilité, d’un rapport de force inégal ou de rapports de confiance à des fins sexuelles, y compris mais non exclusivement en vue d’en tirer un avantage pécuniaire, social ou politique. On entend par « atteinte sexuelle » toute atteinte physique de nature sexuelle commise par la force, sous la contrainte ou à la faveur d’un rapport inégal, ou la menace d’une telle atteinte. Le harcèlement sexuel s'entend de tout comportement déplacé à connotation sexuelle raisonnablement propre ou de nature à choquer ou humilier, lorsqu'il entrave la bonne marche du service, est présenté comme une condition d'emploi ou crée au lieu de travail un climat d'intimidation, d'hostilité ou de vexation, et lorsque ce comportement est assez grave pour justifier le licenciement de son auteur. La candidature de personnes qui ont commis des infractions autres que des infractions mineures au code de la route ne sera pas retenue.

Sera dûment prise en considération l'importance d'un recrutement effectué sur une base géographique aussi large que possible. Aucune restriction ne sera imposée par l'Organisation à l'accès des hommes et des femmes, dans des conditions égales, à toutes les fonctions, dans ses organes principaux et subsidiaires. Le Secrétariat de l'Organisation des Nations Unies est un espace non-fumeurs.

La considération dominante dans l’engagement, la mutation ou la promotion du personnel est la nécessité de s’assurer les services de personnes possédant les plus hautes qualités de travail, de compétence et d’intégrité. En acceptant une offre d’engagement, les membres du personnel sont soumis(es) à l’autorité du Secrétaire général, qui peut leur assigner l’une quelconque des tâches ou l’un quelconque des postes de l’Organisation des Nations Unies, conformément à l’alinéa c) de l’article 1.2 du Statut du personnel. Dans ce contexte, tous les membres du personnel recrutés sur le plan international sont tenus de changer de fonctions périodiquement à l’intérieur d’un même lieu d’affectation ou dans un autre lieu d’affectation, dans les conditions fixées par le Secrétaire général.

Les candidats sont invités à respecter scrupuleusement toutes les instructions disponibles sur la plateforme de recrutement en ligne Inspira. Pour des informations plus détaillées, ils ou elles peuvent consulter le manuel d'instructions pour le candidat, en cliquant sur le lien hypertexte « Manuels » sur le côté supérieur droit de la page d'accueil de leur compte Inspira.

Les candidatures feront l'objet d'une évaluation et d'un examen préalables sur la base des informations soumises conformément aux critères d'évaluation de l'avis de vacance de poste et aux dispositions législatives internes applicables de l'Organisation des Nations Unies, notamment la Charte des Nations Unies, les résolutions de l'Assemblée générale, le Statut et le Règlement du personnel, les textes administratives et les directives. Les candidats doivent fournir des informations exhaustives et précises conformément aux instructions fournies sur la plateforme Inspira. Une fois la candidature envoyée, aucune modification, suppression ou révision, ni aucun ajout ou changement ne pourra être fait. Il sera procédé à une vérification des références des candidats faisant l'objet d'une attention particulière pour s'assurer de l'exactitude des renseignements qu’ils ont fournis dans leur candidature.

Les avis de vacance de postes publiés sur le Portail des carrières sont retirés à 11:59 p.m. (heure de New York), le jour de la date limite de dépôt des candidatures.

Aucun frais de dossier
L’ONU NE PERÇOIT DE FRAIS À AUCUN STADE DU RECRUTEMENT (DÉPÔT OU TRAITEMENT DE LA CANDIDATURE, ENTRETIEN, FORMATION, ETC.), ET ELLE NE DEMANDE AUCUNE INFORMATION BANCAIRE.

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