Recrutement de 01 ASSISTANT (E) ADMINISTRATIF (VE) -FINANCE-LOGISTIQUE

Poste à pourvoir ASSISTANT (E) ADMINISTRATIF (VE) -FINANCE-LOGISTIQUE
Nombre de poste 01
Lieu d'affectation Ouagadougou
Structure recruteur ACTED
Structure Bénéficiaire ACTED
Secteur activité Activités de santé et d’action sociale
Diplôme ou niveau Nonprecise
Option du diplôme finance, administratif, comptabilité
Expériences
Capacités liées à l'emploi Poste : Assistant (e) Administratif (ve) -Finance-Logistique
Département : REACH
Responsable Hiérarchique : Chargé d’évaluation
Lieu : Ouagadougou
1. OBJECTIFS DU POSTE
- L’assistant administratif, finance et logistique aura pour responsabilité d’assister le chargé administratif, finance et logistique dans la mise en œuvre des projets REACH, en respect des procédures définies par les différents départements administratif, financier, logistique d’ACTED Burkina Faso.
2. TACHES ET RESPONSABILITES
a. Finance
• Assister le suivi des finances de tous les projets REACH Burkina Faso, notamment le remboursement des dépenses liées aux activités sur le terrain, et assister dans la préparation de la documentation requise dans le respect des procédures finance ACTED ;
• Assister le suivi finance pour tout projet REACH mis en œuvre conjointement avec d’autres partenaires ;
b. Administratif / RH
• Assister le recrutement du personnel REACH, notamment en appuyant la bonne planification des besoins RH REACH et suivre l’avancement des recrutements ; communiquer efficacement tout challenge RH avec la coordination REACH ;
• Faire le suivi entre le département RH ACTED et les équipes REACH concernant les nouvelles politiques RH qui entreraient en vigueur, et s’assurer qu’elles sont correctement mises en application par les équipes REACH ;
• Assurer le suivi quotidien RH, notamment feuille de présence, demande de congé, formulaire mission et tout autre documentation administratif que les équipes REACH devraient avoir à préparer.
c. Logistique
• Appuyer les équipes REACH dans la planification, budgétisation, achat et gestion du matériel et des équipements nécessaires à la bonne mise en œuvre des projets REACH au Burkina Faso ;
• Connaitre et maitriser les procédures logistique d’ACTED, et s’assurer qu’elles soient respectées et correctement mises en application par les équipes REACH afin que les projets puissent être menés dans le respect des chronogramme définis ;
• Assurer une bonne identification des besoins, notamment au niveau des bases, et assurer un suivi régulier avec la logistique ACTED ;
• Assurer le suivi et l’état des stocks des équipements REACH avec le département logistique ACTED. Cela inclut téléphones, tablettes, ordinateurs, radio, téléphone satellitaires, licences logiciels, etc.
d. FLAT
• Compiler tous les documents nécessaires pour le département FLAT ; Assurer que les documents FLAT sont correctement sauvegardés et mis à jour de manière régulière ;
• Préparation et suivi des audits externes. Organiser la préparation des documents demandés par l’auditeur, vérifier leur régularité avant soumission. Suivre l’intervention de l’audit et répondre aux différentes demandes ; préparer les réponses aux rapports d’audit.
e. Reporting/communication
• Assurer une communication régulière avec les départements finances, logistiques et administratifs ACTED Burkina Faso à la fois niveau capital que niveau terrain ; anticiper et communiquer efficacement tout challenge à venir qui pourrait contraindre la mise en œuvre des activités REACH ;
• Communication avec les responsables hiérarchiques et programmatiques concernant toute difficulté rencontrée, avec une capacité à proposer des solutions ;
• Respect des procédures sécuritaires ACTED et assurer leur application ;
COMPETENCES REQUISES
1. Excellent maitrise d'Excel, et de la suite Microsoft Office en général
2. Expérience en admin, fin et logistique en ONG/ONGI de 1 an et demi minimum
3. Diplôme d’études supérieures en finance, administratif, comptabilité ou équivalent
4. Capacité à développer des relations professionnelles étroites
5. Capacité à prioriser les tâches et à respecter les dates de rendu internes / externes, tout en travaillant en autonomie et avec une supervision limitée
6. Excellente maitrise du français à l’oral et à l’écrit,
Connaissance en informatique
Condition d'âge

Date limite de dépôt de candidatures : 12 juin 2020 à 17H30.
Date limite de depôt des dossiers 12/06/2020
Procedure de recrutement Lieu du recrutement : Ouagadougou
Lieu d’affectation : Ouagadougou
Procédure de recrutement : Présélection sur dossier, Test écrit, Entretien
DUREE DU CONTRAT : CDD trois (03) mois
Durée du contrat CDD