Recrutement de 01 Assistant en approvisionnement et logistique

Recrutement de 01 Assistant en approvisionnement et logistique
Niveau d'études: Bac
Expérience: 5 ans
Expire le: 20-02-2024

UNICEF
Ouganda
Transports et logistique
Annonce interne/externe : Assistant en approvisionnement et logistique, G5, Kampala, Ouganda #2068

L'UNICEF Ouganda collabore avec le gouvernement ougandais pour contribuer et répondre aux priorités nationales et aux besoins émergents auxquels sont confrontés les enfants les plus vulnérables. Ce programme est mis en œuvre à travers des stratégies de coopération technique, de renforcement des capacités, de fourniture de fournitures et de communication et de plaidoyer visant à renforcer les capacités nationales dans les domaines de la nutrition, de la santé, de l'eau, de l'assainissement et de l'hygiène (WASH), de la protection et de l'éducation. La mission fondamentale de l'UNICEF est de promouvoir les droits de chaque enfant, partout, dans tout ce que fait l'organisation : dans les programmes, dans le plaidoyer et dans les opérations.

L'impact de l'assistant approvisionnement et logistique affecte directement la qualité et la rapidité de la fourniture d'une gamme de différents services dont l'unité est responsable. L'impact de ces services affecte indirectement l'achèvement en temps opportun d'autres processus pour les clients et se reflète directement sur la réputation globale de l'équipe d'approvisionnement en termes de qualité et de réactivité aux besoins des clients.

Contexte organisationnel du poste :

L'assistant approvisionnement et logistique relève du responsable des approvisionnements et de la logistique, P4, au sein de l'unité approvisionnement et logistique. Le poste prend en charge une grande variété de tâches générales et standardisées pour assurer un soutien administratif efficace et répondre aux demandes des clients, ce qui nécessite souvent l'évaluation et l'adaptation des procédures et des processus pour résoudre de tels cas.

Cette fonction offre au membre du personnel la possibilité de diriger et d'assumer des responsabilités du début à la fin du processus et de contribuer à la conception et au développement de services et de mécanismes de prestation améliorés.

Objectif du poste :

Sous la direction du responsable de l'approvisionnement et de la logistique, le poste est chargé de contribuer à l'approvisionnement ininterrompu de fournitures et de services abordables et de bonne qualité. En outre, le poste assure également le flux en temps opportun des expéditions entrantes du programme de l'UNICEF, notamment en fournissant des services efficaces, en garantissant un traitement précis et en temps opportun des demandes et en surveillant les dossiers d'achat, y compris les expéditions, dans le but global de répondre aux besoins et aux exigences des sections, du gouvernement. et Partenaires de mise en œuvre.

Principales tâches/responsabilités :

Le poste exécute toutes les activités conformément aux règles et règlements financiers de l'UNICEF, y compris les directives et procédures applicables en matière d'approvisionnement et de logistique.

Approvisionnement/Contrats :

Soutien aux services contractuels pour répondre aux exigences du plan d'approvisionnement, y compris la réalisation d'un examen et d'une analyse des données dans l'élaboration de stratégies d'approvisionnement.
Assurer la liaison avec les collègues des sections de programme respectives dans la planification des initiatives d'approvisionnement et de passation de contrats, en soutenant l'élaboration de spécifications, de termes de référence, d'arrangements logistiques et de délais pertinents. À partir des leçons apprises, contribuer avec de bonnes pratiques au renforcement de la durabilité des chaînes d’approvisionnement.
Tenir les parties prenantes/partenaires informés de l’avancement des processus d’approvisionnement. Assurer la liaison avec les fournisseurs, assurer un suivi en temps opportun des calendriers de livraison. Mettre en œuvre des pratiques de gestion des fournisseurs appropriées telles que des évaluations des performances des approvisionnements.
Surveiller régulièrement les rapports du tableau de bord et coordonner pour garantir que les mesures d'approvisionnement nécessaires sont prises en temps opportun pour soutenir les programmes de l'UNICEF.
Soutien à la réalisation d'études de marché locales de manière continue et régulière pour l'identification de fournisseurs potentiels capables d'acquérir les biens et services à des coûts compétitifs.
Logistique dans le pays :

Fournir une contribution sur la composante logistique du plan d'approvisionnement, y compris des conseils sur les contraintes d'infrastructure (par exemple, dédouanement, capacité portuaire, options de transport et capacité d'entreposage) et différents mécanismes de livraison. Gardez une trace des surestaries et des frais de détention. Négocier avec l'aéroport/le port/la ligne maritime pour obtenir une dispense des frais de surestaries/de détention chaque fois que nécessaire. Calculer les exigences budgétaires pour les différentes modalités de livraison et assurer l'établissement du budget avec les collègues des sections de programme respectives.
Assurer la liaison avec les collègues d'approvisionnement ainsi qu'avec les collègues des sections de programme respectives, utiliser les tableaux de bord d'approvisionnement pour assurer le suivi du pipeline et la mise en place d'une capacité logistique appropriée. Surveiller les progrès des achats offshore et/ou régionaux et prendre des mesures pour assurer le dédouanement en temps opportun des fournitures entrant dans le pays.
Fournir un soutien logistique, en suivant les processus standard et en contribuant, directement ou indirectement, à la livraison efficace des fournitures du programme. Assurer la liaison avec les parties prenantes internes et externes pour soutenir la gestion des opérations logistiques et contribuer à une prestation de services efficace.
Examiner les besoins en matière de sous-traitance de services logistiques tiers (par exemple, dédouanement, entreposage, transport, distribution) et transmettre toutes les informations justificatives pour la passation de contrats avec ces prestataires de services, y compris l'établissement d'indicateurs de performance clés et de mécanismes de suivi des performances.
Maintenir et traiter la documentation pour l'exécution des opérations logistiques (par exemple, dédouanement, vérification des factures) et prendre les mesures appropriées pour résoudre les problèmes opérationnels, en transmettant les problèmes complexes au superviseur.
En liaison avec les transitaires, organiser la consolidation des expéditions, en tenant compte de la priorité du programme, de la capacité de l'entrepôt, des dates de livraison des bons de commande et des demandes spéciales des bureaux extérieurs et des clients du service d'approvisionnement.
Effectuer le suivi des livraisons en retard et accélérer les rapports fournis par les transitaires.
Aider à l'analyse de la police d'assurance, au traitement des réclamations d'assurance et à la garantie que les expéditions d'une valeur supérieure à la couverture d'assurance sont couvertes de manière appropriée.
Effectuer une analyse des expéditions par l'intermédiaire des transitaires de l'UNICEF et formuler des recommandations sur les processus commerciaux et les contrats en fonction des résultats des analyses.
Entreposage et gestion des stocks :

Aide à la supervision de la réception des envois et de l'expédition des fournitures si nécessaire.
Accompagnement dans la réalisation d'inventaires physiques réguliers dans l'entrepôt.
Mécanismes de livraison alternatifs et services d’approvisionnement :

Participer aux activités qui conduisent à l’établissement de partenariats et de relations de collaboration avec les organisations des Nations Unies pour soutenir des arrangements harmonisés et collaboratifs en matière d’achats et de logistique.
Toute autre tâche ou mission demandée par le superviseur.
Pour vous qualifier en tant que défenseur de chaque enfant, vous devrez…

Éducation:

Diplôme d'études secondaires avec formation complémentaire en commerce ou équivalent.

Expérience:

Cinq ans d'expérience professionnelle pertinente dans les opérations d'approvisionnement et de logistique ou similaire.
Des connaissances démontrées dans des opérations complexes ou dans un contexte commercial sont requises.
La compréhension du développement et du travail humanitaire est un avantage.
Langue:

Maîtrise de l'anglais avec la connaissance d'une autre langue de l'ONU comme un avantage.

Compétences

Connaissance approfondie d'une gamme de sujets spécialisés, y compris les politiques pertinentes de la chaîne d'approvisionnement, les mécanismes de partenariat, les règles et réglementations.
Un niveau élevé de compétence ou de compétence est requis pour interpréter et appliquer des règles et réglementations spécialisées aux circonstances particulières de cas individuels complexes.
Compréhension démontrée des processus pertinents de la chaîne d'approvisionnement et capacité à appliquer systématiquement les politiques, procédures et bonnes pratiques pertinentes dans le travail quotidien. Bon jugement afin de traiter des cas complexes, y compris la prise en compte des exceptions.
Capacité à développer et à entretenir des relations de travail efficaces avec les clients, les fournisseurs et les collègues et à obtenir l'aide et la coopération des autres dans le cadre d'un travail d'équipe.
Capacité à utiliser les modules liés à l'approvisionnement dans le système ERP de l'UNICEF.
Capacité à établir des priorités et à planifier son propre travail et à planifier, coordonner et surveiller le travail des personnes sous sa supervision.
Capacité à rédiger des rapports clairs et concis ou à justifier des décisions liées à l'approvisionnement sur des questions clés.
Pour chaque Enfant, vous démontrez...

Les valeurs fondamentales de l'UNICEF que sont l'attention, le respect, l'intégrité, la confiance, la responsabilité et la durabilité (CRITAS) sous-tendent tout ce que nous faisons et la manière dont nous le faisons. Familiarisez-vous avec notre Charte des valeurs : les valeurs de l'UNICEF

Les compétences de l'UNICEF requises pour ce poste sont…

(1) Construit et entretient des partenariats (2) Fait preuve d'une conscience de soi et d'une conscience éthique (3) Volonté d'obtenir des résultats pour avoir un impact (4) Innove et accepte le changement (5) Gère l'ambiguïté et la complexité (6) Pense et agit de manière stratégique (7) Travaille en collaboration avec les autres,

Pendant le processus de recrutement, nous testons les candidats selon le référentiel de compétences. Familiarisez-vous avec notre référentiel de compétences et ses différents niveaux : référentiel de compétences ici .

L'UNICEF est là pour servir les enfants les plus défavorisés du monde et notre main-d'œuvre mondiale doit refléter la diversité de ces enfants. La famille de l'UNICEF s'engage à inclure tout le monde , indépendamment de sa race/origine ethnique, de son âge, de son handicap, de son identité de genre, de son orientation sexuelle, de sa religion, de sa nationalité, de son origine socio-économique ou de toute autre caractéristique personnelle.

Nous offrons un large éventail d'avantages à notre personnel , notamment un congé parental payé, des pauses pour l'allaitement et des aménagements raisonnables pour les personnes handicapées . L'UNICEF encourage fortement le recours à des modalités de travail flexibles.

L'UNICEF applique une politique de tolérance zéro à l'égard des comportements incompatibles avec les buts et objectifs des Nations Unies et de l'UNICEF, notamment l'exploitation et les abus sexuels, le harcèlement sexuel, l'abus d'autorité et la discrimination. L'UNICEF s'engage à promouvoir la protection et la sauvegarde de tous les enfants. Tous les candidats sélectionnés seront donc soumis à une vérification rigoureuse de leurs références et de leurs antécédents, et devront adhérer à ces normes et principes. La vérification des antécédents comprendra la vérification des diplômes universitaires et des antécédents professionnels. Les candidats sélectionnés peuvent être tenus de fournir des informations supplémentaires pour effectuer une vérification de leurs antécédents.

L'engagement actif de l'UNICEF en faveur de la diversité et de l'inclusion est essentiel pour obtenir les meilleurs résultats pour les enfants. Pour ce poste, les personnes éligibles et compétentes sont encouragées à postuler.

Les rendez-vous à l'UNICEF sont soumis à un examen médical. La délivrance d'un visa par le pays hôte du lieu d'affectation, qui sera facilitée par l'UNICEF, est requise pour les postes IP. Les rendez-vous sont également soumis à des exigences en matière d'inoculation (vaccination), notamment contre le SRAS-CoV-2 (Covid). Les employés du gouvernement considérés pour un emploi à l'UNICEF doivent normalement démissionner de leur gouvernement avant d'accepter une mission à l'UNICEF. L'UNICEF se réserve le droit de retirer une offre d'engagement, sans compensation, si un visa ou une autorisation médicale n'est pas obtenu, ou si les conditions de vaccination nécessaires ne sont pas remplies, dans un délai raisonnable pour quelque raison que ce soit.

Seuls les candidats présélectionnés seront contactés et passeront à l'étape suivante du processus de sélection.
Annoncé : 07 février 2024E. Date limite pour l’Afrique
: 20 février 2024 Heure standard de l’Afrique de l’Est