Recrutement de 01 ASSISTANT LOGISTIQUE - TRANSPORT

Poste à pourvoir ASSISTANT LOGISTIQUE - TRANSPORT
Nombre de poste 01
Lieu d'affectation Ouagadougou
Structure recruteur ACTED
Structure Bénéficiaire ACTED
Secteur activité Activités de santé et d’action sociale
Diplôme ou niveau BAC+2
Option du diplôme en logistique
Expériences
Capacités liées à l'emploi
Mandat

ASSISTANT LOGISTIQUE - TRANSPORT

MISSION
L’Assistant logistique Transport assiste le Responsable Logistique Pays et le/la Chargé.e Logistique Capitale dans la gestion des actifs motorisés, les relations externes avec les prestataires de services de transports ou en lien avec la gestion de la flotte et du déplacement des employés d’ACTED au Burkina Faso.
En raison de la nature particulière du poste et à cause de l’évolution des Programmes d’ACTED au Burkina Faso, la liste des responsabilités ci-dessous n’est pas exhaustive.
L’employé peut être amené à effectuer d’autres tâches non mentionnées dans ses termes de référence, pourvu que celles-ci ne le détournent pas du descriptif de son poste.
RELATIONS HIERARCHIQUES
Sous l’autorité de :
- Chargé.e Logistique Capitale
- Coordinateur Logistique Pays
Responsable technique de :
- Chauffeurs
RELATIONS FONCTIONNELLES
Relations internes :
- Chargé logistique Bases
- Assistants logistiques
- Autres départements
Relations externes :
- Prestataires de service
FONCTIONS
GESTION DE LA FLOTTE
- Planifier et contrôler la consommation des véhicules (Flotte ACTED ou Location) avec les procédures et documents ACTED ;
- Réaliser le planning des mouvements de la capitale et les carburations des véhicules validés par le Chargé de Logistique et/ou le Responsable logistique Pays ;
- Collecter et archiver les reçus de carburant selon la procédure ACTED ;
- Superviser et contrôler la maintenance et réparation des véhicules (contrôler régulièrement les Log Books), s’assurer que les maintenances sont effectuées dans les temps et remonter tout problème à son/sa responsable hiérarchique ;
- Contrôler de façon régulière les équipements des véhicules (caisse à outils, kit de premiers secours, pneu de rechange, kit de « dés embourbement », etc.) ;
- Gérer la bonne tenue administrative des actifs motorisés d’ACTED au Burkina Faso (Assurance, immatriculation, carte grise, etc.) et remonter tout manquement et point d’attention (renouvellements) au/à la Chargé.e de Logistique Capitale et au/à la Responsable Logistique Pays ;
- Saisir les carnets de routes, les imprimer et les soumettre au Chargé de la logistique pour approbation par la Coordination puis les archiver dans les dossiers de chaque véhicule (flotte ACTED ou location) ;
- Réaliser les réservations de vols auprès des différents services disponibles (UNHAS, ECHO, Air Burkina) et être le point focal pour les relations entre ACTED & ces différents services.
ACHATS
- Participer à la planification des achats à l’échelle locale et nationale ;
- Collecter les bons de commande ;
- Organiser les bons de commandes affectés dans un classeur de suivi en respect de procédures ACTED ;
- Mettre à jour le suivi des commandes pour les dossiers sous sa responsabilité ;
- Collecter les offres auprès des fournisseurs et monter les dossiers d’achats dans le respect des procédures ACTED ;
- S’assurer de la mise à jour de la Base de données Fournisseurs ;
- Soumettre les dossiers complétés au Chargé de logistique pour approbation par la Coordination ;
- Assurer le suivi des commandes en lien avec les bases ;
- Suivre les livraisons, travaux et vérifier la qualité des échantillons relatifs aux bons de commande gérés.
GESTION DES STOCK
- Effectuer un contrôle régulier des stocks des marchandises/biens nécessaires à la gestion de la flotte ;
- Soutenir au besoin la bonne tenue mensuelle et trimestrielle des inventaires nécessaires à la gestion de la flotte ;
- Réapprovisionner les stocks nécessaires à la gestion de la flotte selon les fréquences définies par le Chargé de Logistique et/ou le Responsable logistique Pays.
REPORTING
- Réaliser le rapport mensuel de gestion des actifs motorisés de la capitale en respect des procédures d’ACTED ;
- Compiler les rapports mensuels de gestion des actifs motorisés des bases et les soumettre au/à la Chargé.e de Logistique Capitale et/ou au Responsable Logistique Pays ;

MANAGEMENT d’EQUIPE
- Organiser le planning des chauffeurs de la capitale et communiquer régulièrement tout changement prévus et/ou imprévus aux employés ;
- Maintenir une bonne cohésion d’équipe au sein des chauffeurs de la capitale en organisant une réunion par mois ; en remontant leur préoccupations et propositions ;
- Participer avec le concours du Chargé Log et/ou du Responsable Logistique Pays au recrutement du personnel logistique ;
- Effectuer et/ou participer à l’évaluation du personnel logistique de la capitale ;
- Préparer et réaliser avec le concours du Responsable Logistique les différentes formations logistiques.
INDICATEURS CLES DE PERFORMANCE
- Priorisation des BDC et respect des délais de livraison ;
- Optimiser les coûts d’achats des items en maitrisant le prix du marché ;
- Bonne rédaction des dossiers d’achat en respectant les procédures logistiques ;
- Montage des dossiers d’achats tout en respectant tables d’allocations et plans d’achats ;
- Archiver tous les dossiers de transport et d’achats traités dans un classeur spécifique ;
- Utilisation et compréhension de tous les documents de gestion de transport ;
COMPETENCES REQUISES
- Diplôme d’études supérieurs niveau baccalauréat +2 en logistique
- Avoir une expérience dans la gestion logistique, des achats et des contrats;
- Expérience dans l’humanitaire ou le développement serait un atout
- Avoir une autonomie dans le travail et le sens de l'initiative;
- Avoir une capacité à s'adapter au changement et à un rythme intensif de travail;
- Avoir le sens des responsabilités
- Capacité à organiser le travail des équipes.
- Autonomie, leadership, organisation et flexibilité
- Expérience de travail dans un environnement multiculturel
Connaissance en informatique
Condition d'âge
Date limite de dépôt de candidatures :
Mardi, 18 avril 2023 à 17H30
Lieu du recrutement
Ouagadougou
Lieu d’affectation
Ouagadougou

Durée du contrat : Contrat à durée déterminée (CDD) de 06 mois.
Date limite de depôt des dossiers 18/04/2023
Procedure de recrutement Présélection sur dossier,
Test écrit,
Entretien.
Durée du contrat CDD 06 mois
Autres conditions