Recrutement de 01 ASSISTANT LOGISTIQUE &TRANSPORT

Poste à pourvoir ASSISTANT LOGISTIQUE &TRANSPORT
Nombre de poste 01
Lieu d'affectation Koupela (Centre Nord)
Structure recruteur CONCERN WORLDWIDE
Structure Bénéficiaire CONCERN WORLDWIDE
Secteur activité Activités de santé et d’action sociale
Diplôme ou niveau BTS/DUT
Option du diplôme en Logistiques/opérations ou disciplines apparentée
Expériences 03 ans
Capacités liées à l'emploi VACANCE DE POSTE
N° 012 CW-BFA-/KPL/2021
ASSISTANT LOGISTIQUE &TRANSPORT
Lieu de travail : Koupela
Type et durée du contrat : 6 mois renouvelable dépendamment de la disponibilité budgétaire.
Concern Worldwide est une ONG humanitaire internationale basée en Irlande dédiée à la réduction de la souffrance et l'élimination de l'extrême pauvreté dans les pays les plus pauvres du monde. Concern vise à permettre aux populations des pays en développement de réaliser des progrès majeurs dans leur vie et des progrès viables sans l’appui continu de Concern.
Concern offre des chances égales d’emploi à tous – Les candidatures féminines sont vivement encouragées.
Concern a un Code de Conduite (CCoC) avec trois politiques connexes : la Politique de Protection des Participants aux Programmes (P4), la Politique de Protection de l’Enfant et la Politique contre la Traite des Personnes. Ces documents ont été développés pour assurer la protection maximale des participants aux programmes contre l’exploitation, et clarifier les responsabilités du personnel, des consultants, des visiteurs aux programmes et des organisations partenaires de Concern ainsi que les normes de conduite attendues d’eux. Dans ce contexte, le personnel de Concern a la responsabilité envers l’organisation de s’efforcer à atteindre et à maintenir les plus hauts standards dans la conduite quotidienne de son travail conformément aux valeurs fondamentales et à la mission de Concern. Tout(e) candidat(e) à qui l’on offre un emploi chez Concern Worldwide devra signer le Code de Conduite et les politiques connexes comme annexes de leur contrat de travail. En signant le Code de Conduite de Concern, les candidats confirment qu’ils ont compris le contenu du Code de Conduite de Concern et des politiques connexes et qu’ils acceptent de se comporter conformément aux dispositions de ces politiques. En outre, Concern s’engage au Safeguarding et à la protection des adultes et enfants vulnérables dans notre travail. Nous ferons tout notre possible pour veiller à ce que seules les personnes aptes à travailler ou à faire du bénévolat auprès des adultes et des enfants vulnérables soient recrutées par nous pour de tels rôles. Subséquemment, le travail ou le bénévolat avec Concern est soumis à une séries de vérifications et d’enquêtes, y compris la vérification des antécédents criminels des candidats et volontaires.
But du poste :
Sous la supervision de Coordinateur du Programme d’Urgence, l’Assistant Logistique et Transport est responsable de la livraison efficace des services d’achat afin d’obtenir la meilleure qualité du prix, grâce à une approche collaborative conformément aux politiques de Concern Worldwide Burkina Faso. Il / elle assurera également la gestion efficace de la flotte basée à Koupéla.
Les responsabilités spécifiques de ce poste sont notamment:
1. Acquisition efficace de biens et services
• En consultation avec les responsables de programme et les responsables des fonctions du support, consolider en temps utile et avec précision les plans d’achat pour le bureau et les programmes et en assurer la mise en œuvre ;
• Recevoir, réviser et analyser toutes les demandes des articles (SR) pour s’assurer qu’elles contiennent des informations claires et que les spécifications requises garantissent qu’elles sont techniquement complètes et conformes à la pratique établie ;
• Établir et mettre en œuvre un système de suivi approprié et un contrôle des processus d’achat, y compris l’organisation des appels d’offres, les demandes des pro formats, la réception et l’évaluation des offres, la préparation des contrats en pleine conformité avec les règles et les processus de Concern ;
• Assurer la bonne compréhension de ce qui a été demande, que la demande de fournitures est approuvée et que les codes budgétaires sont complets et demander des éclaircissements si nécessaires ;
• Prendre des mesures appropriées concernant toutes les questions d'approvisionnement, y compris décider de la meilleure méthode pour acheter les biens et services ;
• Collecter des devis pour des produits dont le prix dépasse le seuil auprès de fournisseurs réputés, fiables et qualifiés, et effectuer une analyse des prix des produits et des prix et assurer qu'ils sont évalués par le technicien compétent ;
• Développer un catalogue de prix pour les articles couramment utilisés ;
• Revoir les spécifications, rédiger les documents d'appel d'offres et, avec les membres sélectionnés du comité, faire circuler les documents d'appel d'offres pour revue ; • Identifier les fournisseurs, lancer des appels d’offres, préparer les évaluations et les soum
issions au comité d’appel d’offres et finaliser les documents d’achat en collaboration, avec le Coordinateur du Programme d’Urgence ;
• Revoir régulièrement la performance du fournisseur et mettre à jour le formulaire d'évaluation du fournisseur ;
• En consultation avec le responsable hiérarchique, assurer que les plaintes des fournisseurs sont résolues conformément aux politiques et procédures de Concern et aux mécanismes de réponse aux plaintes ;
• Préparer les bons de commande en fonction des besoins ou des recommandations du comité d'approvisionnement en fonction de la rentabilité et de la qualité et / ou de la disponibilité du produit ;
• Etre familier avec et appliquer les politiques d'approvisionnement actuelles de Concern ;
• Assurer que les services et les fournisseurs comprennent les politiques et procédures en partageant les informations au besoin ;
• Recevoir et examiner les factures vérifiant les livraisons réelles par rapport aux commandes d'achat ;
• Concilier tous les documents de livraison (Note de réception de marchandises (GRN) et les bons de livraison (GDN), factures et les bons de commande pour vérifier la conformité avec les spécifications, puis préparer une demande de paiement pour le paiement avec tous les autres documents pertinents.
• S'assurer que les fournisseurs sont payés selon le contrat et selon les procédures de Concern ; • Assurer la liaison avec le service des finances pour le paiement du fournisseur, comme demandé et nécessaire.
2. Registres et rapports
• Tenir tous les dossiers concernant l’achat de biens et services ;
• Assurer un classement adéquat de toutes les questions liées aux achats par les projets / donateurs
• S'assurer de la mise à jour du statut de l'approvisionnement / du rapport de suivi des demandes de fournitures « SR Tracking Sheet » ;
• Produire le rapport mensuel et le soumettre au Coordinateur du Programme d’Urgence, pour revue et discussion.
• Établir et maintenir une base de données / liste de fournisseurs potentiels.
3. Coordination & Communication
• Maintenir une communication efficace avec toutes les départements de Koupela qui demandent l’approvisionnement en biens et services et s’assurer que leurs besoins sont parfaitement compris ;
• Informer régulièrement le Coordinateur du Programme d’Urgence, de l’état de tous les processus d’achat et des rapports sur l’état des achats (SR tracking) ;
• Travailler étroitement avec les magasiniers sur les livraisons de marchandises en veillant à ce que les articles soient correctement enregistrés et que les magasins soient bien rangés et rangés ;
• S'assurer que l'inventaire physique est effectué au moins deux fois par an en collaboration avec le finance et conformément aux procédures de Concern Worldwide ;
• Vérifiez le rapport mensuel envoyé par la charge du dépôt avant de le partager avec le Coordinateur du Programme d’Urgence et le SD ;
• Assurer un suivi régulier de toutes les livraisons en suspens pour éviter les retards et donner des conseils sur les actions que Concern Worldwide doit prendre concernant les fournitures en retard ;
• Respecter les politiques et procédures de transport de Concern Worldwide Burkina Faso;
• Maintenir des normes éthiques à tout moment concernant les relations avec les fournisseurs ;
• Toute autre tâche assignée et déléguée par Coordinateur du Programme d’Urgence,
4. Gestion de flotte/transport
• Gérer la flotte basée à Koupéla conformément aux politiques et procédures de Concern; et travaille également en étroite collaboration avec l’équipe logistique national (à Ouagadougou) pour la coordination des sorties et la maintenance de la flotte ;
• Coordonner et planifier de manière proactive le mouvement de la flotte (mettre en place un système de coordination et de planification) ;
• Mettre en place un plan d’entretien et un calendrier pour les motos et le générateur et tenir un registre précis de tous les travaux d’entretien ;
• Etre responsable de la sécurité des clés de la flotte et s’assurer que les staffs du bureau suivent les procédures pour la gestion des clés ;
• Veiller à ce que tous les utilisateurs des motos adhèrent à la politique de transport de Concern Worldwide et aux procédures nationales;
• Mettre en place un système de contrôle quotidien et de maintenance préventive (si nécessaire) et veiller à ce que les utilisateurs des motos suivent le système de manière cohérente ;
• Surveiller l’utilisation des pièces de rechange lors des services réguliers et des gros travaux d’entretien et s’assurer que la qualité des pièces de rechange est correcte lors de la réparation des véhicules de Concern ;
• Réviser régulièrement les questions relatives à la gestion de la flotte et en rendre compte à la direction, le cas échéant ;
• En cas d'accident, rejoindre rapidement le lieu de l'accident, travailler avec la police de la circulation, informer la compagnie d'assurance et demander à l’utilisateur de moto de fournir un rapport d'incident complet.
Autres
• Signaler à votre supérieur hiérarchique ou à la direction tout comportement inapproprié que vous observez, y compris les infractions présumées aux politiques de sauvegarde et de lutte contre la fraude.
• Assurer la transparence et la responsabilité au sein de Concern et des ONG partenaires en suivant les normes de responsabilité du CHS et en veillant à la mise en œuvre effective du CRM : • Orienter les ONG partenaires et les autres parties prenantes sur les normes du SHC, et en particulier sur le mécanisme de réponse aux plaintes (CRM).
• S'assurer que le CRM est mis en œuvre dans le(s) projet(s) et fait l'objet d'un suivi par les partenaires. Tirer les leçons de l'expérience par le biais du suivi et de l'évaluation afin d'examiner en permanence le retour d'information et d'améliorer la qualité du programme.
• S'assurer que tous les vendeurs, fournisseurs et travailleurs occasionnels comprennent les politiques P4 et anti-fraude et que les versions abrégées sont affichées dans toutes les zones publiques des bureaux de Concern.
Qualifications et compétences requises :
Essentielles
• Un diplôme de BAC+2 (BTS/DTS) ou de formation professionnelle en Logistiques/opérations ou disciplines apparentées.
• Minimum de 3 ans d’expérience au poste similaire, de préférence sur le terrain avec les ONG Internationales humanitaires.
• Très bonnes compétences informatiques et maîtrise du pack Office: MS Word, Excel, Outlook et utilisation de l’Internet.
• Expérience de travail dans des situations complexes d'urgence et capacité à travailler avec les autres tout en produisant les résultats escomptés.
• Savoir lire, écrire et s’exprimer correctement en français.
• Connaissance du secteur humanitaire.
• Capacité à prioriser les tâches et à respecter les deadlines.
• Bonne aptitude interpersonnelle, organisationnelle et de gestion du temps.
• Capacité de garder la plus grande discrétion et confidentialité.
• Etre considéré comme digne de confiance, honnête et fiable.
Désirables
• Etre conscient du fait que sa propre attitude a un impact sur les autre et être capable de s’adapter.
• Etablir des priorités, effectuer leur suivi et gérer les priorités multiples dans des délais serrés lorsque cela s’avère nécessaire.
• Adapter la communication de manière à se montrer sensible et respectueux de la situation, du contexte local et des différents besoins de ses interlocuteurs.
• Manifester et maintenir une attitude positive et constructive dans son travail.
Connaissance en informatique
Condition d'âge
Composition du dossier Contenu du dossier
1. Une lettre de motivation datée et signée adressée à la Directrice Pays de CONCERN Worldwide ;
2. Un Curriculum Vitae actualisé et détaillé et signé avec mention de 3 personnes de références
(dont deux sont des Superviseurs directs et mettre leurs adresses électroniques professionnelles); 3. Un casier judiciaire datant de moins de trois mois ;
4. La copie du certificat de Nationalité Burkinabè ;
5. Une copie des diplômes et attestation de travail ou de stage
Concern se réserve le droit de demander des renseignements supplémentaires aux candidats qui seraient présélectionnés.

Date limite de depôt des dossiers 17/10/2021
Procedure de recrutement En raison de l'urgence de ce poste, les candidatures seront régulièrement présélectionnées et nous pourrions proposer des postes avant la date de clôture.
Durée du contrat CDD 06 mois renouvelables
Autres conditions