Recrutement de 01 ASSISTANT PLANIFICATION DE L'ACQUISITION

Localité : Kenya / Nairobi
Domaine : Transport et Logistique
Niveau : Non precise
Entreprise recruteur : Organisation des Nations Unies (ONU)

Recrutement de 01 ASSISTANT PLANIFICATION DE L'ACQUISITION
Niveau d'études: Non précisé
Expérience: 8 ans
Expire le: 03-10-2023

ONU Carrière
Nairobi, Kenya
vacance de poste

Intitulé publication: ASSISTANT PLANIFICATION DE L'ACQUISITION, FS5 (Temporary Job Opening)
Intitulé code d’emploi: ASSISTANT PLANIFICATION DE L'ACQUISITION
Département / Bureau: Bureau d'appui des Nations Unies en Somalie
Lieu d'affectation: NAIROBI
Période de candidature: - 03 octobre 2023
No de l’appel á candidature: 23-Logistics and Supply Chain-UNSOS-218745-J-Nairobi (M)
Staffing Exercise N/A

Valeurs fondamentales de l'ONU: intégrité, professionnalisme, respect de la diversité

Cadre organisationnel
This position is located in the Acquisition Management Section (AMS) within the United Nations Support Office in Somalia (UNSOS), based in Nairobi, Kenya. The Acquisition Planning Assistant will report directly to the Chief of Acquisition Planning Unit within AMS.

Responsabilités
Within delegated authority, the Acquisition Planning Assistant will be responsible for the following duties:

• Assists in the preparation of the annual (draft) acquisition plan prior to the budget formulation as part of the mission logistics planning process based on mission priorities;
• Develops and deliver statistical analysis, standard business intelligent reports and recommendations to the Chief of the Section.
• Produces timely and actionable information which help drive business results and guide decision making process. Devise and promote effective analytic models and creative data visualization to derive actionable intelligence and enable management decisions.
• Liaises with UN Global Service Centre (UNGSC) in Brindisi regarding the submission of the mission's annual (both draft and final) acquisition plan;
• Liaises on all logistics needs in each mission location and assists in monitoring and tracking all aspects of the Mission's supply chain to ensure that a continuous supply of goods and services are available to meet operational requirements;
• Assists in forecasting the logistics requirements in the near and medium terms based on changing priorities and emergencies as related to the assigned categories, provides advance information of such requirements to the concerned stakeholders;
• Monitors mission requisitions of the assigned categories to ensure purchase requests are based on forecasted acquisition plan;
• Liaises with counterparts in other Missions and/or UNGSC on items availability prior to making decision to acquire new items either for replacement or additional requirement;
• Oversees the extraction of spent data and generation of expenditure reports from computerized information system databases, including Umoja; Performs preliminary analysis of the extracted data and the reports generated, through review of stock holdings, consumption patterns, procurement cycle times, requirements and forecasts of internal and external customers, and highlights areas of concern for the attention of the Acquisition Planning Officer in order to ensure timely decision-making and minimize potential supply chain gaps.
• Supervises the process for the preparation of budget performance submissions and finalization of budget performance reports, analyzing variances between approved budgets and actual expenditures, providing valid justifications for under/overspending.
• Reviews acquisitions actions and monitors status of acquisition processes for all commodities and services of assigned categories including a full range of procurement and other supply chain matters and identifies ways to overcome obstacles when delivering goods. This includes liaising with mission technical units on the planning and coordination of transportation requirements, service contract requirements and maintenance plans of assigned services, Consolidation of inbound deliveries, ensuring that adequate lead times and sourcing options are taken into account in all requisitions.
• Liaises with relevant sections with respect to the status of implementation of the acquisition plan and assists in the preparation of quarterly progress reports providing updates regarding the implementation of the mission's acquisition plan and timely submission thereof to UNGSC.
• Implements the mission policies and procedures, Standard Operating procedures (SOPs), guidelines and instructions governing the acquisition planning and requisitioning process.
• Supervises and provides work direction and guidance to junior acquisition planning assistants and national GS staff; manages and coordinates the activities in his/her area of responsibility.
• Performs other duties as required.

Compétences
Professionalism:
-Substantive experience and thorough knowledge of supply chain management functions, in the areas of acquisition planning, procurement and logistics processes with good understanding of field support operations. Knowledge of, and ability to apply procurement related policies and practices, in international organization work context. Proven analytical skills, including ability to research and gather information from a variety of external and internal sources, interpret/analyze data, and develop recommendations and plans. Demonstrated use of initiative and ability to make appropriate linkages in work requirements and anticipate next steps. Demonstrated ability to apply good judgement in the context of assignments given. Shows pride in work and in achievements. Demonstrates professional competence and mastery of subject matter. Is conscientious and efficient in meeting commitments, observing deadlines and achieving results. Is motivated by professional rather than personal concerns. Shows persistence when faced with difficult problems or challenges. Remains calm in stressful situations.

Planning & Organizing:
-Develops clear goals that are consistent with agreed strategies. Identifies priority activities and assignments; adjusts priorities as required. Allocates appropriate amount of time and resources for completing work . Foresees risks and allows for contingencies when planning. Monitors and adjusts plans and actions as necessary. Uses time efficiently

Client Orientation:
-Considers all those to whom services are provided to be “clients ” and seeks to see things from clients’ point of view. Establishes and maintains productive partnerships with clients by gaining their trust and respect. Identifies clients’ needs and matches them to appropriate solutions. Monitors ongoing developments inside and outside the clients’ environment to keep informed and anticipate problems. Keeps clients informed of progress or setbacks in projects. Meets timeline for delivery of products or services to client

Formation
High School Diploma or equivalent is required.

Job - Specific Qualification
Technical or vocational certificate in at least one of the following areas , logistics, supply chain management, business administration and procurement or related areas is required.

Supply Chain Operations Reference Professional ( SCOR-P) certificate is desirable.

Training and working experience in Supply Chain Planning Tool (SCPT) is desirable.

Expérience professionnelle
A minimum of eight (8) years of progressively responsible experience in supply chain, inventory management, logistics, procurement, administration, or related area is required.

Experience providing logistics and supply chain support services in a volatile, conflict or post conflict environment is desirable.

Experience in sourcing, cleaning, and preparing data, selecting and developing visualizations/metrics (Power Business Intelligence (BI)) that enable easy communication/interpretation by the users is desirable.

Experience working with Enterprise Resource Planning (ERP) systems or similar in the areas of scheduling, inventory control, procurement, and/or logistics processes is desirable.

Connaissances linguistiques
English and French are the working languages of the United Nations Secretariat. For this position fluency in English (both oral and written) is required.

Méthode d'évaluation
Evaluation of qualified candidates may include an assessment exercise which may be followed by competency-based interview.

Notice spéciale
• This position is temporarily available until 31 December 2023. If the selected candidate is a staff member from the United Nations Secretariat, the selection will be administered as a temporary assignment.

• While this temporary assignment may provide the successful applicant with an opportunity to gain new work experience, the selection for this position is for a limited period and has no bearing on the future incumbency of the post.

• Subject to the funding source of the position, the eligibility for this temporary job opening may be limited to candidates based at the duty station.

• This temporary job opening may be limited to “internal candidates,” who have been recruited through a competitive examination administered according to staff rule 4.16 or staff selection process including the review of a central review body established according to staff rule 4.15.

• Staff members of the United Nations common system organizations who will reach the mandatory age of separation or retirement within the duration of the current temporary need period are not eligible to apply. Submitting an application or selection for the current temporary job opening does not delay or increase the mandatory age of separation.

• Retirees above the mandatory age of separation who wish to be considered for the current temporary job opening must indicate the reason for their last separation as "retirement." Such retirees shall not be employed by the Organization, unless (a) the operational requirements of the Organization cannot be met by staff members who are qualified and available to perform the required functions; and (b) the proposed employment would not adversely affect the career development or redeployment opportunities of other staff members and represents both a cost-effective and operationally sound solution to meet the needs of the service.

The United Nations Secretariat is committed to achieving 50/50 gender balance and geographical diversity in its staff. Female candidates are strongly encouraged to apply for this position.

Charte des Nations Unies
Aux termes du paragraphe 3 de l’Article 101 de la Charte des Nations Unies, la considération dominante dans le recrutement du personnel doit être la nécessité d’assurer à l’Organisation les services de personnes possédant les plus hautes qualités de travail, de compétence et d’intégrité. Ne seront pas retenues les candidatures des personnes qui ont commis des violations du droit international des droits de l’homme, des violations du droit international humanitaire, des actes d’exploitation, d’atteintes ou de harcèlement sexuels, ou au sujet desquelles il existe des raisons plausibles de croire qu’elles ont été impliquées dans la commission de tels actes. L’expression « exploitation sexuelle » désigne le fait d’abuser ou de tenter d’abuser d’un état de vulnérabilité, d’un rapport de force inégal ou de rapports de confiance à des fins sexuelles, y compris mais non exclusivement en vue d’en tirer un avantage pécuniaire, social ou politique. On entend par « atteinte sexuelle » toute atteinte physique de nature sexuelle commise par la force, sous la contrainte ou à la faveur d’un rapport inégal, ou la menace d’une telle atteinte. Le harcèlement sexuel s'entend de tout comportement déplacé à connotation sexuelle raisonnablement propre ou de nature à choquer ou humilier, lorsqu'il entrave la bonne marche du service, est présenté comme une condition d'emploi ou crée au lieu de travail un climat d'intimidation, d'hostilité ou de vexation, et lorsque ce comportement est assez grave pour justifier le licenciement de son auteur. La candidature de personnes qui ont commis des infractions autres que des infractions mineures au code de la route ne sera pas retenue.

Sera dûment prise en considération l'importance d'un recrutement effectué sur une base géographique aussi large que possible. Aucune restriction ne sera imposée par l'Organisation à l'accès des hommes et des femmes, dans des conditions égales, à toutes les fonctions, dans ses organes principaux et subsidiaires. Le Secrétariat de l'Organisation des Nations Unies est un espace non-fumeurs.

La considération dominante dans l’engagement, la mutation ou la promotion du personnel est la nécessité de s’assurer les services de personnes possédant les plus hautes qualités de travail, de compétence et d’intégrité. En acceptant une offre d’engagement, les membres du personnel sont soumis(es) à l’autorité du Secrétaire général, qui peut leur assigner l’une quelconque des tâches ou l’un quelconque des postes de l’Organisation des Nations Unies, conformément à l’alinéa c) de l’article 1.2 du Statut du personnel. Dans ce contexte, tous les membres du personnel recrutés sur le plan international sont tenus de changer de fonctions périodiquement à l’intérieur d’un même lieu d’affectation ou dans un autre lieu d’affectation, dans les conditions fixées par le Secrétaire général.

En acceptant une lettre de nomination, les membres du personnel sont soumis à l'autorité du Secrétaire général, qui peut leur assigner l’une quelconque des tâches ou l’un quelconque des postes de l’Organisation des Nations Unies conformément à l'article 1.2 (c) du Statut du personnel. En outre, les fonctionnaires des catégories professionnelle et supérieure jusqu'au niveau D-2 inclus et de la catégorie du Service mobile sont normalement tenus d’être périodiquement mutés dans différents lieux d'affectation pour exercer leurs fonctions, dans les conditions établies dans l’instruction administrative ST/AI/2023/3 sur la mobilité, telle qu'elle peut être modifiée ou révisée. Cette condition de service s’applique à tous les avis de vacance de poste spécifiques et ne s’applique pas aux postes temporaires.

Les candidats sont invités à respecter scrupuleusement toutes les instructions disponibles sur la plateforme de recrutement en ligne Inspira. Pour des informations plus détaillées, ils ou elles peuvent consulter le manuel d'instructions pour le candidat, en cliquant sur le lien hypertexte « Manuels » sur le côté supérieur droit de la page d'accueil de leur compte Inspira.

Les candidatures feront l'objet d'une évaluation et d'un examen préalables sur la base des informations soumises conformément aux critères d'évaluation de l'avis de vacance de poste et aux dispositions législatives internes applicables de l'Organisation des Nations Unies, notamment la Charte des Nations Unies, les résolutions de l'Assemblée générale, le Statut et le Règlement du personnel, les textes administratives et les directives. Les candidats doivent fournir des informations exhaustives et précises conformément aux instructions fournies sur la plateforme Inspira. Une fois la candidature envoyée, aucune modification, suppression ou révision, ni aucun ajout ou changement ne pourra être fait. Il sera procédé à une vérification des références des candidats faisant l'objet d'une attention particulière pour s'assurer de l'exactitude des renseignements qu’ils ont fournis dans leur candidature.

Les avis de vacance de postes publiés sur le Portail des carrières sont retirés à 11:59 p.m. (heure de New York), le jour de la date limite de dépôt des candidatures.

Aucun frais de dossier
L’ONU NE PERÇOIT DE FRAIS À AUCUN STADE DU RECRUTEMENT (DÉPÔT OU TRAITEMENT DE LA CANDIDATURE, ENTRETIEN, FORMATION, ETC.), ET ELLE NE DEMANDE AUCUNE INFORMATION BANCAIRE.

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