Poste à pourvoir ASSISTANT RESSOURCES HUMAINES ADMINISTRATION (H/F
Nombre de poste 01
Lieu d'affectation Ouagadougou
Structure recruteur INTERNATIONAL RESCUE COMMITTEE (IRC)
Structure Bénéficiaire INTERNATIONAL RESCUE COMMITTEE (IRC)
Secteur activité Activités de santé et d’action sociale
Diplôme ou niveau Licence
Option du diplôme en Ressources humaines, Droit, administration ou une formation en science sociale
Expériences 01 an
Capacités liées à l'emploi CONTEXTE ET BREVE HISTORIQUE DE l’IRC
L’International Rescue Committee (IRC) a été fondée en 1933, à l’initiative du célèbre physicien Albert Einstein. Aujourd’hui, l’IRC est l’un des leaders mondiaux en matière de secours, de réhabilitation, de protection, de développement post-conflit, de réinsertion et de plaidoyer pour les personnes affectées par les crises. La mission de l’IRC est d’aider les personnes dont les vies et les moyens de subsistance sont détruits par les conflits et les catastrophes à survivre, se relever et prendre en main leur avenir.
L'IRC met en œuvre des programmes pour promouvoir les solutions durables chez les personnes déplacées, les réfugiés et les populations hôtes à travers des projets de santé publique, d'assainissement, d'abris, de réhabilitation et d'éducation. L'IRC intervient auprès des réfugiés depuis 1933 et est présent dans 40 pays en Europe, en Afrique, en Asie, ainsi qu’à l’Etats Unies, dans le cadre d’un programme d’appui à la réinstallation. L’IRC est une organisation engagée dans la liberté, la dignité humaine et l'autonomie. Cet engagement se traduit par une assistance de qualité à la réinstallation, une aide globale d'urgence, la réhabilitation et le plaidoyer pour les refugies.
Au Burkina Faso, l’IRC a lancé sa première phase de programmation d’intervention d'urgence dans la ville de Djibo en avril 2019, avec principalement des activités WASH. L'IRC vient plus récemment de lancer des programmes de santé et à Djibo et prévoit d’étendre son intervention dans la région du Nord. L’IRC souhaite également développer un programme de Protection de l’Enfance et de relèvement économique dans les régions du Nord, du Sahel et de la Boucle de Mouhoun qui s’inscrit dans une stratégie d’approche multisectorielle pour répondre aux besoins des populations affectées par les conflits et les déplacements.
OBJECTIFS DU POSTE/PRINCIPALE RESPONSABILITÉ
Sous la supervision de l’Officier RH-Admin, le poste consiste à exécuter toutes les activités liées à la gestion administrative et ressources humaines. Il est attendu du travail à ce poste un niveau minimum de supervision essentiellement s’agissant la gestion du logement et de la gestion de voyage du personnel de l’équipe d’urgence IRC, de soumission des rapports de l’Administration et Ressources Humaines.
RESPONSABILITÉS SPECIFIQUES
• Administration du bureau et support Ressources Humaines
- Prépare et émet les PR de l’équipe de l’Administration, Ressources Humaines
- Rédaction des correspondances selon les instructions du superviseur
- Préparer les documents tels que les bons de soins et les lettres de recommandation médicale pour les visiteurs, les autorisations de sortie, les ordres de mission, etc.
- Préparer les contrats de travail et les conventions de service selon les instructions du superviseur
- Préparer la paie des journaliers et des consultants ainsi les déclarations d’impôts et autres taxes y relatives.
- Préparer toute autre documentation de support de la paie telle que nouveau contrat, changement de statut, fin de contrat, lettre de notification d’intérim, …
- Soumettre ces fiches à la signature de l’Administrateur
- Préparer les demandes d’avance sur salaires et soumettre aux superviseurs pour vérification avant soumission à la finance.
- Préparer et soumettre les informations sur les avances sur salaire pour le staff
- Préparer le paiement des factures des abonnements (eau, électricité, etc.) ainsi que des soins médicaux et du téléphone, quand c’est applicable
- Organiser le classement des documents ainsi que les archives
- Tenir à jour le registre des congés du personnel, celui des contrats en cours d’exécution, et tout autre registre concernant la gestion administrative
- Prépare les différents tracking : Formation et recrutement et les soumet au superviseur.
- Supervise le travail des employés de maison/bureaux, cuisiniers, jardiniers etc.
- Préparer les demandes d’achat des fournitures de bureaux pour le projet
- Tenir un fichier de tracking des conventions des consultants/stagiaires à jour ;
• Voyage et logement du personnel
- Soumet les demandes de réservation de voyage pour tout staff voyageant.
- Assure les réservations d’hôtel pour tous les employés et visiteurs
- Assure la coordination du protocole des visiteurs à venir entre leur lieu de provenance ainsi que le département logistique pour le transport de l’aéroport au lieu de logement
- Fais le suivi de confirmation de vols du personnel voyageant et fais le feedback au concerné avant la date du voyage.
- Préparer les demandes de paiement et régler auprès des fournisseurs de services/bailleurs les factures de :
Loyers du bureau ou noyau du projet et les résidences des expatriés ;
Chambres pour les personnels IRC logés dans les hôtels pendant leur mission
Consommation d’électricité et d’eau du bureau du projet et des résidences des expatriés si applicable
Services de gardiennage
QUALIFICATIONS – EXPERIENCES – APTITUDES
- Formation en Ressources humaines, Droit, administration ou une formation en science sociale
- Avoir au moins la licence
- Excellent niveau de français écrit, bon niveau d’anglais écrit et oral serait un atout.
- Expérience d’une année au moins dans le département Administration et Ressources Humaines
- Avoir une faculté d’organisation, capable de travailler de manière autonome et avoir un esprit d’équipe
Respect du Code de conduite de l’IRC (IRC Way)
L’IRC et les employés de l’IRC doivent adhérer aux valeurs et principes contenus dans l’IRC WAY (normes de conduite professionnelle). Ce sont l’Intégrité, le Service, la Responsabilité et l’égalité. En conformité avec ces valeurs, IRC opère et fait respecter les politiques sur la protection des bénéficiaires contre l’exploitation et les abus, la protection de l’enfant, le harcèlement sur les lieux de travail, l’intégrité financière, et les représailles.
Connaissance en informatique
Condition d'âge
Composition du dossier • Lettre de motivation qui explique clairement pourquoi vous vous sentez capable d'assumer ce poste;
• Résumé (CV) à jour;
• les noms, fonctions, numéro de téléphone et adresse e-mail d'au moins trois références professionnelles;
Date limite de depôt des dossiers 20/12/2020
Procedure de recrutement N.B : Seules les candidatures retenues seront contactées pour la suite du processus, et les documents suivants seront demandés avant toute offre de poste : Copie des diplômes, attestations de services rendus, attestations/brevet de formation, pièce d’identité et tout autre document pouvant soutenir la candidature.
Durée du contrat CDD 03 mois renouvelable
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