Recrutement de 01 Assistant/Assistante aux finances (SC-5)

Niveau d'études: Bac
Expérience: 4 ans
Expire le: 14-12-2021

World Food Programme
Abidjan, Côte d'Ivoire
Humanitaire (ONG, Associations, ...), Projet/programme de développement
Opportunités de carrière : Assistan aux Finances (154323)

Assistant/Assistante aux finances (SC-5)

A PROPOS DU PAM
Le Programme Alimentaire Mondial (PAM) est la plus grande agence humanitaire qui lutte contre la faim dans le monde. Le PAM œuvre pour un monde où chaque homme, femme et enfant a accès en permanence à suffisamment de nourriture pour mener une vie saine et active.

CONTEXTE ADMINISTRATIF:
Cet emploi se trouve dans le bureau pays de Cote D'Ivoire. Le titulaire du poste relève du ou de la Responsable de l'unité, du de la Chef du service ou du ou de la Chargé(e) des finances, ou de son ou sa suppléant(e).
À ce niveau, les titulaires des emplois concernés doivent assumer la responsabilité de la bonne mise en oeuvre de diverses procédures et activités financières/budgétaires nécessitant d'eux qu'ils interprètent dans une certaine mesure les orientations et pratiques standard à leur disposition. Toutes et tous doivent pouvoir recommander des lignes d’action à leurs collègues à divers échelons et peuvent assigner des tâches à d’autres membres du personnel d’appui.

OBJECTIFS ATTACHÉS AU POSTE:
Aider à assurer des services de soutien financier, budgétaire et administratif afin de permettre une utilisation transparente et efficiente des ressources financières.

PRINCIPALES FONCTIONS ET RESPONSABILITÉS (liste indicative et non exhaustive);
1. Aider à fournir au personnel une assistance sur les procédures applicables et un appui technique dans les domaines de la finance et du budget pour veiller au respect des politiques et des règles de gestion financière et du Règlement financier du PAM.
2. Assurer un suivi mensuel des prévisions de dépenses et communiquer des rapports sur les dépenses afin de faciliter la prise de décisions en connaissance de cause.
3. Assurer un suivi régulier des comptes d'avances temporaires et des comptes auxiliaires pour vérifier que les fonds sont disponibles et décaissés de manière appropriée.
4. Vérifier les créances des fournisseurs, les avances et les autres sommes à recevoir et respecter les procédures d'achat appropriées, afin de s'assurer que les fournisseurs sont réglés en temps voulu et conformément aux règles de gestion financière et au Règlement financier du PAM.
5. Aider à réunir des informations en provenance de diverses sources pour établir des états budgétaires, comptables, financiers et statistiques.
6. Récupérer, mettre en forme et vérifier les informations issues de divers systèmes d'information financière et porter les anomalies ou inexactitudes éventuelles à l'attention du ou de la responsable hiérarchique, et assurer le suivi des mesures correctives.
7. Effectuer des tâches administratives relatives au suivi et à l'enregistrement des immobilisations et des dépenses en carburant et en pièces détachées destinées aux véhicules et aux groupes électrogènes, afin de s'assurer que les bases de données sont actualisées correctement.
8. Tenir à jour le registre Web où sont consignés les factures et les paiements et archiver les pièces, afin de s'assurer que tous les documents sont gérés et classés conformément aux normes et directives du PAM.
9. Assurer le suivi et l'enregistrement de toutes les dépenses conformément au budget approuvé pour s'assurer que les dépenses facturées sont correctes et que les paiements destinés aux fournisseurs externes, les dons en espèces et les autres factures de fournisseurs sont traités en temps voulu.
10. Donner des orientations et dispenser des formations en cours d'emploi à d'autres membres du personnel d'appui de façon à fournir les services de manière cohérente et dans le respect des normes requises.

COMPÉTENCES ORGANISATIONNELLES ESSENTIELLES “MRPP”:
Compétences thématiques MRPP

Motivation
Comprendre et communiquer les Objectifs stratégiques
Aide les membres de l’équipe à exposer clairement les Objectifs stratégiques du PAM.
Être une force de changement positif
Propose des améliorations des méthodes de travail de l’équipe au ou à la responsable hiérarchique.
Faire de la mission du PAM une source d’inspiration pour l’équipe
Explique aux membres de l’équipe l’impact des activités du PAM sur les communautés bénéficiaires.
Faire connaître la mission du PAM au quotidien
Expose clairement comment les responsabilités de l’unité contribueront à la réalisation de la mission du PAM.

Ressources humaines
Rechercher des moyens de renforcer les compétences individuelles
Aide les collègues moins expérimentés à acquérir de nouvelles compétences et capacités.
Créer une culture de l’ouverture d’esprit
Recherche des possibilités de travailler avec des personnes d’horizons différents.
Accompagner et assurer un retour d’information constructif
Assure l'accompagnement de collègues travaillant dans le même domaine d’activité.
Adopter et prôner une attitude volontariste
Surveille les progrès accomplis dans la réalisation des objectifs et communique régulièrement ces informations à son ou sa responsable hiérarchique.

Performance
Encourager l’innovation et les solutions créatives
Recherche le moyen de faire preuve de toujours plus d'efficience et de rigueur dans son domaine d’activité et communique de nouvelles méthodes de travail à ses collègues.
Donner la priorité à l’obtention de résultats
Axe ses efforts sur l’obtention des résultats et suit l’évolution des taux d’achèvement des tâches qui lui sont imparties, afin de trouver des moyens de gagner en efficience.
Prendre des engagements et s’y tenir
Assume la responsabilité des tâches qui lui sont imparties et informe le ou la responsable hiérarchique dès que possible des éventuels retards par rapport au calendrier fixé et aux engagements pris.
Savoir prendre des décisions
Décide de manière autonome des mesures à prendre lorsqu’il ou elle a un choix difficile à faire sur son lieu de travail ou dans des situations dangereuses sur le terrain.

Partenariat
Relier et faire travailler ensemble les unités du PAM
Propose des possibilités de partenariat avec d’autres unités à son ou sa responsable hiérarchique.
Bâtir de solides partenariats avec des acteurs extérieurs
Recherche des possibilités de collaboration avec des collègues et des partenaires sur le terrain pour atteindre des objectifs communs.
Faire preuve de souplesse et d’adaptabilité sur le plan politique
Apprend à reconnaître la valeur des équipes et des partenaires extérieurs du PAM pour la réalisation des buts et objectifs de l’équipe.
Bien expliquer la valeur qu’apporte le PAM aux partenariats
Adapte ses activités aux priorités de son ou sa responsable hiérarchique pour répondre aux besoins des partenaires internes et externes.

COMPÉTENCES FONCTIONNELLES:

Contrôles internes et mise en conformité
Manifeste une connaissance élémentaire des contrôles internes, de la gestion des risques et des mécanismes de suivi ainsi que de leur possible application aux activités essentielles du PAM.

Budgétisation fondée sur la performance, analyse et établissement de rapports
Se montre capable de participer aux initiatives de planification des activités et d'établir à cet effet des budgets et des prévisions élémentaires par projet, en intégrant des informations issues de diverses sources si nécessaire pour effectuer le suivi des indicateurs de performance clés.

Gestion des ressources
Se montre capable de suivre l'évolution des effectifs au Siège et sur le terrain et l'utilisation des ressources par projet et d'établir les rapports y afférents.

Gestion financière et principes comptables
Met en application sa connaissance des principes et usages financiers et comptables pour garantir le respect des politiques du PAM, des procédures applicables et des normes comptables.

Connaissance de la chaîne d'approvisionnement et des opérations
Montre qu'il ou elle a une compréhension élémentaire des principes du PAM relatifs aux programmes, à la mise en oeuvre et à la chaîne d'approvisionnement (notamment des modalités et de la structure des projets).

EXPÉRIENCE SOUHAITÉE:

• Quatre années d'experiences dans le domaine des finances et l'administration dont au moins deux en finance
• Expérience de la collecte et du suivi des données financières sur les projets et les programmes, de l'évaluation de la santé et de la situation financières et de la communication des constatations aux hauts responsables.

NIVEAU D’ÉTUDES MINIMAL REQUIS:
Formation: Baccalaureat. Cependant un diplome de qualification en Finances et/ou Comptabilité est preferable.

Connaissances linguistiques:
Avoir une maîtrise parfaite du français (parlé et écrit) et une connaissance pratique (niveau C) ou limitée (niveau B) de l'anglais.