Recrutement de 01 Assistant.e à la gestion de l' Administration

Recrutement de 01 Assistant.e à la gestion de l' Administration
Niveau d'études: Bac
Expérience: 5 ans
Expire le: 22-09-2023

World Food Programme
Nouakchott, Mauritanie
Opportunités de carrière : Assistant.e à la gestion de l' Administration /G5 (829471)

AVIS DE VACANCE DE POSTE INTERNE ET EXTERNE

INTITULE DU POSTE : Assistant.e à la gestion de l’ Administration

TYPE DE CONTRAT : Fixed Term

GRADE : G5

UNITE/DIVISION : Administration

LIEU D’AFFECTATION : 1 Position (Nouakchott)

DUREE : Un (1) an avec possibilité de renouvellement

Le PAM promeut l’égalité du genre et s’engage à atteindre la parité dans ses bureaux de pays et régionaux.

Les candidatures féminines sont vivement encouragées.

A PROPOS DU PAM

Le Programme Alimentaire Mondial des Nations Unies (PAM) est la plus grande agence humanitaire qui lutte contre la faim dans le monde.

La mission du PAM est d'aider le monde à atteindre l’objectif Faim Zéro d’ici 2030. Chaque jour, le PAM travaille pour s'assurer que les populations les plus vulnérables, en particulier les femmes et les enfants, puissent avoir accès aux aliments nutritifs dont ils ont besoin pour mener une vie productive et saine.

Avez-vous une expérience dans le domaine de l’administration, de la gestion ? Souhaitez-vous développer votre expérience professionnelle tout en contribuant à mettre fin à la faim dans le monde ?

Souhaitez-vous rejoindre le PAM, une organisation qui œuvre pour l’amélioration des conditions de vie des populations les plus vulnérables ? Voulez-vous rejoindre une organisation mondiale qui investit dans le développement de son personnel ?

Si votre réponse est oui, alors ce poste est le votre. Une excellente opportunité pour devenir membre à part entière d'une équipe diversifiée et passionnée, qui travaille sur des projets variés contribuant directement à l'assistance aux bénéficiaires.

CONTEXTE ET OBJECTIF

Le poste est à pourvoir au Bureau du PAM à Nouakchott, et le titulaire relève du ou de la Responsable de l’administration.

PRINCIPALES RESPONSABILITÉS:

Le titulaire du poste aura les principales responsabilités suivantes :

Travels :

Faire le suivi de la création des Trips documents établis par les voyageurs/ et la gestion des approbations finales dans le système Wetravel ;
Suivi et vérification des remboursements des frais de voyage (TEC) des missions nationales ;
Vérification des plans de missions approuvés pour les voyageurs et les TA crée dans Wetravel ;
Réservation des billets pour les voyages approuvés par le management ;
Vérification/Approbation / suppression des requêtes UNHAS dans UN Booking ;
Préparation des documents de voyage (ordre de mission, etc) ;
Coordination avec le parc automobile pour la navette de/vers l’aéroport ;
Réservation des chambres d’hôtel pour les visiteurs et faire le suivi de leur hébergement ;
Suppléer au Travel Associate en cas d’absence ou d’empêchement ;
Réservation de chambres d’Hotels en cas d’expression du besoin du personnel ;

Facility Management :

Vérification et Suivi de l’état général des bâtiments et rédaction des rapports mensuels de l'état général des bâtiments ;
Superviser les travaux d'électricité, de plomberie, de menuiserie ;
Assistance aux travaux de réhabilitation ;
Supervision des Agents d'entretien/nettoyage ;
Supervision des travaux d'installation et de maintenance intérieure et extérieure des bâtiments ;
Veiller au bon fonctionnement des matériels et mobiliers, notamment les portes, les serrures, les meubles, les splits, les sanitaires, les ventilateurs, les fontaines d’eau ;
Participer à la préparation des salles de réunion ou de conférence et lors des évènements et veiller à leur bon déroulement ;
Faire recours aux services des Agents manutentionnaires pour apporter un appui dans le déplacement du matériel et la réorganisation des postes de travail en fonction des plans d'aménagement reçus ;
Exécution et suivis des requêtes de petite caisse ;
Superviser la réinstallation d'un poste de travail en veillant à satisfaire les besoins des membres du personnel et les règles et limites d'aménagement de l'espace ;
Planifier et suivre le travail quotidien des manutentionnaires, des Agents d’entretien et de nettoyage ;
Des travaux d’installation, d’entretien périodique, ou de réparation des climatiseurs.

Gestion Des Véhicules Du Pam Attribues Au Staff International :

Vérifier l’autorisation de conduite des utilisateurs des véhicules affectés par PAM ;
Préparer leur fiche mensuelle d’utilisation et déposer à la guérite pour les informations ;
Editer leur facture mensuelle et envoyer à chaque utilisateur pour confirmation avant de déposer à la Finance ;
Coordonner avec le dispatcher pour la mise à jour des véhicules aux utilisateurs.

Autres tâches:

Suivi et gestion des MOU PAM ;
Point focal pour les suivis des requêtes des sous bureaux ;
Assurer d’autres taches au besoin.

QUALIFICATION & NIVEAU D’EXPERIENCE REQUIS :

Niveau d’éducation & d’expérience exigées :

Niveau Baccalauréat, avec un minimum de cinq (5) années d’expériences professionnelles pertinentes dans le domaine considéré, assortis d’une expérience du travail administratif, gestion, logistique d’autres disciplines équivalentes.

Facteursde succès :

Langues & informatique :

Expérience professionnelle dans le domaine humanitaire ;Rompu(e) à l'utilisation du matériel de bureau et de progiciels tels que Microsoft Word.

Connaissance des procédures et des méthodes courantes à appliquer pour mener à bien le travail demandé sous une supervision minimale.

Aptitude à faire preuve de tact et de courtoisie lors des échanges d'informations avec des personnes d'horizons divers.

Aptitude à repérer des anomalies dans les données et à corriger les problèmes appelant une attention particulière.

Aptitude à donner des orientations ou à assurer une formation élémentaire en cours d'emploi à des membres du personnel moins expérimentés

Bonne maitrise du français écrit et oral;

La connaissance de l’Anglais et des langues locales sont souhaitées ;

La maitrise de l’outil informatique et notamment les logiciels de Microsoft Office.

Le PAM appliquera un processus de sélection rigoureux et transparent comprenant une évaluation approfondie des compétences techniques afin de s'assurer que les meilleur(e)s candidat(e)s sont sélectionné(e)s pour le poste.

Veuillez-vous assurer que votre candidature contienne des informations exactes, complètes et précises sur vos qualifications universitaires, votre parcours professionnel et vos compétences linguistiques. Seul(e)s les candidat(e)s présélectionné(e)s seront contacté(e)s.

Les candidat(e)s qui démontreront leurs capacités techniques pour occuper le poste pourraient être recommandé(e)s en cas de disponibilité de poste(s) équivalent(s) dans d’autres lieux d’affectation du PAM en Mauritanie.

Le PAM ne demandera aucun paiement à aucun stade du processus de recrutement, y compris au stade de l'offre. Toute demande de paiement doit être refusée et signalée aux autorités locales compétentes chargées de l'application des lois pour qu'elles prennent les mesures appropriées.

Le PAM applique une approche de tolérance zéro à l'égard de comportements tels que la fraude, l'exploitation et les abus sexuels, le harcèlement sexuel, l'abus de pouvoir et la discrimination.

Tous les candidats sélectionnés devront adhérer aux normes de conduite du PAM et seront donc soumis à une vérification rigoureuse de leurs antécédents en interne ou par des tiers. Les candidats sélectionnés devront également fournir des informations supplémentaires dans le cadre de l'exercice de vérification. Toute fausse déclaration concernant les informations fournies au cours du processus de recrutement peut entraîner la disqualification ou le licenciement.