Recrutement de 01 Assistant(e) administratif(ve)

Recrutement de 01 Assistant(e) administratif(ve)
Niveau d'études: Bac + 3
Expérience: 5 ans
Expire le: 06-12-2023

La Banque Africaine de Développement (BAD)
Abidjan, Côte d'Ivoire
Banque et Assurances
Assistant(e) administratif(ve)

Full vacancy title: Assistant(e) administratif(ve)
Location: Abidjan, Côte d'Ivoire
Position Grade: GS7
Position Number: 50109223
Closing Date: 06-déc-2023

LA BANQUE :
Créée en 1964, la Banque africaine de développement est la première institution panafricaine de développement, qui promeut la croissance économique et le progrès social à travers le continent. Elle compte 81 États membres, dont 54 pays africains (pays membres régionaux). Le programme de développement de la Banque vise à fournir l’appui financier et technique aux projets porteurs de transformation qui permettront de réduire sensiblement la pauvreté grâce à une croissance économique inclusive et durable. Pour mieux se concentrer sur les objectifs de la Stratégie décennale (2023-2032) et réaliser un plus grand impact sur le développement, la Banque a identifié cinq domaines majeurs (High 5) dans lesquels elle entend intensifier ses interventions pour accélérer l’obtention de résultats en Afrique, à savoir éclairer l’Afrique et l’alimenter en énergie ; nourrir l’Afrique ; industrialiser l’Afrique ; intégrer l’Afrique ; et améliorer la qualité de vie des populations africaines.

LE COMPLEXE :
Le Président planifie, supervise et gère les activités du Groupe de la Banque. Sous la direction des Conseils d’administration, le Président pilote les affaires de la Banque africaine de développement et du Fonds africain de développement, et gère les opérations et activités conformément aux accords portant création de la Banque africaine de développement et du Fonds africain de développement. Le Président supervise plusieurs départements et unités, notamment le Cabinet du président, le Département de l’évaluation indépendante du développement, le Bureau de l’intégrité et de la lutte contre la corruption, l’Unité de la vérification de la conformité et médiation, le Secrétariat du conseil d’appel des sanctions, le Tribunal administratif, le Bureau de l’auditeur général, la Direction de la gestion des risques du groupe, le Bureau du Conseiller juridique général et services juridiques, le Département de la communication et des relations extérieures, le Bureau de l’éthique et le Bureau du Secrétaire général et Secrétariat général.

LE DÉPARTEMENT/LA DIVISION QUI RECRUTE :
Le Département du Forum pour l’investissement en Afrique relève du Cabinet du Président. Il assiste le Président dans la planification, la supervision et la gestion des activités du Forum pour l’investissement en Afrique. Le Forum pour l’investissement en Afrique est une plateforme multipartite et multidisciplinaire dédiée à la promotion de projets de partenariats privé et public-privé à des stades susceptibles d’être financés, à la mobilisation de capitaux et à l’accélération de la clôture financière des transactions, ainsi qu’au suivi de ces investissements. L’AIF est le marché de l’investissement en Afrique, par l’intermédiaire duquel la Banque africaine de développement et ses partenaires structurent les opérations, sélectionnent les projets de rehaussement du crédit, attirent les investisseurs et favorisent les transactions en vue de combler les lacunes de l’Afrique en matière d’investissement. Les objectifs du Forum pour l’investissement en Afrique consistent à réduire les coûts d’intermédiation, à améliorer la qualité de l’information et de la documentation sur les projets, à accroître les engagements actifs et productifs entre les gouvernements africains et le secteur privé, ainsi qu’à accroître l’intégration régionale. Le Forum pour l’investissement en Afrique offre aux investisseurs l’accès à une plateforme structurée offrant des projets susceptibles d’être financés et sans risque dans un environnement favorable.

Le Forum pour l’investissement en Afrique facilite la sensibilisation aux opportunités d’investissement en Afrique pour les investisseurs internationaux, les investisseurs à impact social, les investisseurs institutionnels (fonds de pension, fonds souverains et autres), tant au niveau local que mondial. Il donne l’occasion à ses partenaires de déterminer les besoins en matière d’investissement de ces diverses catégories d’investisseurs, de mettre en place des structures adaptées et de présenter les succès de l’Afrique en matière d’investissement ainsi que les politiques prometteuses qui pourraient attirer ces diverses catégories d’investisseurs qui cherchent à déployer des fonds en Afrique. Le Forum pour l’investissement en Afrique, en tant que marché, réunit la Banque africaine de développement, les institutions financières multilatérales mondiales et les institutions financières régionales pour réduire les risques liés aux investissements à grande échelle, et leur permettre de se concentrer sur les transactions clés de transformation afin d’accroître et d’accélérer les opportunités d’investissement en Afrique.

Le Forum pour l’investissement en Afrique suivra en permanence la mise en œuvre des engagements pris lors de sa réunion annuelle afin de s’assurer que les transactions parviennent à la clôture financière, que les politiques sont appliquées et que les goulots d’étranglement sont levés pour faciliter l’exécution des projets au titre de l’AIF.

LE POSTE :

L’Assistant(e) administratif(ve) s’acquittera essentiellement des tâches suivantes :
Fournir services d’appui administratif et général au Directeur principal et à l’équipe du Front Office du Directeur principal.
Assurer la liaison entre le bureau du Directeur principal et les complexes de la Banque concernant la collecte et la diffusion de l’information ainsi que l’obtention de rendez-vous.
Coordonner et organiser les événements et les missions internes et externes du Front Office du Directeur principal.

PRINCIPALES FONCTIONS :

Sous la supervision du Directeur principal, l’Assistant(e) administratif(ve) assumera les fonctions suivantes :
Servir de premier point de contact et d’appui pour les parties prenantes internes et externes.
Effectuer des tâches et des fonctions administratives pour le bureau du Directeur principal, notamment l’impression et la numérisation des documents, le filtrage des correspondances et la rédaction de lettres, la réponse aux courriels, le classement, le tri et la récupération des documents officiels, procès-verbaux et rapports et l’envoi de documents aux parties concernées.
Gérer efficacement toutes les communications officielles, en assurant un haut niveau de professionnalisme et de bienséance.
Assurer la liaison avec d’autres départements de la Banque, tels que le Département des services généraux et des achats, le Bureau du Secrétaire général et Secrétariat général, le Département de la gestion financière et le Département de la trésorerie, pour la préparation et la présentation des demandes de remboursement des frais de mission du Directeur principal, des frais médicaux, des indemnités de représentation, des indemnités d’études, des cartes d’invitation et de visite et de toute autre dépense.
Coordonner et organiser des réunions et des rendez-vous à l’intérieur et à l’extérieur de la Banque dans le cadre des activités/du programme de travail du bureau, à la demande du Directeur principal.
Coordonner les fichiers que doit utiliser le Directeur principal lors des réunions, séminaires et missions, et mettre à la disposition des membres de l’équipe AIF tous les documents relatifs à ces réunions, selon les instructions du Directeur principal.
Effectuer des recherches préliminaires et mettre en relief les informations importantes à enregistrer ou à présenter Directeur principal.
Aider à la préparation et à la transmission des rapports et des mises à jour périodiques aux différentes parties prenantes.
Assurer la liaison avec le Département des services linguistiques pour la traduction des documents en français et/ou en anglais afin de faciliter la communication, le cas échéant.
Effectuer toute autre tâche connexe qui lui serait assignée par le Directeur principal.

CRITÈRES DE SÉLECTION (qualifications, expérience, connaissances) :
Être titulaire au moins d’une licence en gestion des affaires, commerce, administration ou dans une autre discipline connexe.
Justifier d’au moins cinq (5) années d’expérience pertinente et pratique, à un poste d’appui dans un bureau de direction.
Avoir une expérience du secteur privé constitue un atout.
Avoir d’excellentes compétences en matière de services de secrétariat, de gestion de bureau et de coordination.
Faire preuve d’un haut niveau de confidentialité, de discrétion, de jugement et de bienséance.
Être doté(e) d’excellentes aptitudes à la communication, savoir résoudre les problèmes, avoir le souci du client, être capable de travailler en équipe et faire preuve de sensibilité culturelle relativement aux rapports entretenus avec les autres.
Avoir une parfaite maîtrise des procédures protocolaires.
Faire preuve d’innovation, d’efficacité opérationnelle et d’aptitudes à la planification dans le cadre dynamique d’un milieu international et multiculturel.
Être en mesure de travailler sous pression et de traiter, de manière rapide et efficace, les demandes internes et externes.
Être capable de gérer des demandes et priorités multiples, simultanées et évolutives.
Être doté(e) d’excellentes compétences en matière d’organisation, associées à une capacité à exécuter plusieurs tâches à la fois et à travailler avec une équipe pluridisciplinaire.
Avoir le souci du détail et être capable de respecter des délais serrés.
Avoir d’excellentes capacités en communication écrite et orale en anglais ou en français, avec une connaissance pratique de l’autre langue.
Maîtriser l’utilisation des logiciels MS Office courants utilisés à la Banque (Word, Excel, Access et PowerPoint).

CE POSTE NE BÉNÉFICIE PAS DU STATUT INTERNATIONAL. (LE TITULAIRE DU POSTE SERA CONSIDÉRÉ COMME UN EMPLOYÉ RECRUTÉ LOCALEMENT ET NE BÉNÉFICIERA PAS DE CONDITIONS INTERNATIONALES D’EMPLOI).