Localité : République Centrafricaine / Bangui Domaine : Assistance de direction Niveau : Non precise Entreprise recruteur : Organisation des Nations Unies (ONU)
Recrutement de 01 Assistant(e) Administratif(ve)
Niveau d'études: Non précisé
Expérience: 5 ans
Expire le: 16-01-2024
ONU Carrière
Bangui, République Centrafricaine
Assistant(e) Administratif(ve)
Vacance de poste
Référence de l’avis de vacance: 224561
Réseau d’emplois : Gestion et administration
Famille d’emplois : Administration
Catégorie et classe : Catégorie des services généraux et catégories apparentées, G-5
Lieu d’affectation : BANGUI
Département/Bureau : Mission multidimensionnelle intégrée des Nations Unies pour la stabilisation en République centrafricaine
Date de publication : Dec 28, 2023
Date limite de candidature : Jan 26, 2024
Cadre organisationnel
Ce poste est à pourvoir à Bangui, au sein de la Section de la Déontologie et de la Discipline de la Mission de Stabilisation Multidimensionnelle Intégrée des Nations Unies en République Centrafricaine (MINUSCA).
Responsabilités
Dans la limite des pouvoirs qui lui sont délégués, l'Assistant(e) Administratif(ve) exerce les fonctions suivantes :
Gestion des ressources humaines:
• Effectuer diverses actions liées à l'administration des activités de ressources humaines de l’unité de travail, par exemple le recrutement, le placement, la promotion, la réinstallation, l'évaluation de la performance, les examens du classement des emplois, la cessation de service des membres du personnel, la formation, etc, en appliquant systématiquement les règles, règlements, politiques et procédures des Nations Unies.
• Assurer la liaison avec les services administratifs et/ou exécutifs au besoin.
• Maintenir, mettre à jour et assurer le suivi des dossiers d'avis de vacances de poste.
• Préparer les formules de notification administrative dans les outils électroniques actuels des Nations Unies, par exemple Umoja.
• Conseiller le personnel en matière de visas.
• Fournir des conseils et répondre aux questions générales sur les procédures et les processus de classement.
• Fournir des informations et des conseils au personnel et aux consultants en ce qui concerne les conditions relatives au service, aux devoirs et aux responsabilités, ainsi que les avantages et prestations prévus par le Statut et règlement du personnel.
• Surveiller les tableaux d’effectifs affectés à diverses activités de ressources humaines, par exemple les nominations, la retraite, l'expiration des nominations, les réaffectations, le transfert et le déplacement du personnel.
Budget et finances:
• Fournir une assistance pour la préparation et l'élaboration du programme de travail et du budget du bureau.
• Assister régulièrement dans le suivi du budget ou du programme de travail en fonction de divers budgets, fonds d'affectation spéciale, subventions et autres fonds; enregistrer, au besoin, les réaffectations de ressources et mettre en oeuvre les réaffectations selon les besoins.
• Recueillir des informations provenant des bases de données pertinentes et fournir une assistance dans la preparation des rapports financiers.
• Fournir une assistance dans l'examen et la préparation du plan à moyen terme et ses révisions.
• Examiner et aider à finaliser les prévisions des dépenses et les projets de budget pour les besoins en personnel et autres types de besoins pour la mission, notamment les aspects programmatiques.
• Veiller au respect du plan à moyen terme et des autres mandats législatifs. Peut éventuellement aider les gestionnaires à définir des besoins en ressources pour les projets de budget.
• Surveiller l'exécution du budget et les dépenses et enregistrer la réaffectation des fonds si nécessaire.
• Examiner les demandes d’achat de biens et de services pour confirmer (a) l’exactitude des objets de dépense et (b) la disponibilité des fonds.
• Surveiller les ressources extrabudgétaires, conformément aux accords et aux plans de dépense, en accordant une attention particulière aux règles et règlements, ainsi qu’aux politiques et procédures établies. Assister dans la préparation des conclusions relatives au budget;
• Assister dans la finalisation des rapports sur l'exécution du budget en accordant une attention particulière aux écarts entre les budgets approuvés et les dépenses réelles.
Administration Générale
• Fournir des conseils à la mission et/ou au personnel subalterne.
• Peut éventuellement fournir une assistance pour examiner les accords du pays hôte, les accords budgétaires ou les contributions pour les subventions ou d'autres activités dans les zones attribuées. Identifier et communiquer les problèmes ou questions à mesure qu’ils se présentent et recommander des mesures appropriées.
• Se coordonner régulièrement avec les groupes de srevice et assurer la liaison, au besoin, avec les membres internes de l'équipe dans la mission et dans les stations secondaires.
• Exécuter d'autres tâches administratives connexes selon les besoins (par exemple les voyages, le suivi des comptes et des paiements aux fournisseurs et aux contractants, l’examen des plans d'espace physique, l’assistance dans l’identification des besoins technologiques du bureau, l’entretien des équipements, des logiciels et des systèmes; l’organisation et la coordination des séminaires, conférences et traductions).
Compétences
Professionnalisme : Tirer fierté de son travail et de ses réalisations ; Faire preuve de compétence professionnelle et de maîtrise du sujet ; Apporter à l’exécution de ses tâches la conscience et le souci d’efficacité voulus pour être en mesure d’honorer les engagements contractés, de tenir les délais impartis et d’obtenir les résultats escomptés; Agir pour des motifs professionnels plutôt que personnels; Persévérer face aux obstacles et aux difficultés ; Garder son calme dans les situations de crise; Volonté de réaliser l’objectif de l'égalité des genres en assurant la participation égale et la pleine implication des femmes et des hommes dans toutes les activités.
Esprit d’équipe: Collaborer avec ses collègues afin d’atteindre les objectifs de l’Organisation ; solliciter les apports, apprécier à leur juste valeur les idées et la compétence de chacun et être prêt à apprendre de lui ; faire passer l’intérêt de l’équipe avant son avantage personnel ; Accepter les décisions finales du groupe et s’y plier, même si elles ne cadrent pas parfaitement avec sa position propre; partager les réussites de l’équipe et assumer sa part de responsabilité dans ses échecs.
Aptitude à Planifier et à organiser : Aptitude à définir clairement des buts compatibles avec les stratégies convenues; aptitude à hiérarchiser les activités et tâches prioritaires et réaménager les priorités en fonction des besoins; aptitude à prévoir suffisamment de temps et de ressources pour mener sa tâche à bien; aptitude à tenir compte des risques et des imprévus dans la planification; aptitude à suivre l’exécution des plans et des mesures et à les modifier s’il y a lieu; aptitude à tirer le meilleur parti du temps dont il/elle dispose.
Formation
Un diplôme de fin d’études secondaires (achevees) ou equivalent est requis.
Job - Specific Qualification
Une formation technique en finance, budget, gestion des ressources humaines ou en administration est très souhaitable.
Expérience professionnelle
Au moins cinq (5) années d'expérience à des niveaux de responsabilité de plus en plus élevés dans les domaine de l’administration, des finance, du budget, de la comptabilité, de l’audit, des ressources humaines ou dans une discipline apparenté est requis. Le nombre minimum d'années d'expérience pertinente est ramené à trois (3) pour les candidats titulaires d'un diplôme universitaire de premier niveau ou d'un diplôme supérieur.
Des compétences informatiques solides, notamment la maîtrise du traitement de texte et des feuilles de calcul, sont requises.
Une connaissance spécifique des outils électroniques administratifs des Nations Unies, comme Umoja ou le Progiciel de gestion intégré (ERP), est souhaitable.
Une expérience de travail dans une agence des Nations Unies dans ce domaine est souhaitable.
Connaissances linguistiques
L’anglais et le français sont les langues de travail du Secrétariat de l’Organisation des Nations Unies. Pour le poste faisant l’objet du present avis, la maîtrise du français est requise. La connaissance de l’anglais est souhaitable.
Méthode d'évaluation
Les candidats qualifiés pourront être invités à participer à une évaluation puis, éventuellement, à un entretien axé sur les compétences.
Notice spéciale
Ce poste est soumis au recrutement local en application de la disposition 4.4 du Règlement du personnel de l’Organisation des Nations Unies. Tous les agents des services généraux et catégories apparentées sont recrutés dans le pays où se situe le bureau de leur affectation ou dans les localités proches, quelle que soit leur nationalité et compte non tenu du temps qu’ils ont passé dans ledit pays avant leur recrutement. Le fonctionnaire nommé à un poste soumis à recrutement local n’a pas droit aux indemnités et prestations réservées aux fonctionnaires recrutés sur le plan international.
Le Secrétariat de l’Organisation des Nations Unies tient à ce que son personnel comprenne autant de femmes que d’hommes et souhaite que la représentation géographique soit aussi diverse que possible. Les candidatures féminines sont fortement encouragées.
Pour l’Organisation des Nations Unies, la considération dominante dans le recrutement et l’emploi du personnel est la nécessité de s’assurer les services de personnes possédant les plus hautes qualités de travail, de compétence et d’intégrité, tout en tenant compte de la diversité géographique. Toutes les décisions de recrutement sont prises sur la base des qualifications des candidates et candidats et des besoins de l’Organisation. L’Organisation des Nations Unies s’engage à créer un environnement diversifié et inclusif et à instaurer un climat de respect mutuel. Elle recrute et emploie les membres de son personnel quels que soient leur identité de genre, leur orientation sexuelle, leur race, leur religion, leur origine culturelle ou ethnique ou leur handicap. Des aménagements raisonnables peuvent être prévus pour faciliter la participation des candidates ou candidats handicapé(e)s aux procédures de recrutement lorsque cela est indiqué et demandé dans le dossier de candidature.
Charte des Nations Unies
Aux termes du paragraphe 3 de l’Article 101 de la Charte des Nations Unies, la considération dominante dans le recrutement du personnel doit être la nécessité d’assurer à l’Organisation les services de personnes possédant les plus hautes qualités de travail, de compétence et d’intégrité. Ne seront pas retenues les candidatures des personnes qui ont commis des violations du droit international des droits de l’homme ou du droit international humanitaire, des actes d’exploitation, d’atteintes ou de harcèlement sexuels, ou au sujet desquelles il existe des raisons plausibles de croire qu’elles ont été impliquées dans la commission de tels actes. L’expression « exploitation sexuelle » désigne le fait d’abuser ou de tenter d’abuser d’un état de vulnérabilité, d’un rapport de force inégal ou de rapports de confiance à des fins sexuelles, y compris mais non exclusivement en vue d’en tirer un avantage pécuniaire, social ou politique. On entend par « atteinte sexuelle » toute atteinte physique de nature sexuelle commise par la force, sous la contrainte ou à la faveur d’un rapport inégal, ou la menace d’une telle atteinte. Le harcèlement sexuel s'entend de tout comportement déplacé à connotation sexuelle raisonnablement propre ou de nature à choquer ou humilier, lorsqu'il entrave la bonne marche du service, est présenté comme une condition d'emploi ou crée au lieu de travail un climat d'intimidation, d'hostilité ou de vexation, et lorsque ce comportement est assez grave pour justifier le licenciement de son auteur. La candidature de personnes qui ont commis des délits autres que des infractions mineures au code de la route ne sera pas retenue.
Sera dûment prise en considération l'importance d'un recrutement effectué sur une base géographique aussi large que possible. Aucune restriction ne sera imposée par l'Organisation à l'accès des hommes et des femmes, dans des conditions égales, à toutes les fonctions, dans ses organes principaux et subsidiaires. Le Secrétariat de l'Organisation des Nations Unies est un espace non-fumeurs.
Des aménagements raisonnables peuvent être fournis aux candidats en situation de handicap sur demande, pour soutenir leur participation au processus de recrutement.
En acceptant une lettre de nomination, les membres du personnel sont soumis à l'autorité du Secrétaire général, qui peut leur assigner l’une quelconque des tâches ou l’un quelconque des postes de l’Organisation des Nations Unies conformément à l'article 1.2 (c) du Statut du personnel. En outre, les fonctionnaires des catégories professionnelle et supérieure jusqu'au niveau D-2 inclus et de la catégorie du Service mobile sont normalement tenus d’être périodiquement mutés dans différents lieux d'affectation pour exercer leurs fonctions, dans les conditions établies dans l’instruction administrative ST/AI/2023/3 sur la mobilité, telle qu'elle peut être modifiée ou révisée. Cette condition de service s’applique à tous les avis de vacance de poste spécifiques et ne s’applique pas aux postes temporaires.
Les candidats sont invités à respecter scrupuleusement toutes les instructions disponibles sur la plateforme de recrutement en ligne Inspira, et à consulter le manuel du candidat en cliquant sur « Manuels » dans la case « Aide » de la page d'accueil de leur compte Inspira.
Les candidatures feront l'objet d'une évaluation et d'un examen préalables sur la base des informations soumises conformément aux critères d'évaluation de l'avis de vacance de poste et aux dispositions législatives internes applicables de l'Organisation des Nations Unies, notamment la Charte des Nations Unies, les résolutions de l'Assemblée générale, le Statut et le Règlement du personnel, les textes administratives et les directives. Les candidats doivent fournir des informations exhaustives et précises conformément aux instructions fournies sur la plateforme Inspira. Une fois la candidature envoyée, aucune modification, suppression ou révision, ni aucun ajout ou changement ne pourra être fait. Il sera procédé à une vérification des références des candidats faisant l'objet d'une attention particulière pour s'assurer de l'exactitude des renseignements qu’ils ont fournis dans leur candidature.
Les avis de vacance de postes publiés sur le Portail des carrières sont retirés à 11:59 p.m. (heure de New York), le jour de la date limite de dépôt des candidatures.
Aucun frais de dossier
L’ONU NE PERÇOIT DE FRAIS À AUCUN STADE DU RECRUTEMENT (DÉPÔT OU TRAITEMENT DE LA CANDIDATURE, ENTRETIEN, FORMATION, ETC.), ET ELLE NE DEMANDE AUCUNE INFORMATION BANCAIRE.
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