Recrutement de 01 ASSISTANT/E ADMINISTRATIF/VE

Recrutement de 01 ASSISTANT/E ADMINISTRATIF/VE
Niveau d'études: Non précisé
Expérience: 5 ans
Expire le: 22-01-2024

UNESCO
Bujumbura, Burundi
ASSISTANT/E ADMINISTRATIF/VE

Numéro du poste : 6BIADM0702RP

Classe : G-5

Secteur de tutelle : Secteur de l’administration et du management (ADM)

Lieu d'affectation: Bujumbura

Famille d'emplois: Administration

Type de contrat : Engagement de durée définie - Hors Siège

Durée du contrat : 2 ans, renouvelable

Recrutement ouvert à : Candidats internes et externes

Clôture des candidatures (minuit heure de Paris) : 22-JAN-2024

Valeurs fondamentales de l’UNESCO : Engagement envers l’Organisation, intégrité, respect de la diversité, professionnalisme

(Seuls les candidats ayant le droit de travailler au Burundi peuvent postuler à ce poste.)

RESUME DES FONCTIONS DU POSTE
Sous l'autorité générale du Directeur du Bureau régional de l’UNESCO pour l’Afrique centrale à Yaoundé et sous la supervision directe du Responsable financier et administratif, l'Assistant/e administratif/ve fournit une série de services de soutien administratif conformément aux règles et règlements, aux pratiques, normes et procédures de l'UNESCO.

Responsabilités générales
Agir en tant qu'agent de certification jusqu'au niveau autorisé délégué par la Directrice financière (CFO).
Rédiger et préparer les correspondances courantes, les notes de service et les rapports non substantiels.
Tenir des dossiers confidentiels et généraux et établir des systèmes de référence.
Aider à la préparation de rapports budgétaires et financiers, de statistiques ou de projections pour l'usage des gestionnaires.
Examiner les projets de rapports, vérifier l'exactitude et la cohérence globales, recouper la cohérence des chiffres.
Peut aider à superviser les activités liées à l'entretien des bureaux, à la sécurité, au transport et aux services similaires.
Fournir des conseils et une interprétation sur les règles, réglementations et procédures administratives non complexes.

Responsabilités financières
Assister et informer le superviseur sur la situation financière, en utilisant des systèmes d'information de gestion et des rapports.
Coder, enregistrer et rapprocher les opérations comptables.
Vérifier et traiter les paiements.
Tenir des comptes spécifiques, calculer et compiler des données financières, préparer des rapports de routine.
Générer des rapports de dépenses à partir des systèmes automatisés.
Fournir une assistance et des conseils au personnel sur les procédures financières de base, les exigences liées aux paiements et sur les dispositions bancaires et monétaires.
Agir en tant que point focal bancaire en charge de la réconciliation.
Faire le suivi des documents bancaires.

Responsabilités budgétaires
Suivre et contrôler les engagements et les dépenses.
Préparer des estimations de coûts détaillées et d'autres données à utiliser dans l'analyse et les propositions budgétaires.
Assurer le suivi des niveaux budgétaires et alerter le superviseur et les responsables concernés pour éviter d'éventuelles insuffisances de fonds (validation des informations et identification d'éventuelles erreurs ou irrégularités).
Générer des rapports de dépenses à partir des bases de données du système d'information automatisé ; compiler les données budgétaires.
Aider à la préparation, à l'estimation des coûts et à la finalisation des rapports budgétaires, effectuer une analyse préliminaire des écarts entre les budgets et les dépenses réelles ; vérifier la cohérence des chiffres.
Examiner l'exactitude et la cohérence globales des projets de rapports ; vérifier la cohérence des chiffres.
Identifier toutes autres anomalies et erreurs ; alerter le superviseur et entreprendre des opérations pour corriger les erreurs/omissions.

Responsabilités Ressources Humaines (RH)
Assister dans les questions administratives RH.
Rédiger la correspondance et d'autres documents pour les actions du personnel, assurer le suivi des actions RH à venir, maintenir la base de données.
Récupérer et analyser les données liées aux RH à partir de systèmes automatisés ; alerter le superviseur des incohérences/erreurs et proposer des actions correctives.
Traiter les salaires, les droits, les réclamations, les contrats des non-fonctionnaires, etc. conformément aux directives et procédures établies.
Fournir une assistance, des conseils et des séances d'information au personnel nouvellement arrivé, aux experts et aux consultants sur les procédures de base ; aider et soutenir les questions liées aux visas, cartes d'identité, permis de conduire et autres documents nécessaires relatifs au personnel conformément aux exigences de l'Organisation et du pays hôte (assurer la liaison, le cas échéant, avec le Ministère des Affaires étrangères).
Assister dans les formalités de pré-recrutement et apporter un soutien sur la conduite du processus de recrutement ; coordonner les horaires des entrevues, préparer l'ordre du jour et la documentation.

Logistique
Expédition : prendre des dispositions, assister et conseiller sur l'expédition ; assurer la liaison avec les douanes.
Achats : aider à lancer des actions d'approvisionnement, à préparer les bons de commande et les contrats, suivre l'état des demandes et maintenir le contact avec les fournisseurs.
Voyages : aider et fournir des conseils dans la préparation des plans de voyage, examiner les demandes de voyage, préparer les commandes de voyage ; émettre des avances de voyage.
Aider dans toutes les questions liées à la sécurité. Peut assurer la liaison et coopérer avec l'UNDSS sur des questions liées à la sûreté et à la sécurité.

Compétences (Fondamentales et Managériales
Responsabilité (F)
Communication (F)
Innovation (F)
Partage des connaissances et volonté constante d’amélioration (F)
Planification et organisation (F)
Culture du résultat (F)
Travail en équipe (F)
Professionnalisme (F)

Pour plus d’informations, merci de consulter le Référentiel des compétences de l’UNESCO.

QUALIFICATIONS REQUISES

Formation
Enseignement secondaire, technique ou professionnel complété.

Expérience professionnelle
Au moins cinq (5) ans d'expérience professionnelle pertinente dans le domaine de l'administration, des ressources humaines, des finances et des achats ou domaines connexes.

Aptitudes & Compétences
Compétences relationnelles : professionnalisme, intégrité et esprit d’équipe.
Excellentes compétences analytiques et techniques.
Bonnes compétences interpersonnelles et de communication, y compris la préparation des correspondances et correction de documents.
Capacité de planification et de coordination et capacité démontrée à établir des priorités et à organiser son propre travail.
Capacité à prendre des initiatives et à fournir un soutien et des services de qualité et en temps opportun.
Capacité à identifier les erreurs ou irrégularités et à proposer des actions correctives.
Très bonnes capacités informatiques de l’utilisation de MS Office (Outlook, Word, Excel, Powerpoint, etc.).

Langues
Excellente connaissance (orale et écrite) du français ou de l'anglais et bonne connaissance de l'autre langue.

QUALIFICATIONS SOUHAITEES

Formation
Formation/certification en comptabilité, finance ou administration, ou dans tout autre domaine connexe.

Expérience professionnelle
Expérience professionnelle au sein du système des Nations Unies ou d'une organisation internationale.

Aptitudes & Compétences
Connaissance des systèmes de planification des ressources d'entreprise (ERP/Enterprise Resource Planning system), tel que SAP (System Applications and Products in Data Processing) ou autre système connexe.
Capacité à travailler/traiter efficacement et avec tact avec une variété d'intervenants dans un environnement multiculturel.

Langues
Connaissance d'une autre langue officielle de l'UNESCO (arabe, chinois, espagnol ou russe).

SALAIRES ET INDEMNITES
Les salaires de l'UNESCO se composent d'un salaire de base et d'autres avantages qui peuvent inclure, le cas échéant : 30 jours de congé annuel, allocation familiale, assurance médicale, régime de retraite, etc.

Le traitement annuel de départ pour ce poste est de l’ordre de 40.911.000 Bu. Frs..

Pour plus d'informations sur les salaires et indemnités, veuillez consulter notre Guide sur les salaires et indemnités au personnel.

PROCESSUS DE SÉLECTION ET DE RECRUTEMENT
Veuillez noter que tous les candidats doivent remplir une demande en ligne et fournir des informations complètes et exactes. Pour postuler, veuillez visiter le site Web de l'UNESCO Carrières. Aucune modification ne peut être apportée à la candidature soumise.

L'évaluation des candidats est basée sur les critères de l’avis de vacance de poste et peut inclure des tests et/ou des évaluations, ainsi qu'un entretien basé sur les compétences.

L'UNESCO utilise des technologies de communication telles que la vidéo ou la téléconférence, la correspondance par e-mail, etc. pour l'évaluation des candidats.

Veuillez noter que seuls les candidats sélectionnés seront contactés et que les candidats à l'étape de sélection finale seront soumis à une vérification des références sur la base des informations fournies.

L’UNESCO rappelle que la considération dominante dans le recrutement du personnel doit être la nécessité d’assurer à l’Organisation les services de personnes possédant les plus hautes qualités de travail, de compétence et d’intégrité. L’UNESCO applique une politique de tolérance zéro à l’égard de toute forme de harcèlement. L’UNESCO s’est engagée à atteindre et à maintenir une répartition géographique équitable et diversifiée, ainsi que la parité des genres parmi les membres de son personnel dans toutes les catégories et à tous les niveaux. En outre, l’UNESCO est résolue à atteindre une diversité de personnel sur le plan du genre, de la nationalité et de la culture. Les candidatures de ressortissants d’États membres non et sous-représentés (veuillez cliquer ici pour la dernière mise à jour) sont particulièrement bienvenues et vivement encouragées. Les personnes issues de groupes minoritaires et de groupes autochtones, ainsi que les personnes handicapées, sont également encouragées à postuler. Toutes les candidatures seront traitées avec la plus grande confidentialité. Une mobilité mondiale est requise pour les membres du personnel nommés sur des postes internationaux.

L’UNESCO ne prend de frais à aucune étape du recrutement.