Recrutement de 01 Assistant(e) Administratif(ve)

Catholic Relief Services, USCCB, « CRS » Niger recrute « un(e) Assistant(e) Administratif(ve) » pour le bureau de Diffa.

Fonction : Un(e) Assistant(e) Administratif(ve)

Taux d’occupation : 100%

Département : Urgence

Lieu de travail : Diffa

Type de contrat : CDD (12 mois avec possibilité de renouvellement)

Responsable hiérarchique : Responsable de base Diffa

CONTEXTE

Catholic Relief Services (CRS) est une organisation non-gouvernementale créée en 1943 par les évêques catholiques des Etats-Unis afin d’assister les plus démunis dans le monde. Depuis 1995, CRS/Niger contribue à assurer la restauration de la dignité humaine sans distinction de race, d’ethnie ou de religion à travers des actions qu’il mène en collaboration avec les partenaires.

CRS/Niger intervient actuellement dans toutes les régions du pays où il apporte un soutien aux plus vulnérables dans divers domaines comme l’agriculture, la sécurité alimentaire, la santé et la nutrition, l’éducation, la micro finance et les réponses aux urgences.

Résumé du poste :

Vous fournirez des services dans la réalisation au jour le jour d’activités administratives réactives, efficaces et efficientes en appui à la mission de Catholic Relief Services (CRS) de servir les personnes pauvres et vulnérables. Vous fournirez des services constants et de qualité et contribuerez à la bonne gestion des ressources pour aider à garantir l’efficacité opérationnelle permettant d’appuyer des programmes de qualité élevée.

Responsabilités du poste:

Faciliter la communication avec toutes les unités de l’organisation et les parties prenantes externes, selon les cas. Envoyer/recevoir et distribuer tous les mails/lettres/documents entrants et sortants.
Réaliser des transactions et processus administratifs spécialisés (par ex. traduire les documents, taper, corriger et/ou formater des documents ; enregistrer et transcrire des comptes-rendus de réunions ; rédiger des messages simples de correspondance).
Préparer des documents de transaction en appui à des processus généraux d’opérations et aider à la coordination du traitement des transactions (par ex. demandes de paiement, autorisations de voyage, avances de frais de voyage, visas, etc.)
Compiler des données, faire la saisie et la vérification de données relatives aux processus administratifs généraux (par ex. diverses listes de contacts, soldes de congés des employés, rapports de présence des employés, examen des fiches de bord des véhicules, dossiers d’accueil pour les visiteurs, etc.)
Appuyer les dispositions logistiques pour les employés et les visiteurs. Fixer et coordonner les rendez-vous. Fournir un appui pour la logistique et la communication des activités de planification d’évènements.
Assurer la propriété et le bon état sanitaire du bureau en termes de désinsectisation, dératisation…
Aider à la mise en œuvre des processus de gestion des biens, comme la réception et la distribution des biens, l’étiquetage des biens, les comptes physiques, etc.
Remettre les bons de commande, réceptionner et contrôler la qualité des biens commandés conformément aux spécifications prédéfinies
Assurer la réception et le placement des appels téléphoniques
Assuré la gestion des fournitures de bureaux
Gérer la caisse de menues dépenses, encaisser les chèques émis en son nom, payer les frais de transport ainsi que les perdiems aux bénéficiaires et remettre les chèques aux fournisseurs et prestataires ;
Assurer toutes les autres tâches assignées par la hiérarchie


COMPETENCES ELARGIES (pour tout le personnel du CRS)

Servir avec intégrité
Etre un travailleur exemplaire
Cultiver des relations constructives
Promouvoir l’apprentissage
Principales relations de travail :

Supervision :

Interne : Gestionnaires de Projet, Coordinateur des Projets d’Urgence, Coordinateur Adjoint des Projets d’Urgence, Chef de Base Diffa, Agents de Terrain, département achat, staff administratif à Diffa


Externe : les prestataires ; fournisseurs et les partenaires

Formation, expérience et capacités requises

Études et expérience

Baccalauréat exigé. Diplôme/certificat professionnel ou cours en administration souhaités.
Deux ans d’expérience de travail de bureau dans un rôle de secrétariat ou d’administration. Une expérience dans une ONG locale ou internationale est un plus.
Des diplômes supplémentaires peuvent remplacer une partie de l’expérience.
Expérience en dactylographie/traitement de texte, saisie de données dans des bases de données et des formulaires en ligne et expérience du travail avec divers équipements de bureau.
Expérience de MS Office (Excel, Word, PowerPoint, Visio) et systèmes de gestion de l’information. Maîtrise de Word.
Compétences personnelles

Bonne gestion du temps et capacité à travailler à des tâches multiples
Souci du service au client et bonnes compétences en communication et relations interpersonnelles
Proactif, plein de ressources, axé sur les solutions et les résultats
Langue étrangère exigée/souhaitée : français et anglais exigés.

Les langues locales souhaitées : Haoussa ; Kanuri et Peulh souhaitées

Voyages nécessaires : avec des déplacements sur le terrain.

Compétences au niveau de toute l’agence (pour tous les employés de CRS) :

Elles sont enracinées dans la mission, les valeurs et les principes directeurs de CRS et utilisées par chaque membre du personnel pour remplir ses responsabilités et atteindre les résultats souhaités.

● Relations de confiance

● Croissance professionnelle

● Partenariat

● Redevabilité

Les procédures d’acquisition de compétences reflètent notre engagement à protéger les enfants et adultes vulnérables des abus et de l’exploitation.

Employeur respectueux de l’égalité des chances et encourage fortement les candidatures féminines.