Recrutement de 01 Assistant(e) chargé(e) des ressources d’information

Recrutement de 01 Assistant(e) chargé(e) des ressources d’information
Niveau d'études: Non précisé
Expérience: 3 ans
Expire le: 31-10-2023

FAO
Lomé, Togo
Humanitaire (ONG, Associations, ...), Projet/programme de développement
Job Description - Assistant(e) chargé(e) des ressources d’information (2303167)

Job Description

CALL FOR EXPRESSIONS OF INTEREST - VACANCY ANNOUNCEMENT: 2303167

Assistant(e) chargé(e) des ressources d’information

Job Posting: 17/Oct/2023
Closure Date: 31/Oct/2023, 11:59:00 PM
Organizational Unit: FRTOG
Job Type: Staff position
Type of Requisition: General Service
Grade Level: G-4
Primary Location: Togo-Lome
Duration: Durée déterminée : 1 an renouvelable
Post Number: 0132195
CCOG Code: 2105f

IMPORTANT NOTICE: Please note that Closure Date and Time displayed above are based on date and time settings of your personal device

Staff in the General Service category are recruited locally from the Primary Location area, which is where the office is located.

• FAO is committed to achieving workforce diversity in terms of gender, nationality, background and culture
• Qualified female applicants, qualified nationals of non-and under-represented Members and persons with disabilities are encouraged to apply
• Everyone who works for FAO is required to adhere to the highest standards of integrity and professional conduct, and to uphold FAO's values
• FAO, as a Specialized Agency of the United Nations, has a zero-tolerance policy for conduct that is incompatible with its status, objectives and mandate, including sexual exploitation and abuse, sexual harassment, abuse of authority and discrimination　　
• All selected candidates will undergo rigorous reference and background checks
• All applications will be treated with the strictest confidentiality
• FAO staff are subject to the authority of the Director-General, who may assign them to any of the activities or offices of the Organization.

The Food and Agriculture Organization of the United Nations (FAO) contributes to the achievement of the 2030 Agenda through the FAO Strategic Framework by supporting the transformation to MORE efficient, inclusive, resilient and sustainable agrifood systems, for better production, better nutrition, a better environment, and a better life, leaving no one behind.

Cadre organisationnel
L’Organisation des Nations Unies pour l’alimentation et l’agriculture (FAO) appuie la transformation des systèmes agroalimentaires destinée à les rendre plus efficaces, plus inclusifs, plus résilients et plus durables en vue d’améliorer la production, la nutrition, l’environnement et les conditions de vie, sans laisser personne de côté.
Le poste est situé dans la Représentation de la FAO à Lomé, Togo.

Objectif principal
L’assistant(e) chargé(e) des ressources d’information effectue un large éventail de fonctions d’appui ordinaires, contribuant au bon fonctionnement de l’ensemble des technologies de l’information et de la communication (TIC), des ressources d’information et de la gestion des dossiers au sein du Bureau.

Supervision reçue/exercée
L’assistant(e) chargé(e) des ressources d’information rend compte au cadre supérieur/gestionnaire et reçoit des orientations d’ordre technique de la division et/ou du bureau technique compétent au siège et dans le bureau régional. Il ou elle agit en toute autonomie s'agissant des questions de routine, se conformant aux politiques et aux procédures établies. La supervision dont il ou elle fait l'objet est axée sur les priorités correspondantes du Bureau, notamment sur le respect des délais et la qualité de l’appui apporté aux clients, et comporte des possibilités d’apprentissage.

Relations de travail
L’assistant(e) chargé(e) des ressources d’information interagit régulièrement avec le personnel de tous les niveaux du Bureau ainsi qu’avec les bureaux compétents du siège pour un certain nombre de fonctions ayant pour but d’échanger des informations courantes liées à l’intégralité de l’appui aux ressources d’information.

Fonctions et résultats essentiels

Technologies de l’information et de la communication :
• Agir en tant que premier point d’appui pour les questions liées aux TIC ; recevoir, enregistrer et suivre les demandes conformément aux procédures établies ; répondre aux questions ponctuelles et recueillir des données ;
• Fournir un appui de premier et de deuxième niveau destiné à résoudre les problèmes dans le domaine des technologies de l’information, liés au matériel standard de la FAO ; faire remonter les problèmes ne pouvant pas être résolus vers le personnel d’appui informatique du Bureau informatique régional ainsi que vers l’équipe technique de la Division de l’informatique ; suivre l’état d’avancement des problèmes et en assurer la résolution ;
• Assurer la liaison avec les prestataires d’appui technique externes, apportant un suivi aux problèmes rencontrés par les utilisateurs jusqu’à ce qu’ils soient réglés ;
• Fournir un support technique au fonctionnement et à l’utilisation de l’infrastructure du réseau des bureaux (réseaux LAN filaires ou sans fil, routeurs, pares-feu), à l’accès à Internet et aux services de réseaux (fichiers/services d’impression, sécurité, sauvegarde de courriels) en accord avec les politiques de l’Organisation établies par la Division de l’informatique ;
• Lancer les demandes d'achat de matériel et de logiciels, conformément aux directives et aux procédures de l’Organisation, assurant l’approbation du Bureau régional pour les dépenses et l’autorisation de la Division de l’informatique pour les articles non standards ;
• Contrôler l’application des règles minimales de sécurité en matière de télécommunications (MISTS) du Bureau et collaborer avec d’autres agences, selon les besoins.
• Tenir un inventaire des ordinateurs, périphériques, logiciels et équipement MISTS ; contrôler l’application des règles minimales de sécurité en matière de télécommunications (MISTS) ainsi que l’équipement MISTS, veiller à leur entretien approprié et à leur manipulation et stockage en toute sécurité, et effectuer le suivi des équipements loués.
Ressources d’information et gestion des dossiers :
• Agir en tant que point focal sur l’ensemble des questions relatives aux ressources d’information, à la gestion de la bibliothèque et des dossiers et travailler en liaison avec le Bureau de la communication de l’Organisation au siège selon les besoins ;
• Traiter la correspondance et la documentation entrante et sortante, électronique et papier : envoyer, recevoir, analyser, trier, acheminer, distribuer et classer la correspondance ; vérifier la qualité des processus et s'assurer que les exigences formelles soient respectées selon les procédures standards;
• Evaluer et transférer les dossiers semi actifs vers les archives centrales conformément au calendrier de conservation et aux procédures convenus ;
• S’acquitter d’autres tâches selon les besoins.

Impact du travail
Le travail du titulaire du poste a un impact sur l'efficacité et le respect des délais dans la prestation de services d’appui informatique et/ou de ressources d’information et de gestion de dossiers. Ses actions se reflètent sur la transparence et la responsabilité comptable de l’unité administrative et sur l’exécution efficiente et efficace du programme.

CONDITIONS MINIMALES À REMPLIR - Les candidats seront sélectionnés en fonction des critères suivants :

Formation : Éducation du niveau de fin d’études secondaires.
Expérience : Trois ans d’expérience significative dans l’appui aux utilisateurs des logiciels Microsoft Windows et Office dans un environnement de grand réseau et/ou dans la gestion d’archives et de ressources d’information.
Connaissances linguistiques : Connaissance pratique (niveau C) du français.
Compétences informatiques : Expérience dans la réparation de matériel informatique et dans la configuration de logiciels. Expérience dans la fourniture d’appui informatique dans un environnement en réseau ; expérience avec MS Exchange et MS Outlook. Expérience en approvisionnement en matériel et autres fonctions administratives associées.
Résidence : Le personnel des services généraux est recruté localement. Pour être éligibles à ce poste, les candidats doivent être ressortissants du pays du lieu d'affectation ou posséder un visa / permis de travail existant et résider à une distance de trajet du lieu d'affectation au moment de la candidature. "Distance de trajet" désigne la distance à l'intérieur de laquelle les membres du personnel peuvent se déplacer quotidiennement entre leur lieu de travail et leur résidence.

Compétences essentielles
• Être axé(e) sur les résultats
• Travail d’équipe
• Communication
• Établir des relations constructives
• Partage des connaissances et amélioration continue
Compétences techniques
• Bonne connaissance des ressources, des technologies de l’information, de la gestion des dossiers, et des normes qui y sont associées.

QUALIFICATIONS ET COMPÉTENCES SOUHAITABLES
• Connaissance limitée (niveau B) de l’anglais ;
• Expérience en assistance réseau et équipement informatique avec une solide compréhension de l'installation et de la configuration du matériel de bureau et d'ordinateur portable ;
• Expérience de travail antérieure acquise dans un environnement orienté client Service Desk ;
• Excellente connaissance de la fonctionnalité des logiciels de bureautique standard, tels que MS Windows et MS Office ;
• Connaissance des systèmes d’archivage électronique, HTML et les principes de conception de sites Web ;
• Expérience pratique de MS Office 365, de l'installation et de la configuration de systèmes ;
• Connaissance des hard et des configurations des logiciels et des fonctions de réseau ;
• Connaissance de la bibliothèque et / ou des techniques d’archivage par catalogage;
• Certifications requises non expirées :
- Sensibilisation à la sécurité de l'information UNDSS – Fondamentale
- Examen MD-100 de la certification Microsoft Modern Desktop Administrator Associate
• Certifications supplémentaires :
- d'autres certifications Microsoft et Apple pertinentes seraient souhaitables
- une certification Cisco CCNA serait souhaitable
- une certification ITIL v3 serait souhaitable
• Connaissance des politiques, règles et règlements du système des Nations Unies ;
• Une expérience professionnelle au sein du système des Nations Unies ou d'une organisation internationale est un atout.

FAO staff are expected to adhere to FAO Values of Commitment to FAO,

Respect for All and Integrity and Transparency

ADDITIONAL INFORMATION
• FAO does not charge a fee at any stage of the recruitment process (application, interview, processing)
• Please note that FAO only considers higher educational qualifications obtained from an institution accredited/recognized in the World Higher Education Database (WHED), a list updated by the International Association of Universities (IAU) / United Nations Educational, Scientific and Cultural Organization (UNESCO).