Localité : Burkina Faso / Bobo-Dioulasso Domaine : Assistance de direction Niveau : BAC + 2 Entreprise recruteur : GIZ coopération internationale Allemande
Poste à pourvoir ASSISTANT(E) DE BUREAU
Nombre de poste 01
Lieu d'affectation Bobo Dioulasso
Structure recruteur GIZ
Structure Bénéficiaire GIZ
Secteur activité Activités de santé et d’action sociale
Diplôme ou niveau BAC+2
Option du diplôme Secrétariat ou son équivalent
Expériences 03 ans
Capacités liées à l'emploi Avis de vacance de postes (interne &externe)
Un – e (01) Assistant de bureau (AVP N°017_2022)
La GIZ, Deutsche Gesellschaft für Internationale Zusammenarbeit (GIZ) GmbH, est une entreprise de la coopération internationale pour le développement durable qui opère sur tous les continents. Elle propose des solutions d’avenir pour le développement politique, économique, écologique et social dans un monde globalisé. Dans des conditions parfois difficiles, la GIZ soutient des processus complexes de changement et de réforme. Son objectif principal est d’améliorer durablement les conditions de vie des populations dans les pays de coopération.
Au Burkina Faso, la GIZ est présente depuis plus de 40 ans. Son commettant principal est le Ministère fédéral allemand de la Coopération économique et du Développement (BMZ). Ses trois thèmes centraux sont : Environnement et ressources naturelles, un seul monde sans faim et paix et cohésion sociale.
En dehors de ces trois thèmes centraux, la GIZ s’investit au Burkina Faso dans l’alliance pour le développement et le climat, dans la santé, la lutte contre les pandémie et One Health.
Dans la mise en œuvre de ses Projets et Programmes, le Bureau Pays, GIZ – Burkina Faso recherche des collaborateurs qui partagent et défendent ses valeurs en matière de Droits Humains, d’égalité et d’intégrité. Ainsi, dans le cadre de ses activités, il recherche des candidatures pour un (01) poste d’Assistant-e de bureau au profit du « Bureau Pays » probablement à partir du 1er février 2023.
A. Durée du contrat, lieu de travail et classification du poste :
La durée du contrat est de deux (02) ans. Le poste est basé à Bobo-Dioulasso et classé en Bande 2.
B. Domaine de responsabilité
La titulaire du poste est responsable des domaines d’activités suivantes :
• Le fonctionnement et la gestion efficiente du secrétariat du Projet ;
• La gestion de la fluidité et la qualité de la communication entre Projet et ses partenaires ;
• Le classement des documents dans des dossiers papier ou dans le DMS conformément aux règles de classement de la GIZ;
• L’appui à l’organisation des ateliers, missions du personnel et des visiteurs et la communication avec le Risque Management Unit de la GIZ ;
• La gestion de l’état général du bâtiment du bureau ProSol Bobo-Dioulasso.
Attributions
répondre au téléphone, vérifier les appels, les transférer ou les traiter ;
gérer le courrier entrant et sortant (courrier postal, télécopies, messages électroniques) et en organiser le traitement selon les priorités ;
photocopier et numériser des documents en fonction des besoins ;
constituer un fichier d’adresses faisant apparaître les principales coordonnées de contact et le tenir à jour en permanence ;
aider à la mise en place et à l’entretien d’un système de rangement et de classement des dossiers pour le projet ;
prêter assistance pour l’organisation d’événements et la documentation de réunions /ateliers / séminaires au sein et en dehors du projet ;
participer aux réunions (d’équipe) / ateliers internes et externes et aider à leur documentation, par ex. sous la forme de procès-verbaux ;
dresser régulièrement une liste des réunions / événements à venir ;
soutenir la préparation de programmes de visite, gérer le planning des déplacements, organiser le transport des visiteurs / visiteuses et réservations d’hôtels à Bobo ;
enregistrer le mouvement du personnel et des véhicules et communiquer chaque vendredi les déplacements de l’équipe au RMU ;
appuyer la RAF pour la distribution du matériel/gadgets dans la région ;
appuyer la RAF dans la gestion de l’inventaire du projet selon le règlement de la GIZ ;
suivre la gestion des fournitures de bureau ;
signaler les vices / dommages constatés sur les équipements de bureau au service d’administration des projets, organiser et contrôler leur entretien / réparation ;
veiller sur la propreté des locaux ;
veiller au confort des visiteurs, partenaires, collaborateurs / collaboratrices de projet et consultants en leur proposant des rafraîchissements et superviser la cafétéria ;
assurer le remplacement de l’ aide-comptable ;
exécuter toutes autres tâches dans le cadre de la mise en œuvre du projet à lui confiées par son supérieur hiérarchique.
C. Qualification, expériences et compétences requises
Le / la titulaire du poste devra avoir un diplôme universitaire et ou professionnel de niveau Bac + 2 options « Secrétariat ou son équivalent ». En plus de cela il / elle devra :
Justifier d’expériences professionnelles d’au moins trois (03) ans en tant que Secrétaire de projet ou à un poste similaire dans des projets de développement international ;
Avoir une bonne maitrise de l’utilisation du MS Office (Outlook, Excel, Power Point, Word,) ;
Être discret (e) dans le traitement confidentiel des données et informations ;
Avoir de bonnes qualifications dans le domaine d’attributions;
Avoir une bonne capacité de communication en équipe ;
Avoir de bonnes capacités de gestion et d’organisation ;
Avoir une bonne attitude centrée sur les clients et les services ;
Avoir des compétences approuvées du travail en équipe ;
Avoir une bonne maitrise de la langue Française ;
Avoir une bonne maîtrise de l’anglais ;
Parler la langue Allemande serait un atout.
Connaissance en informatique MS Office (Outlook, Excel, Power Point, Word,)
Condition d'âge NP
Les dossiers de candidature doivent comprendre uniquement une lettre de motivation, un Curriculum vitae concis, une copie de la carte nationale d’identité ou du passeport en cours de validité, une copie légalisée du diplôme requis et des références de personnes à contacter. Les candidatures féminines et celles des personnes vivant avec un handicap sont vivement souhaitées. N’oubliez pas de préciser votre adresse électronique et votre numéro de téléphone.
NB : Le Bureau de la GIZ se réserve le droit de ne pouvoir donner suite à cet Avis de Vacance de Poste. Toutefois, seuls les candidats sélectionnés seront contactés pour un test technique et ou entretien.
Date limite de depôt des dossiers 30/11/2022
Procedure de recrutement
Durée du contrat CDD 2 ans
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