Recrutement de 01 Assistant(e) de Département - CDI

Recrutement de 01 Assistant(e) de Département - CDI
Assistant(e) de Département - CDI Pau
Pays
France
Lieu
64 - Pyrénées-Atlantiques
Lieu de travail
PAU-CSTJF(FRA)
Domaine
Assistance / Secrétariat, Communication
Type de contrat
CDI
Expérience
Minimum 3 ans
Profil du candidat
Vous avez déjà une expérience significative de secrétariat / assistance.

Vous maîtrisez les outils bureautiques (packoffice Word, Excel, Powerpoint) et avez une appétence pour les outils informatiques en général.

Vous parlez anglais (niveau B1/B2)

Vous êtes organisé(e) et rigoureux(se), vous savez être à l'écoute et vous adapter, vous communiquez facilement.

Vous êtes autonome et vous aimez proposer de nouvelles idées.

Vous aimez le travail en équipe, vous êtes enthousiaste et vous savez embarquer les autres par votre attitude positive.

Activités
En tant qu'Assistant(e) du Département WAI et Office manager pour G&R, vous serez en contact avec de nombreux interlocuteurs, à la fois management et opérationnels, internes et externes.

Sous la responsabilité de la Cheffe de département WAI votre mission sera double :

Pour le secrétariat du département, les activités principales concernent l'organisation, l'administration du personnel et la communication, à savoir :

Gérer les agendas, organiser les rendez-vous, réunions internes et externes et les déplacements (ordres de mission, demandes de visas et notes de frais, réservations d'hôtels, transports, restaurants, salles de réunions…)
Assurer l'administration du personnel du département (plannings de congés/absences, délégations de pouvoirs de l'équipe, courrier, abonnements)
Gérer les mouvements (arrivées/départs) des collaborateurs et des stagiaires, prestataires et intérimaires ainsi que les déménagements de bureaux, en partenariat avec les services Onboarding et Mobilité
Assurer la gestion des fournitures et petits achats
Coordonner l'activité des autres assistantes de WAI, assurer la continuité de service / les remplacements mutuels pendant les congés. Encadrer la ou les contrats pros
Assurer une bonne circulation de l'information au sein du département
Organiser des moments de convivialité, veiller à la qualité de vie et à la sécurité au travail


Pour l'animation du réseau d'assistants de G&R, les activités principales sont les suivantes, en collaboration avec l'assistante de direction :

Animer l'équipe Teams des assistants G&R
Accompagner les assistants G&R dans l'utilisation des outils : être upgrader Lift, key user IDEAL, key user TRECK+ (outils internes)
Organiser le programme de marrainage pour les contrats pro assistants
Être force de proposition et participer à l'organisation d'événements au périmètre du réseau d'assistants ou plus largement au périmètre G&R, à la demande du VP G&R
Contexte et environnement
La branche OneTech est l’un des piliers de la stratégie de transition énergétique de TotalEnergies vers la neutralité carbone à horizon 2050.

La mission de nos 3 400 collaborateurs - ingénieurs, techniciens, chercheurs, répartis sur 9 sites en Europe : apporter l’expertise technologique et scientifique dont la Compagnie a besoin pour mettre en œuvre sa stratégie.

Au sein de la division Géosciences & Réservoir (G&R), le département Well Acquisition & Interpretation (WAI) a pour mission de fournir du support aux filiales, aux équipes exploration et aux autres équipes de G&R, dans toutes les spécialités géosciences liées au puits (préparation et suivi des forages, mesures, interprétations, etc).