Recrutement de 01 Assistant(e) finance

AVIS DE RECRUTEMENT
Pour un(e) Assistant(e) Finance basé(e) à Niamey
Clôture des candidatures : 07/06/2020

Début du contrat souhaité : 01/08/2020



Présentation de l'organisation :

Fondée en 2011, International NGO Safety Organisation (INSO) est une organisation non gouvernementale internationale qui apporte aux travailleurs humanitaires un appui en établissant des plates-formes de coordination de la sécurité dans des contextes instables. INSO fournit aux ONG inscrites une gamme de services gratuits, tels que :

Le suivi des incidents en temps réel,
Des rapports analytiques contextualisés,
Une cartographie des incidents sécuritaires,
Un soutien dans la gestion de crise,
Un support dans l’orientation du personnel,
Des formations.
Les services INSO aident les ONG dans leurs gestions des risques au quotidien, en améliorant leur connaissance du contexte d’intervention afin de leur permettre de baser leurs décisions d'accès humanitaire sur des données factuelles.

INSO s’est développée rapidement et d’une start-up novatrice est devenue une organisation mondialement reconnue et un élément clé du système de coordination de la sécurité humanitaire. Aujourd'hui, l'Organisation fournit un soutien quotidien à plus de 990 ONG dans quatorze pays.



La mission INSO au Niger :

En Septembre 2019, une vingtaine de partenaires ONG établis au Niger renouvellent leur demande pour l’ouverture d’une plateforme INSO au Niger.

La requête des ONG précise en particulier 3 points d’appuis prioritaires qui sont :

Aider à améliorer l’analyse du contexte ;
Mettre en place des formations sur l’accès humanitaire et la gestion des risques dans les zones de Tillabéry, Tahoua & Diffa ;
Renforcer la coordination humanitaire à Niamey entre les ONG, les Nations Unies et les autorités civiles et militaires.
L’objectif que s’est fixé INSO en 2020 est donc de renforcer les ONG au NIGER dans leurs capacités opérationnelles et analytiques afin de maintenir, voire améliorer leur accès sur le terrain.

En ce sens, INSO NIGER recherche une personne expérimentée pour rejoindre son équipe en tant qu’Assistant Finance basé à Niamey.



Aperçu du poste :

Sous la responsabilité du Chargé Finance, l’Assistant Finance est responsable du traitement des dossiers de paiement dans un objectif de performance de l’organisation auprès de ses bénéficiaires, et de conformité aux règles bailleurs. Il a également en charge de l’archivage de la documentation financière. Conscient de la tâche essentielle qu’il lui incombe, il œuvre dans sa fonction avec efficacité, rigueur et autonomie.

Il est parfaitement francophone, il sait écrire, et maîtrise également les langues nationales d’usage.

Le poste est basé à Niamey.



Principales responsabilités :

a. Responsable des processus de paiement et d’avance :

Veille à ce que les dossiers déposés à son attention soient supportées par des factures valides et/ou reçus, des demandes d'achats et tout autre document susceptible de justification ;
Contrôle la conformité desdites pièces justificatives avant tout paiement ;
Prépare les chèques, et les virements, pour les fournisseurs, et transmet les documents de manière coordonner pour obtenir les signatures auprès des personnes autorisées ;
Invite les prestataires à sur des plages horaires précises pour réceptionner leurs paiements ;
Effectue les paiements aux fournisseurs selon les modalités définies dans les politiques INSO ;
Effectue les paiements contre réception des signatures et autres documents attendus de la part du bénéficiaire du paiement (carte d’identité, …) ;
Prépare, en coordination avec le Département des Opérations, les virements pour les salaires des employés nationaux, et transmet les documents de manière coordonner et anticiper pour obtenir les signatures auprès des personnes autorisées ;
Effectue les versements des avances aux employés INSO selon les modalités définies dans les politiques INSO ;
S'assure que toutes les avances soient retournées à la fin de la semaine suivant la fin de la mission et que toutes les avances soient soldées avant la fin du mois ;


b. Responsable de l’enregistrement de la comptabilité :

Veille à ce que 100% des écritures (dépenses, avances, retours, …) soient correctement inscrites dans les journaux de caisse et de banques en devise sur une base quotidienne ;
Tient à jour le livre des avances sur une base quotidienne ;
Effectue les réconciliations des caisses avec sa hiérarchie à la fin de chaque semaine et de chaque mois, et s’assure que la balance des journaux de caisse correspond au comptage physique pour toute monnaie ;
Averti sans délai, et si possible avant l’enregistrement, sa hiérarchie de toutes anomalies ou irrégularités suspectées ou constatées dans les justificatifs, et les livres de caisse ou de banque ;


c. Responsable de l’archivage de la documentation Finance :

Organise de façon cohérente, et tient à jour, l’archivage physique, et informatique le cas échéant, des pièces comptables de son bureau et des bureaux dépendants ;
Organise de façon cohérente, et tient à jour, l’archivage physique, et informatique le cas échéant, de toute la documentation financière de son bureau et des bureaux dépendants ;
S’assure de la mise à jour de manière, à minima hebdomadaire, du dossier « Finance de SharePoint » pour les scans des pièces comptables de son bureau et des bureaux dépendants ;
Réceptionne les pièces comptables et autres documents financier des bureaux dépendant, et effectué l’archivage conformément aux procédures INSO ;


d. Assiste sa hiérarchie dans la gestion de la mission INSO :

Assiste, et conseille, sa hiérarchie dans l'analyse et la clôture des comptes ;
Assiste, et conseille, sa hiérarchie dans l’établissement du prévisionnel de trésorerie mensuel pour son bureau, et dans la préparation de la demande de fonds mensuel ;
Assiste, et conseille, sa hiérarchie sur les bonnes pratiques financière en vigueur dans le pays ;
Assiste, et conseille, sa hiérarchie dans l’écriture, et la mise en application de procédures financière nationale/locale en conformité avec la législation nationale et les procédures INSO globale ;
Assiste sa hiérarchie, et le département des Opérations, dans le calcul et la déclaration des taxes et impôts conformément aux dispositions légales en vigueur ;
Assiste sa hiérarchie en cas d’audit ou d’inspection, qu’il soit interne ou externe.
Cette liste est indicative et n’est pas exhaustive. L’employé pourra être amené à exécuter d’autres taches en lien avec son poste et qui lui seront demandées par sa hiérarchie.

Qualifications et Compétences Requises :

Excellent maîtrise du français, à l’écrit et à l’oral, exigée ;
Maîtrise de l’anglais, à l’écrit et à l’oral, appréciée ;
Maîtrise des outils informatique Word, Excel et Outlook exigée ;
Diplôme, au minimum, de niveau Licence exigé ;
Diplôme dans le domaine de la Gestion d’Entreprise/Organisation (Administration, Ressources Humaines, Logistique, ou Finance) exigé ;
Diplôme dans le domaine de la Finance apprécié ;
Minimum trois (03) ans d’expériences auprès d’ONG, d’entreprise ou d’organisations internationales en tant qu’Assistant Finance exigée ;
Expérience en management d’équipe appréciée ;
Acceptation et bonne compréhension des principes humanitaires ;
Ouverture d’esprit et confiance en soi ;
Autonomie, et organisation permettant de gérer son planning et d’accomplir les tâches attendues;
Compétences Personnelles Clés :

Une grande réactivité ;
Une communication facile ;
Un esprit ouvert et d’équipe ;
Termes et Conditions :

Contrat à durée déterminée de 12 mois ;

Date de démarrage prévue : Pour le 1er Août 2020 ;



Politique de sauvegarde d’INSO :

INSO est pleinement engagé au recrutement, à la sélection et à la vérification en toute sécurité de nouveaux potentiels membres du personnel, administrateurs et bénévoles. Nous veillerons au respect strict de notre code de conduite et de notre politique de sauvegarde tout au long du processus de recrutement.



À ce titre, les pratiques de recrutement sûres suivantes seront appliquées :

Toute offre d'emploi sera conditionnée à la réception d'au moins deux références professionnelles satisfaisantes ;
INSO interrogera les candidats sur des écarts importants dans l'emploi ou des changements fréquents d'emploi et d’adresse ;
Toutes les qualifications essentielles et les accréditations professionnelles pertinentes ainsi que les adhésions seront vérifiées ;
Le candidat retenu devra fournir une preuve d'identité valide (passeport, carte d'identité) ;
Tous les nouveaux employés recevront une orientation sur les codes et procédures de INSO (code de conduite, dénonciation, etc.) ;
Tous les nouveaux employés devront signer et respecter le code de conduite comme condition d'emploi.