Recrutement de 01 ASSISTANT(E) LOGISTIQUE

Poste à pourvoir ASSISTANT(E) LOGISTIQUE
Nombre de poste 01
Lieu d'affectation Ouagadougou (Burkina Faso)
Structure recruteur SECOURS ISLAMIQUE FRANCE (SIF)
Structure Bénéficiaire SECOURS ISLAMIQUE FRANCE (SIF)
Secteur activité humanitaire, secours des victimes de catastrophes naturelles
Diplôme ou niveau Diplôme
Option du diplôme logistique
Expériences 02 ans
Capacités liées à l'emploi OFFRE D’EMPLOI :
ASSISTANT(E) LOGISTIQUE
MISSION / ROLE
Le titulaire du poste cité ci-haut a la charge de la mise en place de tous les aspects logistiques du SIF au sein du programme.
Le SECOURS ISLAMIQUE FRANCE (SIF) est une Organisation Non Gouvernementale de solidarité internationale basée en France. Fondée en 1992, le SIF est une association (loi 1901) apolitique à but non lucratif ayant pour objectif de secourir, apporter de l’aide et protéger les victimes de catastrophes naturelles, de conflits armés ou de crises économiques. Le SIF intervient dans plus de 15 pays à travers le monde pour y déployer des programmes d’urgence, de post-urgence et de développement. Le SIF apporte son aide depuis plus de 20 ans dans le respect des diversités culturelles, sans aucune distinction d’origine, de religion ou de genre. Dans le cadre d’effectuer sa mission au Burkina Faso SIF cherche à recruter un Assistant logistique
RATTACHEMENT HIERARCHIQUE
Sous la responsabilité du Coordinateur Logistique, il/elle assiste celui-ci dans la mise en place de tous les aspects logistiques du SIF au sein du programme.
En l’absence du Coordinateur Logistique, l’assistant logisticien est sous la responsabilité du Chef de Mission (CdM)
TACHES PRINCIPALES DE LA FONCTION
 Structuration de la logistique
Aide à la mise en place et au maintien opérationnel du département logistique (Structure de la logistique ; Chaîne d’approvisionnement ; achat ; parc autos et motos transport ; Stock ; équipements ; communication, Analyses statistiques et élaboration de rapports écrits ; Ressources humaines)
 Chaîne d’approvisionnement
• Veiller à l’approvisionnement en temps et en heure de la mission
• Aide à développer l’intelligence économique et logistique des zones d’interventions (principaux acteurs économiques disponibles ; approche « cash » ; principaux acteurs logistiques ; etc.)
• Aide à la planification des plannings d’achat annuels
• Aide à la prospection de nouveaux fournisseurs
 Achat
• S’assurer de la bonne réception des commandes, du classement et de l’archivage des bordereaux de transport (waybills)
• Mettre à jour le registre de réceptions des commandes
• Suivre en temps réel l’avancé de réalisation des achats
• Tient à jour la liste du matériel à acheter
• Réalise des demandes de devis / cotations / pro-forma en respectant scrupuleusement les règles et procédures d’achat /prestation SIF
• Propose des alternatives aux produits commandés en cas de non disponibilité
• Veille à la bonne livraison des fournitures et du matériel à son destinataire (interne) après vérification de la qualité et de la quantité (l’assistant Logistique est responsable de la qualité du matériel qu’il achète et de son adéquation avec les besoins spécifiés par le demandeur.)
• Fournir les factures et reçus pour tout achat
• Vérifier que les documents d’achat (pro-forma, factures, reçus, devis) soient correctement remplis et comportent toutes les informations légales définies par le Code de Commerce (assurer, si nécessaire, la traduction des documents reçus en langue locale).
• Veille en permanence à trouver le meilleur rapport qualité/prix
• Respecter les procédures d’achat du SIF
• Respecter la charte éthique des achats SIF en annexe de cette description de poste
 Gestion des véhicules / Déplacements
• Organiser les déplacements de manière à être le plus efficace et économe en carburant et élabore hebdomadairement le planning de déplacement des véhicules
• Rempli l’outil de suivi des véhicules et assure son analyse : consommation par kilomètre, entretient, réparation
• Est responsable que les véhicules soient en état de marche, régulièrement entretenu et réparer avec qualité (évaluation des garages, contractualisation avec un garage,)
 Stock
• Organise, effectue et supervise les inventaires hebdomadaires, mensuels de stock
• Tient à jour les fiches de stock selon les procédures du SIF
• Veille au rangement et à la propreté des aires de stockage
• Prépare les commandes
• Elabore les demandes (BCI) pour l’approvisionnement des stocks
• Responsable de la gestion quotidienne et la réconciliation du stock (entrées /sorties)
• Assurer la mise en place du système de gestions des stocks
• Assurer le bon arrangement des stocks dans le dépôt
• Assurer la propreté de l’entrepôt et le contrôle des souricières
 Gestion des Equipements • Aide à l’application des règles et au respect des procédures de gestion des équipements • Mise en place de procédures techniques et opérationnelles concernant les équipements. • Gère l’inventaire des équipements et le tableau d’état de parc. • Assurer la responsabilisation des équipements attribués au staff (signature de fiche d’attribution). • Assurer la gestion des équipements dans le strict respect des règles et des procédures de SIF. • Veille à l’archivage de tous les documents de gestion des équipements.  Gestion des habitations et du bureau
• Assure la supervision de toutes les habitations et des bureaux de la mission.
• Approvisionne les habitations et les bureaux en eau, carburant, électricité, en produit d’entretien et en consommables.
• Assure la maintenance (entretien climatiseurs, équipements, plomberie, électricité etc.).
• Est en charge de la supervision des travaux d’amélioration ou de réparation des bureaux et habitations.
• Assure le suivi des contrats de locations et des assurances,
• Prépare les Bon de commande Interne pour le paiement des factures (Eau, Electricité, connexion internet, Eau, recharge des gaz etc.
 Analyses statistiques et élaboration de rapports écrits
• Aide à la rédaction, chaque mois, un rapport écrit portant sur : (1) les activités du mois écoulé, les problèmes rencontrés et les solutions apportées, ainsi que, (2) les activités du mois suivant avec analyse des besoins et recommandations d’actions.
• Transmet le rapport à son supérieur, au plus tard le 3 du mois suivant le mois écoulé.
 Technologies de l’Information (IT)
• Veille au bon fonctionnement des équipements (mise à jour, antivirus, etc.)
• Aide le Coordinateur Logistique au dimensionnement du parc informatique et à la maintenance.
• Assure la gestion du parc informatique, de sa gestion dans le respect de la charte informatique à élaborer.
 Sécurité opérationnelle
• Veillez au bien-être professionnel de ses collaborateurs et au respect des règles de prévention, Sécurité, Santé au Travail (SST)
• Il/elle se tient informé (e) de la situation sécuritaire dans la zone d’intervention et transmet ces informations à son responsable hiérarchique.
• Il/elle veille à ce que les bâtiments SIF soient conformes et équipés selon les standards sécuritaires de l’organisation.
• Il/elle veille à ce que les bâtiments de SFI soient équipes d’extincteurs en nombre suffisant et que les visites techniques des extincteurs soient respectées.
• Il/elle veille à ce que les kits de premiers secours soient présents et complets dans l’ensemble des locaux de la mission et des véhicules.
• En support au coordinateur logistique, il/elle veille à assurer la bonne compréhension des règles sécuritaires au niveau de l’ensemble du staff de la base et le cas échéant participe à des séances de remis à niveau.
 Ressources humaines
• Assurer la supervision des agents de gardiennage et Chauffeurs.
• Aide au suivi de la présence et de la ponctualité des employés relevant de sa hiérarchie.
• Contrôle rigoureux de la qualité du travail effectué au sein du département logistique.
• Rapporter à son supérieur hiérarchique d’éventuels problèmes ainsi que tout évènement significatif survenant au sein du département logistique et de proposer des solutions aux problèmes rencontrés.
• Assure une réunion mensuelle (avec compte rendu) des chauffeurs et une réunion
La liste des tâches n’est ni exhaustive, ni limitative et est évolutive.
SAVOIR FAIRE/ CONNAISSANCES
• Niveau d'études secondaires ou formation dans un domaine logistique (manutention, plomberie, maçonnerie, menuiserie, électricité)
• Maîtrise des outils bureautique (pack Microsoft Office)
• Deux ans d'expérience dans le domaine
• Bonnes connaissances de la langue française
• Bonnes connaissances dans la langue nationale
• Bonnes connaissances en informatique
• Connaissances en techniques de gestion d'une équipe
• Connaissance du milieu de l’Action Humanitaire apprécié
• SAVOIR-FAIRE COMPETENCES
• Gestion transport – Logistique
• Chaine d’approvisionnement
• Gestion communication
• Gestion parc auto
• Gestion stock
• Capacité rédactionnelle
• Planification
SAVOIR-ETRE
• Rigueur,
• Sérieux,
• Ponctualité,
• Honnêteté,
• Flexibilité,
• Force de négociation et proposition,
• Capacité d’organisation et de planification
• Respect des politiques institutionnelles de l’organisation à savoir :
o La politique de Sauvegarde de l’Enfant (PSE)
o La politique antifraude/corruption ;
o La politique de signalement de tout abus.
Le SIF étant une association humanitaire, L’engagement, la Polyvalence et la flexibilité sont requis afin de participer à des actions spécifiques organisées du cadre du Mandat de l’association, ou suppléer temporairement à certains objectifs non indiqués dans la présente fiche de poste. La direction peut ainsi demander à tout salarié d’exécuter des tâches en dehors du présent cahier des charges et correspondant à votre qualification ou d’être disponible pendant les périodes des campagnes, en dehors des horaires et/ou jours ouvrables du contrat de travail, dans le respect de la législation en vigueur.
DATE /LIEU / ZONE GEOGRAPHIQUE
Poste situé à Ouagadougou au Burkina Faso
Déplacements : Oui sur le terrain/zones d’intervention
Salaire brut annuel : Le salaire sera choisi selon l’expérience.
Connaissance en informatique
Condition d'âge
Composition du dossier Merci d’envoyer votre candidature composée de :
- Un CV détaillé à jour
- Une lettre de motivation
- Trois références de travail (obligatoire) incluant numéro de téléphone et e-mail
- Attestations et diplômes.

Date limite de depôt des dossiers 25/11/2021
Procedure de recrutement NP
Durée du contrat NP
Autres conditions