Recrutement de 01 Assistant(e)s d’équipe

Localité : Côte d'Ivoire / Abidjan
Domaine : Gestion d'entreprise
Niveau : BAC + 3
Entreprise recruteur : Banque Africaine de Développement

Recrutement de 01 Assistant(e)s d’équipe
Niveau d'études: Bac + 3
Expérience: 4 ans
Expire le: 24-04-2024

La Banque Africaine de Développement (BAD)
Abuja, Nigeria
Banque et Assurances
Personnel temporaire ‒ Assistant(e)s d’équipe

Full vacancy title: Personnel temporaire ‒ Assistant(e)s d’équipe
Location: Abuja, Nigeria
Position Grade: GS5/6/7
Position Number:
Posting Date: 25-mar-2024
Closing Date: 24-avr-2024

LA BANQUE :
Créée en 1964, la Banque africaine de développement est la première institution panafricaine de développement, qui promeut la croissance économique et le progrès social à travers le continent. Elle compte 81 pays membres, dont 54 pays africains (les pays membres régionaux). Le programme de développement de la Banque vise à fournir l’appui financier et technique aux projets porteurs de transformation qui permettront de réduire sensiblement la pauvreté grâce à une croissance économique inclusive et durable. Pour mieux se concentrer sur les objectifs de la Stratégie décennale (2023-2032) et réaliser un plus grand impact sur le développement, la Banque a identifié cinq domaines majeurs (High 5) dans lesquels elle entend intensifier ses interventions pour accélérer l’obtention de résultats en Afrique, à savoir l’énergie, l’agro-industrie, l’industrialisation, l’intégration et l’amélioration de la qualité de vie des populations africaines. La Banque entend constituer une équipe de direction qui pilotera avec succès la mise en œuvre de cette vision.

LE COMPLEXE :
La Vice-Présidence pour le développement régional, l’intégration et la prestation des activités (RDVP) est responsable de la pertinence opérationnelle, de l’efficience et de l’efficacité des programmes et activités opérationnels du Groupe de la Banque. RDVP veille à ce que la Banque fonctionne avec succès dans ses pays membres régionaux et supervise la mise en œuvre complète de tous les aspects des pôles régionaux de développement, d'intégration et de prestation d'entreprises : Afrique centrale, Afrique de l'Est, Afrique du Nord, Afrique australe et Afrique de l'Ouest, en plus. au Département Pays du Nigéria, qui a le profil d'un centre régional de prestation de services.

LE DÉPARTEMENT QUI RECRUTE :
Le Département pays du Nigéria (RDNG) de la Banque africaine de développement (BAD) a été créé pour renforcer le dialogue stratégique entre la Banque, le gouvernement et les autres parties prenantes et améliorer la performance du portefeuille des projets et la coordination de l’aide avec les autres partenaires de développement. RDGN invite les personnes dûment qualifiées à présenter leurs candidatures aux deux postes vacants d’Assistant(e) d’équipe. Les titulaires de ces postes seront basé(e)s à ABUJA (Nigéria,) et ne bénéficieront pas du statut international.

PRINCIPALES FONCTIONS :
Sous l’autorité administrative générale du Directeur général du Département pays du Nigéria (RDNG) et sous la supervision directe quotidienne du Chargé des finances et des affaires administratives, les assistant(e)s d’équipe seront principalement chargé(e)s des tâches suivantes :

ASSISTANT(E) D’ÉQUIPE 1
Fournir un soutien administratif, notamment en procédant à la préparation des formulaires administratifs et budgétaires et au traitement des demandes dans le système SAP.
Assurer le traitement des documents de mission dans SAP CONCUR, y compris ceux relatifs aux demandes de voyage, aux indemnités journalières, aux billets et aux demandes de remboursement pour le personnel et les consultants.
Se familiariser avec l’application DACON et aider à la saisie de données dans SAP concernant la passation de marchés et le recrutement de consultants.
Réunions internes et externes : Gérer la logistique des réunions et prendre toutes les dispositions connexes, telles que la répartition des salles, les réservations d’hôtel, le service des rafraîchissements, l’accueil et l’enregistrement des participants, etc., et informer les autres collègues concernés.
Gestion de magasin : Faire l’inventaire des fournitures de bureau à intervalles réguliers et gérer correctement les stocks de fournitures de bureau conformément aux directives données.
Initier les paiements liés à l’acquisition de biens et de services et en assurer le traitement dans le système de paiement de la Banque, à savoir SAP MM (demandes d’achat, feuilles de saisie des services, bons de réception), et recevoir, scanner et soumettre dans le système de suivi des factures (BTS) tous les documents financiers en vue du traitement des paiements, et assurer la tenue d’un système approprié de gestion des dossiers.
Aider à la gestion et au suivi des contrats des prestataires de services.
Assurer la gestion des régies d’avances du bureau et soumettre des rapports mensuels de rapprochement de la petite caisse dans le système SAP.
Remplacer l’Assistant(e) de direction du Directeur général en cas de son absence.
S’acquitter de toute autre tâche administrative qui lui serait assignée par son/sa superviseur(e).

ASSISTANT(E) D’ÉQUIPE 2
Correspondances : i) Rédiger, saisir et distribuer les notes de service, les lettres d’accusé de réception et les réponses aux correspondances et en assurer le suivi auprès des membres du personnel concernés ii) assurer la préparation des lettres aux fins de distribution, notamment en ce qui concerne la numérisation, la photocopie, la reliure de documents volumineux, l’adressage, le classement et la distribution du courrier et des documents au sein du bureau au moyen du système de classement adéquat.
Tenue de registres : Faire le suivi de la correspondance physique entrante, en assurer la numérisation et y donner suite par le biais des systèmes déjà en place à la Banque.
Gestion du parc automobile : Gérer le parc automobile du bureau et répartir les véhicules entre les différentes activités officielles ; veiller à l’efficacité des pratiques de gestion des registres et à ce que les véhicules soient entretenus (entretien et carburant) de manière régulière.
Achats institutionnels : Préparer et traiter les dossiers de passation de marchés et les demandes de fournitures de bureau conformément aux directives de la Banque en matière de passation de marchés.
Aider à la gestion et au suivi des contrats des prestataires de services.
Coordonner les modalités de voyage (réservation des vols) et d’hébergement pour les missions des membres de la haute Direction, du personnel et des consultants de la Banque en utilisant le système approprié de la Banque.
Fournir le soutien logistique nécessaire sur le lieu des ateliers, notamment en ce qui concerne le matériel, les paiements aux participants, le rapprochement des comptes, etc.
Réunions internes et externes : Gérer la logistique des réunions et prendre toutes les dispositions connexes, telles que la répartition des salles, les réservations d’hôtel, le service des rafraîchissements, l’accueil et l’enregistrement des participants, etc., et informer les autres collègues concernés.
Remplacer l’Assistant(e) de direction du Directeur général en cas de son absence.
S’acquitter de toute autre tâche administrative qui lui serait assignée par son/sa superviseur(e).

CRITÈRES DE SÉLECTION (compétences, expérience, connaissances) :
Être titulaire d’au moins une licence en administration des affaires, en comptabilité ou en finance, combinée à une qualification professionnelle correspondant au moins au niveau « Foundation » de l’ICAN.
Justifier d’un minimum de quatre (4) années d’expérience en comptabilité administrative et financière, ainsi que dans l’ensemble des tâches de soutien administratif, avec un niveau élevé de performance constante. Avoir acquis de l’expérience en occupant un poste similaire au sein d’une organisation internationale multilatérale sera considéré comme un avantage.
Savoir utiliser les logiciels courants de la Banque (Word, Excel, PowerPoint, Microsoft Office suite [Office 365], MS Teams). Maîtriser les différents modules SAP serait un avantage concurrentiel.
Faire preuve d’un niveau élevé de motivation, d’initiative, de flexibilité et de fiabilité, et être disposé à faire ce qui est nécessaire pour obtenir des résultats, y compris fournir un soutien administratif.
Posséder de très bonnes compétences en communication écrite et orale en anglais.
Avoir de bonnes aptitudes en matière de classement des dossiers et d’organisation.
Posséder une capacité avérée à travailler efficacement dans un environnement multiculturel et axé sur le travail d’équipe, à faire preuve d’efficacité en tant que membre de divers groupes.
Être doté(e) d’excellentes compétences interpersonnelles pour pouvoir interagir efficacement avec un large éventail de contacts internes et externes et faire face à des situations diverses qui requièrent du discernement et de la diplomatie.
Faire preuve de bonnes aptitudes en matière de service à la clientèle, être capable d’effectuer plusieurs tâches à la fois et avoir le souci du détail, un sens élevé de la confidentialité et d’enthousiasme et un esprit d’initiative.
Avoir des compétences avérées en matière de planification, d’établissement de priorités et de coordination du travail et d’autres activités menées à l’intérieur et à l’extérieur de la Banque.

LE PRÉSENT POSTE N’OUVRE PAS DROIT AUX CONDITIONS D’EMPLOI INTERNATIONAL. LE/LA TITULAIRE DE CE POSTE SERA RECRUTÉ(E) AU PLAN LOCAL EN TANT QUE PERSONNEL TEMPORAIRE.

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