Recrutement de 01 Associé(e) Logistique et des Achats OCHA

Recrutement de 01 Associé(e) Logistique et des Achats OCHA
Niveau d'études: Bac + 2
Expérience: 2 ans
Expire le: 05-03-2022

UNOCHA
Ouagadougou, Burkina Faso
Job Description

Agency UNOCHA
Title Associé(e) Logistique et des Achats OCHA
Job ID 41213
Practice Area - Job Family UN Coordination - OCHA OUAGADOUGOU
Vacancy End Date 05/03/2022 Midnight New York, USA)
Time Left 11d 17h 43m
Duty Station Ouagadougou, Burkina Faso
Education & Work Experience F-2-Year College Degree - 2 year(s) experience
Languages Required : French
Desired : English
Grade G6
Vacancy Type FTA Local
Posting Type External
Bureau Africa
Contract Duration 1Year with possibility for extension

POSTE OUVERT UNIQUEMENT AUX CANDIDATS DE NATIONALITE BURKINABE LES CANDIDATES FEMINIMES SONT FORTEMENT ENCOURAGEES

Background
Le Bureau pour la Coordination des Affaires Humanitaires (OCHA) est un département du Secrétariat des Nations Unies. Il a pour mission de mobiliser et de coordonner l’action humanitaire de façon efficace en partenariat avec les acteurs nationaux et internationaux, de façon à atténuer la souffrance humaine, de plaider pour les droits des populations dans le besoin d’assistance, de promouvoir la préparation et la prévention des catastrophes et de faciliter la mise en place de solutions durables.

Le Burkina Faso fait face à une augmentation importante des besoins humanitaires du fait de l’accroissement de l’insécurité dans les régions frontalières du pays.

L’état d’urgence a été instauré dans certaines provinces du Burkina Faso depuis le 1er janvier
2019. De plus, le déplacement interne d’un grand nombre de burkinabés, l’absence de service de bases pour la population, la détérioration de l’accès humanitaire à cause de l’insécurité ainsi que les facteurs saisonniers, la pandémie de la Covid-19, etc., sont autant de contraintes qui appellent à la mise en place d’une stratégie adaptée devant faciliter l’accès à la protection et à l’assistance des personnes vulnérables dans le respect des principes humanitaires.

C’est dans ce contexte que le Bureau OCHA Burkina Faso a été implanté à Ouagadougou, avec des sous-bureaux à Fada N’Gourma, Ouahigouya, Kaya et à Dori afin de coordonner les efforts des acteurs humanitaires, d’identifier les contraintes d’accès ainsi que leurs implications sur les populations touchées et apporter une réponse à la gestion de cette crise.

Duties and Responsibilities
L’Assistant(e) Logistique & des Achats travaillera au bureau OCHA Burkina Faso basé dans à Ouagadougou et rendra compte au Chargé National de l’administration et des Finances.

Sous la supervision directe du Chargé National de l’administration et des Finance, Assistant(e) Logistique & des Achats aura pour tâches et responsabilités principales de :

Gestion Logistique & Reporting
Veiller au respect des procédures de passation des marchés, des réglementations gouvernementales obligatoires et des directives des donateurs ;
Gestion des processus d'approvisionnement et respect des règles et réglementations de et des donateurs, inspection de la qualité des marchandises reçues et fourniture d'une liste de fournisseurs pré-approuvés, y compris la planification indépendante des approvisionnements du projet conformément aux directives d'approvisionnement et des donateurs ainsi que des lois nationales ;
Assurer la transparence (y compris toute la documentation connexe), le meilleur rapport qualité-prix, des achats non discriminatoires et éthiques. Participer et soutenir la gestion et assurer la supervision de tous les achats pour tous les projets (par exemple, appels d'offres, sélection du fournisseur, conception du contrat, suivi) ;
S'assurer que tous les achats sont étayés par une documentation complète telle que les demandes d'achat, les devis des fournisseurs, l'analyse comparative des offres, les notes d'approvisionnement, les bons de commande, les factures et les bons de livraison avec les examens et approbations appropriés ;
Assurer la vérification, la soumission et l'archivage (physiquement et électroniquement) appropriés des documents d'approvisionnement conformément aux politiques et procédures de et des donateurs ;
Remplir la documentation mensuelle de rapport logistique à temps ;
Responsable des installations de stockage et de la bonne garde, de l'inventaire, du transfert du matériel du programme, des actifs, des stocks, de l'équipement, etc. ;
Développer et maintenir un suivi des achats pour surveiller l'état de tous les achats et contrats ;
Participer à l'élaboration du budget et à la narration du projet sur les aspects et les exigences logistiques ;
Planifier et organiser le transport sûr, efficace et rapide des biens et/ou du personnel du projet ;
Gérer les actifs organisationnels en assurant la sécurité et la maintenance, y compris les véhicules et les générateurs, ainsi que les documents tels que l'analyse des coûts, les dossiers de maintenance, etc. sont tenus à jour ;
Tenir à jour une base de données de bons et fiables fournisseurs de services et établir des listes de fournisseurs de services approuvés ;
Identification et enregistrement de nouveau matériel dans le Système UMOJA ;
Suivi des mouvements des équipements dans UMOJA ;
Contrôle physique des équipements au moins une fois l'an dans tous les Bureaux, Sous-Bureaux ;
Préparation des colis (matériel et fournitures, emballage, colisage, pesage, marquage et étiquetage) à l’expédition ;
Etablissement des documents de frets (Packing List et Waybill) ;
Prendre contact et faire le choix du transporteur pour expédier les colis ;
Superviser le chargement des colis (matériel et fournitures) ;
Faire le check-in et le déballage des colis internationaux ;
Vérifier la conformité du contenu aux document d'expédition envoyés par e-mail ;
Analyser, Préparer, soumettre et suivre les demandes d'enregistrement des fournisseurs dans UMOJA et UNGM ;
Sensibiliser les fournisseurs potentiels à se faire enrôler dans les nouvelles Plateformes UMOJA et UNGM ;
Obtenir des fournisseurs les documents requis pour faciliter leur enregistrement dans le système ;
Analyser la conformité des documents d’enregistrement et les documents bancaires pour leur enrichissement ;
Remplir le formulaire selon les exigences de UMOJA pour la création des "Business Partner", "Land Lord "et "Third Party "puis l'envoyer à UMOJA MDM pour création ;

Tâches administratives
Veiller à ce que tous les contrats avec divers fournisseurs de services, y compris Internet, les agences de voyages, les téléphones portables, les baux et autres accords, soient correctement préparés et mis à jour conformément aux politiques de l'organisation ;
Maintenir la surveillance de la gestion efficace et rentable des installations en ce qui concerne les maisons d'hôtes et la gestion des bureaux et des services connexes ;
Maintenir la surveillance et assurer le paiement en temps opportun des factures liées à la gestion du bureau, de l'administration et des installations ;
Responsable du fonctionnement et de la maintenance du groupe électrogène ;
Soutenir tous les visiteurs du programme avec leurs demandes de visa ;
Accompagner tous les expatriés avec leurs visas et permis de travail ;
Effectuer toute autre tâche qui peut être assignée par le supérieur hiérarchique.

Competencies
Professionnalisme
Connaissance des politiques, processus et procédures d'approvisionnement et des techniques d'achat et de comptabilité. Connaissance des règles et réglementations financières et aptitude à rechercher et à recueillir des informations auprès de diverses sources standard et à faire preuve de discernement dans le contexte des missions confiées. Montre de la fierté dans son travail et ses réalisations ; fait preuve de compétence professionnelle et de maîtrise du sujet ; est consciencieux et efficace pour respecter ses engagements, respecter les délais et obtenir des résultats ; est motivé par des préoccupations professionnelles plutôt que personnelles ; fait preuve de persévérance face à des problèmes ou défis difficiles ; reste calme dans les situations stressantes. Prend la responsabilité d'intégrer les perspectives de genre et d'assurer la participation égale des femmes et des hommes dans tous les domaines de travail.

Travail d'équipe
Travaille en collaboration avec ses collègues pour atteindre les objectifs organisationnels ; sollicite des commentaires en valorisant véritablement les idées et l'expertise des autres ; est prêt à apprendre des autres; place l'agenda de l'équipe avant l'agenda personnel ; soutient et agit conformément à la décision finale du groupe, même lorsque ces décisions ne reflètent pas entièrement sa propre position ; partage le mérite des réalisations de l'équipe et accepte la responsabilité conjointe des lacunes de l'équipe.

Plannification et Organisation
Développe des objectifs clairs qui sont cohérents avec les stratégies convenues ; identifie les activités et missions prioritaires ; ajuste les priorités au besoin ; alloue une quantité appropriée de temps et de ressources pour terminer le travail ; prévoit les risques et tient compte des imprévus lors de la planification ; surveille et ajuste les plans et les actions si nécessaire ; utilise le temps efficacement.

Orientation du client
considère tous ceux à qui les services sont fournis comme des « clients » et cherche à voir les choses du point de vue des clients ; établit et maintient des partenariats productifs avec les clients en gagnant leur confiance et leur respect ; identifie les besoins des clients et les associe aux solutions appropriées ; surveille les développements en cours à l'intérieur et à l'extérieur de l'environnement des clients pour se tenir informé et anticiper les problèmes ; tient les clients informés de l'avancement ou des revers des projets ; respecte le calendrier de livraison des produits ou des services au client.

Required Skills and Experience
Education
Avoir un BAC+2 au moins en Gestion, Transport / Logistique ou tout autre discipline similaire ;

Expérience
Avoir un minimum de 2 années d’expérience professionnelle dans le domaine de l’Administration et de la Gestion des finances, de la logistique, des achats ;
Une expérience dans le système des Nations Unies ou dans les ONG internationales est désirée ;
Maitriser l’outil informatique (Word, Excel, Internet) ;
Une expérience avec les outils de système de gestion intégrée tels que ATLAS, Umoja ou autre est désirée ;
Être capable de travailler dans un environnement sous pression ;
Être de nationalité BURKINABE.

Langues
Disposer d’une parfaite maîtrise du Français, écrit et oral ;
Avoir une bonne connaissance de l’Anglais ;
Avoir une connaissance des langues nationales serait un atout.

Autres
OCHA à l’instar des autres agences des Nations Unies fait la promotion de l‘égalité et de l’équité entre les genres. A cet effet, les candidatures féminines sont fortement encouragées.
Merci de noter que le Bureau OCHA Burkina Faso est dans un environnement non-fumeur.

Seul(e)s les candidat(e)s présélectionné(e)s seront contacté(e)s.

Disclaimer
Important applicant information

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