Recrutement de 01 CHARGE ADMINISTRATION (H / F)

Poste à pourvoir CHARGE ADMINISTRATION (H / F)
Nombre de poste 01
Lieu d'affectation Burkina Faso
Structure recruteur HUMANITE & INCLUSION | HANDICAP INTERNATIONAL (HI)
Structure Bénéficiaire HUMANITE & INCLUSION | HANDICAP INTERNATIONAL (HI)
Secteur activité Activités de santé et d’action sociale
Diplôme ou niveau BAC+3
Option du diplôme en transport, logistique
Expériences 04 ans
Capacités liées à l'emploi
AVIS DE RECRUTEMENT – INTERNE/EXTERNE

UN CHARGE ADMINISTRATION (H / F)

Contexte et enjeux du poste :
Humanité & Inclusion | Handicap International (HI), organisation de solidarité internationale à but non lucratif, intervient dans les situations de pauvreté et d’exclusion, de conflits et de catastrophes. Le programme Sahel-Atlantique (SAHA) de HI a comme aire géographique le Burkina Faso, le Niger, le Togo et le Bénin. Au Burkina Faso, HI intervient depuis 1991, notamment dans plusieurs secteurs de développement. Depuis quelques années, afin de mieux répondre à l’évolution du contexte et aux besoins des populations affectées par la crise, HI met également en œuvre des projets humanitaires.

Afin de renforcer sa réponse d’urgence au Burkina, HI recrute un (01) Charge Administration.
Type de contrat : CDD de droit burkinabè
Durée du contrat : 12 mois
Responsable Hiérarchique : Chef de projet

Mission : Le chargé d’administration est en charge de la mise en place du service de transport à destination des organisations humanitaire, ainsi que de l’atteinte des objectifs, résultats et impacts attendus au niveau de l’activité transport.
Responsabilité 1 : Conception et cadrage du service de transport et des procédures
Activités :
1. Faire une veille du cadre réglementaire et juridique dans le domaine du transport.
2. Gestion des Appels à cotation Ouvert et Continus
3. Suivi du screening des transporteurs à travers le Siège de HI
4. Suivi de la signature des conditions générales d’achat par les transporteurs
5. Gestion du vivier des transporteurs.
6. Mettre en place un partenariat avec les services techniques du Ministère du Transport
7. Identifier les besoins des utilisateurs, définir le périmètre d’intervention et dégager des leviers d’amélioration pertinents par rapport aux enjeux associés.

Responsabilité 2 : Organisation et gestion opérationnelle des services transport et Suivi de la mise en œuvre du plan d’action établi
Activités :
1. Élaborer des outils de pilotage opérationnels (base de données, tableaux de bord) et des indicateurs de performance
2. Rendre compte au Chef de projet en élaborant des rapports basés sur les indicateurs clés de performance ;
3. Gérer le planning des transports en maîtrisant les risques et les coûts et assurer le reporting auprès du Chef de projet.
4. Concevoir les modalités de prestation de transport et les conditions de réalisation avec les organisations utilisatrices et les prestataires de transport.
5. Garantir un objectif de qualité et de conformité en déterminant des indicateurs de suivi.
6. Mettre en place et faire respecter le processus d’Achat et d’affrètement des prestations de transport
7. Déployer les solutions et opérations.

Responsabilité 3 : Coordination de l’équipe projet, Management et gestion des ressources humaines
Activités :
1. Animation des ateliers et réunions avec l’ensemble des contributeurs
2. Coordonner et animer les réunions de pilotage des projets en cours avec les parties prenantes en veillant à faire converger tous les
3. Participer aux recrutements de ses collaborateurs
4. Animer, organiser, encadrer, contrôler, former et évaluer ses équipes
5. Planifier et coordonner l’activité de ses équipes
6. Effectuer la gestion des ressources humaines
7. Adapter les ressources aux besoins
8. Respecter et faire respecter les normes d’hygiène et de sécurité

Responsabilité 4 : Pilotage stratégique, gestion administrative et financière
Activités :
1. Assurer la gestion des avances à travers une gestion de la trésorerie conforme en lien avec la Finance
2. Assurer l’animation et la communication interne
3. Suivre et Contrôler les heures de travail des équipes.
4. Assurer le paiement des prestataires journaliers
5. Assurer le contrôle qualité des justificatifs avant soumission à la signature.
6. Définir des objectifs et mettre en place des plans d’action afin d’assurer le développement des services de transport, l’augmentation du nombre d’organisations utilisatrices, l’efficience et la qualité des services apportés.
7. Élaborer le budget prévisionnel de l’activité de transport pour chaque hub Atlas Logistique.
8. Participer à l’élaboration des tableaux de bord de suivis, les renseigner et proposer des axes d’amélioration.
9. Participer à la construction et au suivi budgétaire.
10. Proposer ou définir des axes d’optimisation des moyens et des lignes de transport.

Responsabilité 5 : Développement et gestion de la relation commerciale
Activités :
1. Établir la stratégie de prospection et de développement des signatures des protocoles d’accord avec les organisations humanitaires.
2. Suivre, fidéliser et développer les relations avec les organisations utilisatrices.
3. Appuyer les Chargés de volet opérations à répondre aux demandes de transport.
4. Prospecter de nouvelles organisations.
5. Superviser et résoudre les dossiers de contentieux et évaluer les risques juridiques et financiers.
6. Mettre à jour le taux de service aux organisations et suivre les indicateurs de qualité de service
7. Contrôler la qualité du service au organisations utilisatrices.
8. Assurer le suivi de service auprès des organisations utilisatrices.
9. Assurer des réponses techniques aux appels d’offres, notamment sur la partie technique et tarifaire.
10. Coordonner, gérer et résoudre des incidents de parcours, des litiges de marchandises avec les transporteurs et les organisations utilisatrices.
11. Suivre des litiges et les réclamations des organisations

Profil du/de la candidat(e)
◊ Au moins le Bac + 3 en transport, logistique ;
◊ Au moins 4 ans d’expériences dans le secteur du transport et de la logistique / La logistique humanitaire ;
◊ Connaissance de la réglementation sociale, comptable, administrative ;
◊ Connaissance des réglementations en matière de transport ;
◊ Connaissance des différents modes de transport ;
◊ Maîtrise des procédés d’achat de transport et de mise en concurrence des appels d’offre ;
◊ Maîtrise des procédés de suivi budgétaires et comptables ;
◊ Droit du transport de marchandises ;
◊ Réglementation du transport spécifique aux matières et aux produits dangereux ;

Conditions salariales :
Selon la grille de salariale de Humanité et Inclusion

N.B. : Humanité & Inclusion | Handicap International s’engage à promouvoir l’égalité des chances et lutter contre toutes formes de discrimination à l’embauche. Humanité & Inclusion | Handicap International est attaché au principe de la diversité et encourage tout particulièrement les candidatures des personnes en situation de handicap et les femmes. Un aménagement raisonnable du processus de recrutement et du poste à pourvoir peut être envisagé en fonction des besoins individuels des candidats en situation de handicap et dans la limite des possibilités de HI. Nous encourageons sincèrement les candidats en situation de handicap à exprimer leurs besoins spécifiques au travers de leur lettre de motivation.

Connaissance en informatique
Condition d'âge

Date limite de depôt des dossiers 29/08/2024
Procedure de recrutement
Le recrutement se déroulera en 3 phases : une sélection sur dossiers, un test écrit et, un entretien. Seuls les candidats retenus après la sélection des dossiers seront contactés. A noter que les étapes de sélection pourront se dérouler au fur et à mesure de la réception des candidatures sans attendre l’échéance buttoir.
Tout CV transmis pourra servir à alimenter le vivier de HI, sauf demande contraire de la part du candidat.
Le candidat sélectionné sera invité à compléter son dossier (casier judiciaire, attestation de travail, etc.) dès information de sa sélection.
Durée du contrat CDD 12 mois
Autres conditions