Recrutement de 01 CHARGE FLAT MSNA

Poste à pourvoir CHARGE FLAT MSNA
Nombre de poste 01
Lieu d'affectation Ouagadougou
Structure recruteur ACTED
Structure Bénéficiaire ACTED
Secteur activité Activités de santé et d’action sociale
Diplôme ou niveau Diplôme
Option du diplôme en finance, administratif, comptabilité ou équivalent
Expériences
Capacités liées à l'emploi Termes de Référence
CHARGE FLAT MSNA
Basé à Ouagadougou
Zone de couverture : Nationale
DESCRIPTION DU POSTE
Le chargé FLAT est responsable de soutenir la bonne mise en œuvre de l’enquête ‘’Évaluation Multisectorielle des Besoins’’ de l’initiative REACH au Burkina Faso sous la supervision du Coordinateur MSNA et la Coordinatrice Pays. Le chargé FLAT aura pour responsabilité d’assister les chargés administratifs, finances et logistiques dans la mise en œuvre des projets REACH, en respect des procédures définies par les différents départements administratif, financier, logistique d’ACTED Burkina Faso. Les fonctions primaires de ce poste sont la planification, le suivie, la collecte, et le traitement des dossiers finance, logistique, administratif et de transparence. De plus, le chargé FLAT sera responsable pour la mise en place d’un système d’archivage.
CHAINE DE COMMANDEMENT
Sous l’autorité de :
Coordinatrice Pays
Responsable des opérations REACH
RELATIONS DE TRAVAIL
Relations internes :
- Chargés d’évaluation REACH
- Responsable des Opérations REACH
- Chargés GIS REACH
- Chargés Base de données REACH
- Département Finance ACTED
- Département Logistique ACTED
- Département Sécurité ACTED
- Département TA / ACTED
OBJECTIFS
Les fonctions primaires de ce poste relèvent notamment, i) soutien à la planification des aspects financiers, logistiques, administratifs, transparence, sur les besoins humanitaires multisectoriels, ii) mise en œuvre d’un système d’archivage et iii) collecter, archiver, et transmettre des documents.
TACHES ET RESPONSABILITES
a. Finance
• Assister le suivi des finances de tous les projets REACH Burkina Faso, notamment le remboursement des dépenses liées aux activités sur le terrain, et assister dans la préparation de la documentation requise dans le respect des procédures finance ACTED ;
• Assister le suivi finance pour tout projet REACH mis en œuvre conjointement avec d’autres partenair ;
b. Administratif / RH
• Assister le recrutement du personnel REACH, notamment en appuyant la bonne planification des besoins RH REACH et suivre l’avancement des recrutements ; communiquer efficacement tout challenge RH avec la coordination REACH ;
• Faire le suivi entre le département RH ACTED et les équipes REACH concernant les nouvelles politiques RH qui entreraient en vigueur, et s’assurer qu’elles sont correctement mises en application par les équipes REACH ;
• Assurer le suivi quotidien RH, notamment feuille de présence, demande de congé, formulaire mission et tout autre documentation administratif que les équipes REACH devraient avoir à préparer.
c. Logistique
• Appuyer les équipes REACH dans la planification, budgétisation, achat et gestion du matériel et des équipements nécessaires à la bonne mise en œuvre des projets REACH au Burkina Faso ;
• Connaitre et maitriser les procédures logistique d’ACTED, et s’assurer qu’elles soient respectées et correctement mises en application par les équipes REACH afin que les projets puissent être menés dans le respect des chronogramme définis ;
• Assurer une bonne identification des besoins, notamment au niveau des bases, et assurer un suivi régulier avec la logistique ACTED ;
• Assurer le suivi et l’état des stocks des équipements REACH avec le département logistique ACTED. Cela inclut téléphones, tablettes, ordinateurs, radio, téléphone satellitaires, licences logicielles, etc.
d. FLAT
• Compiler tous les documents nécessaires pour le département FLAT ; Assurer que les documents FLAT sont correctement sauvegardés et mis à jour de manière régulière ;
• Préparation et suivi des audits externes. Organiser la préparation des documents demandés par l’auditeur, vérifier leur régularité avant soumission. Suivre l’intervention de l’audit et répondre aux différentes demandes ; préparer les réponses aux rapports d’audit.
e. Reporting/communication
• Assurer une communication régulière avec les départements finances, logistiques et administratifs ACTED Burkina Faso à la fois niveau capital que niveau terrain ; anticiper et communiquer efficacement tout challenge à venir qui pourrait contraindre la mise en œuvre des activités REACH ;
• Communication avec les responsables hiérarchiques et programmatiques concernant toute difficulté rencontrée, avec une capacité à proposer des solutions ;
• Respect des procédures sécuritaires ACTED et assurer leur application ;
• Planifier et mettre en place un système d’archivage pour des fins de transparence ;
• Collecter, classifier, et stocker des documents des chargés de terrains et autres ;
• Mettre en place un système afin de retrouver les documents demandés
PRINCIPAUX INDICATEURS DE PERFORMANCE
• Bonne compréhension des procédures de comptabilité et de logistique
• Travail sous pression et en équipe
• Communication effective avec le bureau REACH/ACTED à Ouagadougou et sur les bases
• Bonne maitrise des procédures d’archivage/rapports hebdomadaires/suivi journalier
COMPETENCES SOUHAITEES
• Diplôme d’études en finance, administratif, comptabilité ou équivalent
• Au moins deux ans d’expérience liés à la logistique, les programmes et/ou le suivi et évaluation au sein d’une structure non-lucrative
• Excellentes connaissances les logiciels de bureau Microsoft (Outlook, Word, Excel et Powerpoint)
• Capacité à développer des relations professionnelles étroites
• Excellentes capacités de prise initiative et d’identification de solutions
• Excellentes capacités relationnelles
• Excellentes capacités de planification des tâches
• Capacité à prioriser les taches et à respecter les dates de rendu internes / externes, tout en travaillant en autonomie et avec une supervision limitée
• Attention pour le détail
• Professionnalisme
• Très bonne maîtrise du français à l’oral et à l’écrit
Entrée en fonction :
1er mai 2022
Durée du contrat
Contrat à durée déterminée (CDD) de 3 mois
Connaissance en informatique
Condition d'âge

Date limite de dépôt de candidatures
Mercredi 6 avril 2022 à 17H30.
Lieu du recrutement
Ouagadougou
Lieu d’affectation
Ouagadougou
Date limite de depôt des dossiers 06/04/2022
Procedure de recrutement Procédure de recrutement :
Présélection sur dossier,
Test écrit,
Entretien
Durée du contrat CDD 03 mois
Autres conditions