Recrutement de 01 LOGISTICS SUPPORT OFFICER

Poste à pourvoir LOGISTICS SUPPORT OFFICER
Nombre de poste 01
Lieu d'affectation Ouagadougou (Burkina Faso)
Structure recruteur MERCY CORPS
Structure Bénéficiaire MERCY CORPS
Secteur activité Resilience, assistance humanitaire et cohésion sociale
Diplôme ou niveau BAC+3
Option du diplôme gestion logistique, ou à l’Administration, ou aux sciences sociales
Expériences 02 ans
Capacités liées à l'emploi
AVIS DE RECRUTEMENT

Titre du Poste: LOGISTICS SUPPORT OFFICER
Lieu du travail : Ouagadougou
Catégorie du poste : CDD (plein temps -12 mois)
Nombre de Place : 01

CONTEXTE GENERAL
Mercy Corps est une ONG internationale humanitaire et de développement dont la mission est d’alléger la souffrance, la pauvreté et l’oppression en aidant les populations à construire des communautés sécurisées et productives dans le monde. Mercy Corps est opérationnelle au Niger depuis septembre 2005 et au Burkina depuis 2016. Elle travaille en partenariat avec les gouvernements et les communautés du Niger et du Burkina Faso pour contribuer au développement socio-économique durable de ces pays.

CONTEXTE SPECIFIQUE
Mercy Corps est présente au Sahel depuis 2005, avec des programmes en cours au Niger, Mali, Burkina Faso et au Nigeria. Dans ces pays, Mercy Corps intervient prioritairement dans les domaines de la résilience, sécurité alimentaire, moyens de subsistance, gouvernance, atténuation des conflits et réponse humanitaire. A travers ces programmes, Mercy Corps vise à stimuler les opportunités économiques, à catalyser les systèmes de gouvernance inclusifs et responsables, à stimuler les économies locales et à rompre le cycle de l'insécurité alimentaire et hydrique tout en répondant aux besoins immédiats, à moyen et long terme des populations. Le travail de Mercy Corps contribue à promouvoir la résilience aux chocs et aux stress et permet aux individus, aux ménages et aux communautés de réaliser un développement inclusif, équitable et durable. La vision du changement de Mercy Corps encourage le secteur privé, le gouvernement et la société civile à travailler ensemble pour créer un changement significatif et durable. Au Burkina Faso, Mercy Corps travaille en partenariat avec le Gouvernement, les partenaires nationaux et internationaux et les communautés du Burkina pour contribuer au développement socio-économique et durable du pays. Elle intervient dans le domaine de la promotion de la résilience des communautés dans la lutte contre la faim, de l’entreprenariat et l’employabilité des jeunes, la promotion de la cohésion sociale et la promotion de la collaboration, l’apprentissage et l’adaptation des approches entre les partenaires de mise en œuvre des programmes et projets financés par l’USAID. Mercy Corps intervient dans les localités de Ouagadougou, Kaya, Fada, Ouahigouya, Pô et Gaoua

RESUME DU POSTE :
Sous la supervision du Manager des Opérations du Burkina Faso, le/la Chargé(e) du Support Logistique est chargé d’appuyer, de faciliter et de conduire les processus logistiques, de transport, de gestion des assets et de gestion des stocks conformément au manuel des procédures de Mercy Corps et des règles des donateurs. Il/elle est le/la point focal pour la gestion des assets de Mercy Corps au Burkina Faso. Il/elle veille à l’adhésion de tout le staff et au respect des procédures et politiques liées à la gestion logistique et contribue dans le renforcement des capacités du personnel et des partenaires sur les procédures logistiques autres que celles des achats. Il/elle assurer l’intérim des Logisticiens de terrain en cas d’absence et leur fournit un appui technique continu. Il/elle travaille en étroite collaboration avec le programme, l'administration, les finances, les bureaux de terrain et le département de sécurité et accès pour soutenir la mise en œuvre des activités des programmes. Il/elle veille au respect des règles des bailleurs et de la législation pendant tous les processus logistiques, et contribue activement dans la promotion des règles d’éthique et la réduction des risques des fraudes.

TACHES ET RESPONSABILITES :
Taches principales :
Gestion du parc automobile et la planification des mouvements
• Appuyer les équipes terrain dans le suivi de la bonne maintenance et réparation du parc automobile (véhicules, motos) et des générateurs, et suivre directement la maintenance et réparation des véhicules, motos et générateurs de Ouagadougou ;
• Mettre à la disposition des équipes terrain des outils nécessaires et appropriés pour assurer une meilleure gestion de la flotte de la base y compris la gestion du carburant ;
• Former l’équipe log terrain dans la gestion du carburant et sur le mécanisme de rapportage ;
• S’assurer que les rapports mensuels de gestion de la flotte sont préparés, revus et transmis à temps ;
• Veiller à l’utilisation rationnelle et efficiente de la flotte et du carburant à travers un suivi rapproché et des analyses périodes sur la gestion de la flotte et du carburant dans chaque base, et aider les équipes log terrain à la mise en place d’un system d’archivage des documents et données logistiques ;
• Organiser des spots checks périodiques pour s’assurer d’un meilleur suivi de l’adhésion de nos équipes de Ouagadougou et de terrain au respect de la politique de gestion de la flotte ;
• S’assurer que la politique de gestion de la flotte est bien suivie et que les SOP relatives à l’utilisation des véhicules sont bien mises en œuvre, comprises et respectées par les membres du personnel ;
• S’assure que les documents administratifs des véhicules soient bien suivis et maintenus à jour (Visite technique, assurance, vignette, etc.) ;
• Assurer que le bureau de Ouagadougou et les bases ont une performance dans toutes les activités liées à la gestion de la flotte en conformité avec les procédures et politiques standards d’Operations de Mercy Corps, y compris l’utilisation claire et concise des véhicules/motos, leurs consommations de carburant, la gestion, les plans de mouvements, les réparations/maintenances, le classement systématique mensuel des consommations de carburant des véhicules/motos.
• Compiler les rapports mensuels logistiques (flotte automobile, générateurs, assets, stocks, etc.) et les transmettre à temps au Manager des Opérations pour vérification.
• En coordination avec le responsable des chauffeurs et les chauffeurs, vérifier et documenter l’état mécanique des véhicules de location avant leur approbation pour utilisation par le personnel de Mercy Corps ;
• Assurer le suivi des contrats-cadres pour la location des véhicules et des générateurs, et placer les ordres des services en fonction des besoins approuvés exprimés par les programmes et les bureaux de terrain ;
• Assurer le suivi des contrats-cadres pour la maintenance et la réparation des véhicules et placer les ordres des services en fonction des besoins, et s’assurer du respect des procédures pour l’élimination des pièces détachées et pneus remplacés pour défectuosité.
• S’assurer de la mise en place et du maintien à jour d’un plan de maintenance des véhicules et motos, et d’un plan de maintenance des générateurs, et assure que cela intègre les données des véhicules et générateurs utilisés par Mercy Corps dans les bureaux de terrain.
• Compiler les besoins de programmes hebdomadairement et partager le planning des mouvements à temps pour la semaine suivante ; et s’assurer que ce système est également en place dans les bureaux de terrain.
• Elaborer les ordres des missions pour les déplacements du personnel de Mercy Corps basé à Ouagadougou et actualiser le registre en ligne chaque fois qu’un OM est approuvé.
• Etc.
Gestion des assets, autres équipements et mobiliers des bureaux
• Être le point focal national pour la gestion des assets de Mercy Corps au Burkina Faso sous la supervision du Manager des Opérations ;
• S’assurer de la numérotation de tous les assets nouvellement achetés et de l’enregistrement adéquat et conforme dans la liste appropriée ;
• Il s’assure que tous les outils en rapport à la gestion des assets sont partagés, expliqués et compris de tout le staff log terrain et que les équipes terrain s’approprient et respectent la politique de gestion des assets ;
• Contrôler les rapports mensuels des assets soumis par les bureaux de terrain et s’assurer que ceux-ci sont à jour avant de les soumettre au gestionnaire national des Opération pour vérification ;
• Suivre et s’assurer que les mouvements des assets sont correctement documentés, que la documentation est correctivement archivée ;
• Prendre le lead pour l’inventaire physique périodique des assets et fait le suivi de la correction de toutes insuffisances constatées, et assurer que les dommages et pertes des assets sont correctement documentés conformément aux procédures de Mercy Corps ;
• S’assure que tous les documents d’achat des assets sont bien archivés
• Assurer que les différentes bases de Mercy corps au Burkina Faso disposent d’un mécanisme approprié de gestion et de suivi des assets, et suivre toutes les activités liées à la gestion des biens/actifs/Asset de Mercy Corps.
• Contrôler les rapports de tous les biens/propriétés de Mercy Corps y compris les mobiliers du bureau et procéder à l’inventaire systématique des équipements et mobiliers du bureau de Mercy Corps, suivre leur état et localisation, et faciliter leur vérification ;
• Faire le suivi des achats des équipements et mobiliers du bureau et produire sur base mensuelle les rapports de leur inventaire ;
• Etc.

Gestion immobilière
• Faire le suivi de la maintenance et des petites réparations dans les bureaux et dans les résidences de Mercy Corps à Ouagadougou (Plomberie, électricité, froid, menuiserie, peinture, etc.), et s’assurer préalablement de l’éligibilité des travaux dans les résidences avant de procéder ;
• En coordination avec l’équipe des achats, mettre en place et maintenir à jour la base de données des petits prestataires pour les travaux de réparations dans les bureaux et les résidences ;
• S’assurer de la bonne qualité et de la durabilité des travaux de maintenance effectués par les prestataires approuvés dans les bureaux et les résidences, et documenter adéquatement les processus conformément aux procédures ;
• Faire une inspection trimestrielle des bureaux et des résidences de Mercy Corps à Ouagadougou afin de s’assurer de leur état et d’identifier les potentiels sources de risques (électricité, plomberie, etc.) et les besoins en maintenance, en consultation avec les occupants (pour les résidences) et l’Administration (pour les bureaux) ;
• Etc.

Gestion des stocks
• Être responsable de la gestion efficace, rationnelle et transparente des stocks, et s’assurer que la gestion des entrepôts et petits magasins se fait dans le respect strict de la politique de Mercy Corps en matière de gestion des entrepôts ;
• S’assurer que tous les outils de gestion des entrepôts sont en place et systématiquement renseignés dans le cadre de la gestion des entrepôts et petits magasins ;
• S’assurer que les équipes log terrain comprennent l’utilisation des outils de gestion des entrepôts et le mode de rapportage ;
• Appuyer la diffusion et l’explication des nouvelles politiques et SOP de gestion des entrepôts auprès du staff ;
• Assurer que les bases de Mercy corps au Burkina Faso ont une performance sur toutes les activités liées à la réception des marchandises/produits provenant de fournisseurs externes/internes vers les entrepôts de Mercy Corps et les destinations prévues au niveau des différents sites sur le terrain en bonne coordination avec le personnel concerné et que tous les documents pour besoins d’audit sont correctement archivés ;
• S’assurer de la bonne documentation et archivage liés aux mouvements de stock et maintenir les fiches de stock ainsi que le rapport de stock à jours pour un rapportage mensuel.
• Effectuer des contrôles sporadiques et périodiques des stocks physiques dans les entrepôts (Ouagadougou et terrain) et documenter les constats tout en prenant des mesures correctives si applicable ;
• Vérifier et transmettre à temps les rapports mensuels de gestion des entrepôts et des petits magasins au Manager des Opérations pour vérification ;
• Etc.

Gestion du personnel et Appui aux bureaux de terrain
• S’assure que les membres de l’équipe placée sous sa supervision sont adéquatement supervisés, techniquement appuyés, disposent des objectifs périodiques de performance, et que leurs évaluations de performance sont adéquatement faites ;
• S’assure que le membres de l’équipe placée sous sa supervision disposent des outils de travail requis ;
• Appuyer les bureaux de terrain en fonction des nécessités et assurer l’intérim des Logisticiens des bureaux de terrain en cas d’absence ;
• Assurer l’encadrement technique des équipes log de terrain sur les aspects logistiques ;
• Evaluer les besoins de renforcement de capacité des équipes log terrain et discuter avec le Manager des Opérations pour des solutions appropriées ;
• Veiller à ce que l’équipe Log terrain comprenne et adhère aux politiques et procédures de gestion logistique de Mercy Corps ;
• En coordination avec le Manager des Opérations, assurer des formations périodiques du staff terrain sur des thématiques pertinentes dans le cadre de la gestion logistique ;
• Participer activement dans l’orientation de tous les nouveaux employés de Mercy Corps sur les procédures logistiques ;
• Etc.

• Responsabilité envers les bénéficiaires :
• Les membres de l'équipe du Mercy Corps sont censés soutenir tous les efforts de responsabilisation, en particulier à nos participantes et aux normes internationales guidant le travail international de secours et de développement, tout en engageant activement les communautés bénéficiaires en tant que partenaires égaux dans la conception, le suivi et l'évaluation de nos projets sur le terrain ;
• Les membres de l'équipe doivent se comporter de manière professionnelle et respecter les lois, les coutumes et les politiques, les procédures et les valeurs de MC à tout moment et dans tous les lieux du pays.

CONNAISSANCES ET EXPÉRIENCES :
• Avoir un diplôme universitaire (BAC+3) dans le domaine pertinent lié à la gestion logistique, ou à l’Administration, ou aux sciences sociales ;
• Prêter une grande attention aux détails et disposer d’une capacité d’effectuer plusieurs tâches à la fois ;
• La connaissance des systèmes de gestion logistique et d’achat de Mercy Corps serait d’un grand atout ;
• Démontrer un comportement d’éthique et de travail exemplaire ;
• Avoir une expérience d’au moins 3 ans dans la gestion de la logistique, du transport ou de l’Administration ;
• Avoir au moins 2 ans d’expériences de travail dans le secteur humanitaire avec une ou des ONG internationales ;
• Avoir une expérience dans la supervision des équipes.
• Avoir un raisonnement analytique et une capacité à formuler pertinemment des concepts et à produire des rapports.
• Avoir une excellente capacité de diplomatie, de négociation et de discrétion ;
• Avoir une très bonne maîtrise du français. La connaissance d l’anglais est un atout ;
• Bonne maîtrise de l’informatique, surtout dans les applications MS Office et de l’utilisation de l’internet ;
• Avoir une attention particulière aux détails, une capacité de suivre et d’appliquer les procédures, et une capacité à travailler de façon autonome est essentielle ;
• Patience, honnêteté, intégrité, flexibilité, ténacité et bon sens de l’humour souhaités, y compris la capacité à promouvoir les règles d’éthique ;
• Avoir des bonnes aptitudes communicationnelles et de développement des bonnes relations interpersonnelles.
• La connaissance du contexte humanitaire et sécuritaire du Burkina Faso serait d’un grand atout.

Rapporte directement au : Manager des Opérations Burkina Faso
Rapporte Techniquement au :
Responsabilité de supervision directe : Elle/il supervise
- Des Assistants aux Opérations et/ou Logistics Officer des bureaux terrains
- Les Chauffeurs basés à Ouagadougou.
- Les stagiaires affectés à la logistique à Ouagadougou.
- En cas d’intérim sur le terrain : Le personnel logistique y compris les stagiaires à la logistique du bureau concerné.

Travail directement avec : les chefs des bases, les équipes des programmes (les Gestionnaires des Projets (PM), etc.), les équipes des Finance et des RH/Admin, les équipes logistiques des bases, et le Conseiller en Sécurité et Accès.

FACTEURS DE SUCCES :
La capacité de travailler efficacement avec les membres du personnel international et national, est nécessaire. Une capacité démontrée de travail en équipe mais aussi de façon indépendante. Une capacité de travailler sous pression de manière rapide et efficace en accomplissant des tâches multiples tout en respectant les délais. Être capable de travailler avec autonomie et moins de supervision. La confidentialité dans l’accomplissement de ce travail est obligatoire.

APPRENTISSAGE ORGANISATIONNEL :
Comme partie intégrante de notre engagement à l’apprentissage organisationnel et en supportant notre compréhension que les organisations d’apprentissage sont plus effectives, efficient et appropriées aux communautés qu’elles servent, nous espérons à ce que tous les membres de l’équipe engagent 5% de leur temps pour apprendre les activités qui à la fois, peuvent les servir et servir Mercy Corps.

DIVERSITE, EQUITE ET INCLUSION
La réalisation de notre mission commence par la façon dont nous construisons notre équipe et travaillons ensemble. Grâce à notre engagement à enrichir notre organisation avec des personnes d'origines, de croyances, de parcours et de modes de pensée différents, nous sommes mieux à même de tirer parti du pouvoir collectif de nos équipes et de résoudre les défis les plus complexes du monde. Nous nous efforçons d'instaurer une culture de confiance et de respect, où chacun apporte son point de vue et son identité authentique, atteint son potentiel en tant qu'individu et équipe et collabore pour faire le meilleur travail de sa vie. Nous reconnaissons que la diversité et l'inclusion sont un cheminement, et nous nous engageons à apprendre, à écouter et à évoluer pour devenir plus diversifiés, équitables et inclusifs qu'aujourd'hui.

EGALITE DES CHANCES POUR L’EMPLOI
Mercy Corps est un employeur garantissant l'égalité des chances qui ne tolère aucune discrimination. Nous recherchons activement des antécédents, des perspectives et des compétences diversifiées afin que nous puissions être collectivement plus forts et avoir un impact mondial durable. Nous nous engageons à offrir un environnement de respect et de sécurité psychologique où l'égalité des chances en matière d'emploi est accessible à tous. Nous ne pratiquons ni ne tolérons la discrimination fondée sur la race, la couleur, l'identité de genre, l'expression de genre, la religion, l'âge, l'orientation sexuelle, l'origine nationale ou ethnique, le handicap (y compris le statut VIH / SIDA), l'état matrimonial, le statut d'ancien combattant ou tout autre groupe protégé dans les lieux où nous travaillons.

SAUVEGARDE ET ETHIQUE
Mercy Corps s'engage à garantir que toutes les personnes avec lesquelles nous entrons en contact dans le cadre de notre travail, qu'il s'agisse des membres de l'équipe, des membres de la communauté, des participants au programme ou d'autres personnes, soient traitées avec respect et dignité. Nous sommes attachés aux principes fondamentaux relatifs à la prévention de l'exploitation et des abus sexuels énoncés par le Secrétaire général des Nations Unies et l'IASC. Nous ne tolérerons pas l'abus d'enfants, l'exploitation sexuelle, l'abus ou le harcèlement par ou des membres de notre équipe. Dans le cadre de notre engagement en faveur d'un environnement de travail sûr et inclusif, les membres de l'équipe doivent se conduire de manière professionnelle, respecter les lois et coutumes locales et adhérer aux politiques et valeurs du code de conduite de Mercy Corps à tout moment. Les membres de l'équipe doivent suivre les cours obligatoires en ligne sur le Code de conduite lors de leur embauche et sur une base annuelle.
Connaissance en informatique
Condition d'âge
Composition du dossier
DEPOT DE CANDIDATURE :
Mercy Corps vous invite à participer au recrutement pour ce poste, et ce, en déposant vos dossiers de candidatures (CV, lettre de motivation, fournir obligatoirement 3 Références professionnelles d’anciens employeurs les plus récents).
Veuillez mentionnez le titre du poste pour lequel vous postulez et adressez votre demande d’emploi au Directeur Pays, Mercy Corps Niger/Burkina.

Les dossiers doivent être envoyés uniquement en ligne à travers le système de recrutement en ligne.


Les candidatures féminines sont vivement encouragées.
Cette invitation ne constitue nullement un engagement de la part de Mercy Corps pour un emploi.
Tout dossier déposé ne sera plus retourné au Candidat.
Mercy Corps se réserve le droit de rejeter une partie ou l’ensemble des offres reçues.
DATE LIMITE DE DEPOT : Jeudi 23 mai 2024 à 17h30mn
Date limite de depôt des dossiers 23/05/2024
Procedure de recrutement Seuls les candidats présélectionnés seront contactés
Durée du contrat CDD 12 mois
Autres conditions