Localité : Burkina Faso / Ouagadougou Domaine : Assistance de direction Niveau : BAC + 2 Entreprise recruteur : GIZ coopération internationale Allemande
Poste à pourvoir RECEPTIONNISTE
Nombre de poste 01
Lieu d'affectation Ouagadougou
Structure recruteur GIZ
Structure Bénéficiaire GIZ
Secteur activité Activités de santé et d’action sociale
Diplôme ou niveau BAC+2
Option du diplôme en secrétariat ou de tout autre diplôme reconnu équivalent
Expériences 05 ans
Capacités liées à l'emploi
Avis de Vacance de Poste
Un (e) RECEPTIONNISTE (AVP N°016/2022)
La GIZ, Deutsche Gesellschaft für Internationale Zusammenarbeit (GIZ) GmbH, est une entreprise de la coopération internationale pour le développement durable qui opère sur tous les continents. Elle propose des solutions d’avenir pour le développement politique, économique, écologique et social dans un monde globalisé. Dans des conditions parfois difficiles, la GIZ soutient des processus complexes de changement et de réforme. Son objectif principal est d’améliorer durablement les conditions de vie des populations dans les pays de coopération. Au Burkina Faso, la GIZ est présente depuis plus de 40 ans. Son commettant principal est le Ministère fédéral allemand de la Coopération économique et du Développement (BMZ).
Ses trois thèmes centraux sont : Environnement et ressources naturelles, un seul monde sans faim et paix et cohésion sociale. En dehors de ces trois thèmes centraux, la GIZ s’investit au Burkina Faso dans l’alliance pour le développement et le climat, dans la santé, la lutte contre les pandémies et One Health.
Dans la mise en œuvre de ses Programmes, le Bureau de la GIZ recherche des collaborateurs qui partagent et défendent ses valeurs en matière de Droits Humains, d’égalité et d’intégrité.
Dans le cadre de ses activités, le Bureau de la GIZ du Burkina Faso recherche des candidatures pour un poste de réceptionniste conformément au tableau ci-dessous :
A. Durée du contrat, lieu de travail et classification du poste :
La durée du contrat est de deux (02) ans. Le poste est basé à Ouagadougou et est classé en Bande 2.
B. Domaine de Responsabilité et Attributions.
Placé (e) sous la responsabilité hiérarchique de la Responsable du Département Communication et Transformation digitale, le ou la titulaire du poste veillera à véhiculer les valeurs de la GIZ dans ses prestations de services vis-à-vis des clients. En tant que collaboratrice ou collaborateur du bureau GIZ le ou la titulaire du poste doit se mettre dans la peau d’un prestataire de service dans l’exécution de ses tâches.
I Responsabilités :
• représentation du bureau centrée sur les clients et le service : accueil téléphonique irréprochable, accueil personnel des visiteurs et espace d’attente soigné ;
• gestion du service téléphonique concernant la GIZ ;
• gestion fluide et sans dérangement des appels entrants et sortants ;
• gestion quotidienne des services d’accueil et de secrétariat.
II Attributions :
1. Gestion des visiteurs
• accueillir les visiteurs et les orienter au niveau bureau ou au niveau programme en cas de besoin ;
• introduire les visiteurs auprès des Collaborateurs en cas de besoin ;
• présenter la GIZ et ses zones d’interventions en cas de besoin ;
• prendre soin des visiteurs en les occupants à la lecture par exemple pendant leur temps d’attente.
2. Gestion des appels téléphoniques
• assurer un accueil téléphonique professionnel aux interlocuteurs ;
• recevoir les appels entrants et les transférer aux Collaboratrices, collaborateurs demandé(e)s ;
• recueillir les demandes d’appels des collaborateurs et les mettre en ligne avec les interlocuteurs ;
• faire le suivi des appels manqués ;
• veiller à la bonne gestion des clients et/ou partenaires de l’institution ;
• veiller à l’établissement et à la mise à jour des différents répertoires du bureau GIZ ;
• disposer des répertoires téléphoniques des projets et programmes ;
• mettre en place et disposer des répertoires des institutions publiques et surtout de nos différents partenaires de travail ;
• présenter la GIZ et ses zones d’interventions en cas de besoin pour les interlocuteurs qui demandent des informations.
3. Tâches administratives
• veiller à l’actualisation de la fiche de gestion des chauffeurs sur MS TEAMS ;
• effectuer des copies et des scans au besoin ;
• veiller à l’entretien physique de la réception ;
• gérer le tableau de congé du personnel du bureau GIZ sur MS TEAMS ;
• gérer les tableaux d’affichage des trois bâtiments ;
• veiller à l’organisation des petits déjeuner collégiaux en collaboration avec le département concerné ;
• veiller au ravitaillement de la bonbonne d’eau au niveau de la réception ;
• soutenir l’assistant de direction dans la transmission des classeurs pour signature chez la Directrice Administrative et Financière et la Directrice Résidente.
4. Autres attributions
• exécuter d’autres tâches sur instruction de sa supérieure hiérarchique ;
• participer aux réunions hebdomadaires du bureau et de son département de tutelle et remplacer l’assistant de direction en cas d’absence;
C. Qualifications, expériences professionnelles et compétences
1 Qualifications
• avoir un diplôme d’au moins BAC + 2 en secrétariat ou de tout autre diplôme reconnu équivalent.
2 Expériences professionnelles
• justifier d’au moins cinq (05) ans d'expérience professionnelle comme réceptionniste et dans les activités de secrétariat.
3 Autres compétences/connaissances et aptitudes
• avoir une expérience confirmée de travail en équipe et dans un environnement multiculturel ;
• avoir une parfaite maîtrise du Français, et un niveau intermédiaire en Anglais et en Allemand (parlé et écrit), sont un atout ;
• bien se présenter au service ;
• être courtoise ou courtois et serviable.
Connaissance en informatique
Condition d'âge
NB : Le Bureau GIZ se réserve le droit de ne pouvoir donner suite à cet Avis de Vacance de Poste. Toutefois, seuls les candidat(e)s sélectionné(e)s seront contacté(e)s pour la suite du processus de recrutement. Les candidatures féminines et des personnes handicapées sont encouragées.
Date limite de depôt des dossiers 09/08/2022
Procedure de recrutement NP
Durée du contrat CDD 02 ans
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