Recrutement de 01 RECEPTIONNISTE/ASSISTANTE ADMINISTRATIVE

Poste à pourvoir RECEPTIONNISTE/ASSISTANTE ADMINISTRATIVE
Nombre de poste 01
Lieu d'affectation Ouagadougou
Structure recruteur MERCY CORPS
Structure Bénéficiaire MERCY CORPS
Secteur activité Résilience, Assistance humanitaire et cohésion sociale
Diplôme ou niveau Diplôme Supérieur
Option du diplôme Administration, Secrétariat de Direction ou en Ressources Humaines ou tout autre domaine connexe ;
Expériences 02 ans
Capacités liées à l'emploi AVIS DE RECRUTEMENT
Titre du Poste : Réceptionniste/Assistante Administrative
Lieu du travail : Ouagadougou
Catégorie du poste : CDD (03 mois renouvelable)
Nombre de Place : 01
A PROPOS DE MERCY CORPS :
Mercy Corps est une organisation internationale de premier plan motivée par la conviction qu'un monde meilleur est possible. En cas de catastrophe et dans les épreuves, dans plus de 40 pays du monde entier, nous nouons des partenariats pour mettre en place des solutions audacieuses, afin d’aider les gens à triompher de l'adversité et à construire des communautés plus fortes de l'intérieur. Maintenant et pour l'avenir.
Mercy Corps est une ONG internationale humanitaire et de développement dont la mission est d’alléger la souffrance, la pauvreté et l’oppression en aidant les populations à construire des communautés sécurisées, productives dans le monde.
Mercy Corps intervient au Burkina Faso dans l’humanitaire et le développement afin d’alléger la souffrance, la pauvreté et l’oppression en aidant les populations à construire des communautés sécurisées et productives. Mercy Corps œuvre pour la promotion de la paix au Burkina Faso. Actuellement, Mercy Corps met en œuvre plusieurs projets de développement et d’assistance humanitaire avec un budget global de plus de 27 millions de dollars avec plusieurs bases sur le terrain au Burkina Faso – Kaya, Fada N’Gourma, Pô et Gaoua– et avec son bureau principal à Ouagadougou.
RESUME DU POSTE :
Sous la supervision de la RH & Admin Officer, la Réceptionnist – Assistant Admin assistera dans le fonctionnement général de l’administration. Assurer la qualité de l’accueil, travailler en étroite collaboration avec les Ressources Humaines et l’Administration et les programmes Managers, la Réceptionniste assurera quotidiennement les tâches assignées à l’administration, les ressources humaines, la documentation, le classement des dossiers, la facilitation des voyages du personnel dans le temps opportun et de manière précise.
Taches Administrative :
• Appuyer la chargée RH and Administration dans le classement, l’archivage et la mise à jour des dossiers administratifs ;
• Recevoir et orienter les visiteurs et s’assurer que les visiteurs ne circulent pas au sein du bureau sans être annoncés ;
• Tenir un agenda des rendez-vous pour le bureau ;
• Faire le standard (appeler à l’extérieur, recevoir les appels) ;
• Noter les appels sur des fiches et les transmettre ;
• Participer aux réunions ;
• Contribuer davantage à assurer la propreté du bureau, c’est-à-dire en s’assurant de manière proactive que les toilette et les bureaux sont propres et en informant l’agent de ménage de toute mesure corrective ;
• Aider de manière proactive à garantir que de l’eau, du papier hygiénique, et du savon dans les toilettes à tout moment ;
• Assurer la réception, l’expédition et l’archivage des courriers et s’assurer aussi que toutes les correspondances entrantes et sortantes sont enregistrées dans le registre approprie et classées ;
• Enregistrer le courrier arrivé, départ et les factures ;
• Saisir les courriers types ;
• Suivre le prélèvement régulier de la boite postale de l’ONG ;
• Sur demande de la hiérarchie, rédiger les correspondances administratives, saisir les comptes rendus des réunions et des lettres administratives ;
• Maintenir les tableaux d’affichage du bureau à jour (Memos, informations, ct…)
• Ainsi que le registre de présence du personnel ;
• Faire les demandes de paiement des prestataires, Airtel ou Orange Burkina, les entreprises d'eau et d'électricité et les contrats de bail à la fin de chaque mois en conformité avec les procédures finance ;
• Assurer que tout le personnel adhère aux procédures administratives de Mercy Corps ;
• Mettre à jour la liste matrice chaque fin du mois en collaboration avec les RH & l’Administration, ;
• Se comporter, tant sur le plan professionnel que personnel, de façon à préserver l’image de marque de Mercy Corps et à ne pas mettre en danger sa mission humanitaire au Burkina ;
• Faire toutes autres taches demandées par le superviseur.
CONNAISSANCES ET QUALIFICATIONS : • Avoir un diplôme supérieur en administration, secrétariat de Direction ou en Ressources Humaines ou tout autre domaine connexe ;
• Avoir au moins 2 ans d’expérience de gestion administrative, en Gestion Administrative des entreprises et ressources humaines de préférence avec une ONG internationale ;
• Avoir une expérience manifeste et une bonne connaissance administrative des ONGs, gestion du personnel, services de support et les opérations ; • Une capacité manifeste de communication (orale & écrite) et une connaissance requise de l’informatique (Word, Excel, Explorer, Outlook, PowerPoint, etc.) et une bonne connaissance de la gestion de bases de données ;
• Une bonne capacité en négociation et représentation, spécialement avec les services publiques (gouvernement) et autres organismes en matière de bureaucratie ;
• Une excellente maîtrise du français et l’anglais (orale et écrite) avec une capacité de faire la traduction serait un atout.
. Responsabilité de supervision : aucune
Rapporte directement à : RH and Administration Officer
Travail directement avec : Les Ressources Humaines et l’Administration, la logistique, la Finance et tous les programmes.
FACTEURS DE SUCCES :
Une bonne connaissance et une compréhension Claire de l’éthique des Finances et des comptabilités, ainsi que l’éthique de la gestion des partenaires, la volonté et l’habilité absolu d’adhérer et de renforcer l’adhérence aux principes des procédures et de conformité de Mercy Corps et des donateurs est essentiel. L’habilité prouvée d’interagir effectivement avec les le personnel national et international est demandé. Une habilité démontrée de pouvoir travailler rapidement, correctement et de façon précise pour, à la fois accomplir multiples tâches dans un délai requis avec un minimum de supervision est fortement demandée. L’habilité de traiter l’information nécessaire et correcte pour supporter effectivement les activités du programme AILP en matière de gestion de ses partenaires est nécessaire.
APPRENTISSAGE ORGANISATIONNEL :
Comme partie intégrante de notre engagement à l’apprentissage organisationnel et en supportant notre compréhension que les organisations d’apprentissage sont plus effectives, efficient et appropriées aux communautés qu’elles servent, nous espérons à ce que tous les membres de l’équipe engagent 5% de leur temps pour apprendre les activités qui à la fois, peuvent les servir et servir Mercy Corps.
DIVERSITE, EQUITE ET INCLUSION :
La réalisation de notre mission commence par la façon dont nous construisons notre équipe et travaillons ensemble. Grâce à notre engagement à enrichir notre organisation avec des personnes d'origines, de croyances, de parcours et de modes de pensée différents, nous sommes mieux à même de tirer parti du pouvoir collectif de nos équipes et de résoudre les défis les plus complexes du monde. Nous nous efforçons d'instaurer une culture de confiance et de respect, où chacun apporte son point de vue et son identité authentique, atteint son potentiel en tant qu'individu et équipe et collabore pour faire le meilleur travail de sa vie. Nous reconnaissons que la diversité et l'inclusion sont un cheminement, et nous nous engageons à apprendre, à écouter et à évoluer pour devenir plus diversifiés, équitables et inclusifs qu'aujourd'hui.
EGALITE DES CHANCES POUR L’EMPLOI :
Mercy Corps est un employeur garantissant l'égalité des chances qui ne tolère aucune discrimination. Nous recherchons activement des antécédents, des perspectives et des compétences diversifiées afin que nous puissions être collectivement plus forts et avoir un impact mondial durable. Nous nous engageons à offrir un environnement de respect et de sécurité psychologique où l'égalité des chances en matière d'emploi est accessible à tous. Nous ne pratiquons ni ne tolérons la discrimination fondée sur la race, la couleur, l'identité de genre, l'expression de genre, la religion, l'âge, l'orientation sexuelle, l'origine nationale ou ethnique, le handicap (y compris le statut VIH / SIDA), l'état matrimonial, le statut d'ancien combattant ou tout autre groupe protégé dans les lieux où nous travaillons.
SAUVEGARDE ET ETHIQUE
Mercy Corps s'engage à garantir que toutes les personnes avec lesquelles nous entrons en contact dans le cadre de notre travail, qu'il s'agisse des membres de l'équipe, des membres de la communauté, des participants au programme ou d'autres personnes, soient traitées avec respect et dignité. Nous sommes attachés aux principes fondamentaux relatifs à la prévention de l'exploitation et des abus sexuels énoncés par le Secrétaire général des Nations Unies et l'IASC. Nous ne tolérerons pas l'abus d'enfants, l'exploitation sexuelle, l'abus ou le harcèlement par ou des membres de notre équipe. Dans le cadre de notre engagement en faveur d'un environnement de travail sûr et inclusif, les membres de l'équipe doivent se conduire de manière professionnelle, respecter les lois et coutumes locales et adhérer aux politiques et valeurs du code de conduite de Mercy Corps à tout moment. Les membres de l'équipe doivent suivre les cours obligatoires en ligne sur le Code de conduite lors de leur embauche et sur une base annuelle.
Connaissance en informatique Word, Excel, Explorer, Outlook, PowerPoint, etc.
Condition d'âge NP
Composition du dossier DEPOT DE CANDIDATURE :
Mercy Corps vous invite à participer au recrutement pour ce poste, et ce, en déposant vos dossiers de candidatures (CV, lettre de motivation, fournir obligatoirement 3 Références professionnelles d’anciens employeurs les plus récents).
Veuillez mentionnez le titre du poste pour lequel vous postulez et adressez votre demande d’emploi au Directeur Pays, Mercy Corps Niger/Burkina.
Les dossiers doivent être envoyés uniquement en ligne à travers le système de recrutement en ligne de Mercy Corps Niger/Burkina via l’adresse suivante :
Les candidatures féminines sont vivement encouragées.
Cette invitation ne constitue nullement un engagement de la part de Mercy Corps pour un emploi. Tout dossier déposé ne sera plus retourné au Candidat.
Seuls les candidats présélectionnés seront contactés
Mercy Corps se réserve le droit de rejeter une partie ou l’ensemble des offres reçues.
DATE LIMITE DE DEPOT : Jeudi 16 juin 2022 à 17h30mn
Date limite de depôt des dossiers 16/06/2022
Procedure de recrutement
Durée du contrat CDD trois(03) mois