Recrutement de 01 RESPONSABLE DES RESSOURCES HUMAINES

Poste à pourvoir RESPONSABLE DES RESSOURCES HUMAINES
Nombre de poste 01
Lieu d'affectation Ouagadougou
Structure recruteur CONSORTIUM ALIMA / KEOOGO / SOS MEDECINS BF
Structure Bénéficiaire CONSORTIUM ALIMA / KEOOGO / SOS MEDECINS BF
Secteur activité Activités de santé et d’action sociale
Diplôme ou niveau BAC+3
Option du diplôme en ressources humaines/ Sciences Administratives en gestion du personnel
Expériences 03 ans
Capacités liées à l'emploi
OFFRE D’EMPLOI / CONSORTIUM-ALIMA-KEOOGO-SOS MEDECIN BF/COORDO/OUA /22/04/2024

Un (01) RESPONSABLE DES RESSOURCES HUMAINES
PRÉSENTATION DE L’ORGANISATION
ALIMA travaille main dans la main avec ses partenaires.
Sa gouvernance repose sur des ONG locales qui font partie intégrante d’ALIMA.
Ces associations africaines détiennent l’expertise et proposent des réponses adaptées au contexte local ou régional.
ALIMA est présente au Burkina Faso depuis 2012 et travaille en partenariat avec deux ONG nationales : KEOOGO et SOS médecins-BF.

KEOOGO est une association nationale de droit burkinabè créée en 2004 dans le but de combler le vide lié à la protection des enfants en situation de rue. La mission principale de KEOOGO est d’offrir, via des partenariats ciblés et efficients, des services de protection et de réhabilitation aux enfants particulièrement vulnérables.

SOS Médecins Burkina Faso est une association nationale médicale de droit burkinabè créée en 2006. Sa mission sociale est de venir au secours des populations en détresse, des populations sinistrées et des populations fragilisées du fait de la maladie (VIH, malnutrition…), de l’âge, de l’incarcération ou de contextes sociaux ou économiques précaires.

ALIMA mets en œuvre des projets de réponses d’urgences dans 4 régions au Burkina Faso à savoir la région du Nord (District sanitaire de Thiou, District sanitaire de Titao, District sanitaire de Ouahigouya et le Centre hospitalier Universitaire Régional de Ouahigouya), la région du Centre-Nord (District sanitaire de Barsalogho, de Tougouri, de Boulsa et de Kaya), la région du Sahel (Centre Hospitalier Régional de Dori) et dans la région du centre (District sanitaire de Sig-Noghin et Nongr-massom).
Les principaux partenaires techniques et financiers au Burkina Faso sont ECHO/UE, BHA, CDCS, COMIC, UNICEF et OMS.

Toute personne collaborant avec ALIMA s’engage à :
● respecter la charte, le code de conduite, les politiques institutionnelles incluant la politique de protection contre les abus de pouvoir et les violences sexistes et sexuelles, la politique de prévention de la corruption et de la fraude ;
● signaler toute violation aux politiques, documents cadre et procédure à un.(e) supérieur.(e), à un.(e) référent.(e) ou à l’adresse [email protected]

PROTECTION DES BÉNÉFICIAIRES ET DES MEMBRES DE LA COMMUNAUTÉ
Niveau 3 : La ou le titulaire du poste est responsable de l’application des processus RH et pourra être amené.e à faire des visites terrains. Elle ou Il pourra donc être en contact avec des enfants ou/et des adultes vulnérables. Par conséquent, la vérification du casier judiciaire ou la présentation d'un certificat de bonne vie et mœurs sera nécessaire. Dans les situations où l’impossibilité de fournir un casier judiciaire ou un certificat de bonne vie et mœurs est constatée, une déclaration sur l’honneur sera demandée.

LIEU D’AFFECTATION :
Le poste est basé à Ouagadougou, avec des déplacements dans les zones d’intervention du Consortium ALIMA KEEGO SOS Médecins au Burkina Faso.
A pourvoir : dès que possible
Contrat / durée : CDD de 6 mois renouvelables en fonction des financements
Niveau sur la grille salariale : 9
Publication de l’offre : les bases d’ALIMA & ONEF Burkina Faso et FONGIH
RAISON D'ÊTRE
Sous la responsabilité du Coordinateur RH, le Responsable RH est garant, par délégation du Coordinateur RH, du respect de la législation en matière de gestion du personnel. Il/elle veille au respect des éléments de gestion des ressources utilisées et appuie le Coordinateur RH dans la définition et mise en œuvre de politique des ressources humaines nationales et dans la gestion administrative des expatriés.
II/elle applique et veille à la bonne application des procédures d'ALIMA-KEOOGO-SO Médecin en matière de gestion RH sur l’ensemble de la mission.

Liens hiérarchiques, fonctionnel et technique
● Rend compte au Coordinateur des Ressources Humaines,
MISSION ET ACTIVITES PRINCIPALES :
1- GESTION STRATÉGIQUE DES RESSOURCES HUMAINES NATIONALES
● Appuie le Coordinateur RH dans la mise en place des directives et procédures RH du consortium en s’assurant de la conformité avec le cadre national légal,
● Assure la gestion, la centralisation des informations et activités RH
● Participe à l’implémentation des initiatives RH conformément au plan d’action RH de consortium sous la supervision technique du Coordinateur RH,
● Fait le suivi de la gestion de la performance avec l’appui des Responsables Administration Projet sur le terrain et s'assure que tout le personnel est doté d’un Plan d’Objectifs de Performance (POP) assigné par son superviseur hiérarchique.
● Assiste le Coordinateur RH dans la sensibilisation du staff au respect des documents cadres obligatoires (Code de conduite, Politique de lutte Anticorruption, PSEA, Gestion de performance………)
● Veille à la conformité (et exactitude) des dossiers RH du terrain et de la coordination et assure le suivi de leur validation auprès du Coordinateur RH.
● Assiste le CORH dans l'identification des besoins et instituts de formation, assiste à l'élaboration du Plan de formation annuel et supervise sa mise en œuvre sur les terrains
● Aide à la réalisation des descriptions de postes et s'assure de leur mise à jour ;
● Participe à la gestion prévisionnelle des compétences et à la définition des besoins RH de la mission.
● Elaborer les notes de services liées aux décisions RH et rédige toute autre correspondance destinée au personnel si besoin
● Proposer des documents et politiques RH au Coordinateur RH pour validation et implémentation.
● Participe à la récolte de données RH lors de l’élaboration des propositions des budgets
2- GESTION ADMINISTRATIVE DES RESSOURCES HUMAINES
I. Personnel National
a. Recrutement :
● Est garant par délégation du Coordinateur RH du processus de recrutement sur la mission et apporte un appui et conseil si nécessaire et réalise des audits réguliers des dossiers de recrutement.
● Apporte son support aux différents projets de la mission dans le processus de recrutement du début à la fin (appel à candidatures, collecte/Téléchargement des CV à remettre au superviseur recruteur ; organisation pratique des tests, participation aux entretiens sur demande du Coordinateur RH, prise de référence, proposition de poste etc. ).
● Il met à jour le fichier de suivi de recrutement hebdomadaire mission et le partage avec la coordination et les projets.
● Il s’assure la transparence dans le recrutement du personnel journalier, prestataires et en fait le suivi avec les départements concernés tout en respectant le cadre légal
● Constitue et met régulièrement à jour un pool de journaliers ;

b. Elaboration des contrats de Travail et suivi
● Rédige les contrats de travail des nouveaux collaborateurs et les soumet à la validation du Coordinateur RH avant signature, y compris celui des journaliers et prestataires,
● Vérifie les contrats de travail établis par les administrateurs des projets et et de l’assistante RH de la coordination et les fait ensuite valider par le Coordinateur RH ;
● Alerte le Coordinateur RH sur les contrats à renouveler et fait le suivi avec les départements concernés afin d’anticiper les reconductions.
● Assure la gestion de la procédure de fin de contrat (qualité des documents de fin de contrat dans le documentation d’un processus de fin de contrat de qualité en respectant les exigences légales pour la coordination et les projets)
● Remet au salarié son solde de tout compte et lui explique les détails si besoin.
● Alerte le Coordinateur RH des anomalies constatées dans la constitution des dossiers du personnel,
● S’assure que les descriptions de poste mises à jour sont présentes dans chaque dossier du personnel et que chaque employé ait lu et signé son profil de poste pour le personnel de la coordination.
● Vérifie que tout le personnel nouvellement embauché bénéficie d'un programme d'induction et intégration dans leur service respectif (orientation au poste)
● Organise l’orientation du personnel (cadre et non cadre) nouvellement embauché de la coordination (remise et explication du règlement intérieur, des politiques et procédures internes en vigueur, du contrat de travail et profil de poste…)

c. Gestion de la paie, impôts sur salaires et cotisations sociales
● Supervise le traitement des salaires de la coordination et des Projets,
● Créer les nouveaux staffs de la coordination dans le logiciel de paie ODOO,
● Appuie et conseille les terrains (Projets et coordination) dans l’encodage des variables salaire dans le logiciel ODOO en matière de salaire, impôts (IUTS), cotisations sociales (CNSS), encodage de contrats, importation de documents externes dans la BDD (bilan, contrat POP, PDP, dossiers disciplinaires, ...) ;
● Vérifie la saisie des éléments variables de paie des employés de la mission (coordination et projets) dans ODOO : solde de tout compte, acomptes, absences (congés payés, arrêt maladie, congés sans solde, etc.), intégration de nouveaux contrats, primes diverses, sur base des plannings et les formulaires internes en vérifiant leur validité ; ’
● Est responsable de la sauvegarde ODOO (master) et de sa transmission mensuelle au Coordinateur RH ;
● Transmet mensuellement le BALZAC SALAIRE au département finance ;
● Prépare les déclarations mensuelles des impôts et cotisations (CNSS, UTS) et transmet les états mensuels au département finance après validation du CORH.
● Collabore avec le département finances sur les questions concernant la paie, les charges sociales et les impôts.

d. Gestion des congés
● S’assure de la planification, en collaboration avec les administrateurs, des congés des employés et en assure le suivi sur la base d’un planning des congés ;
● Fais une extraction régulière des congés des staffs via le logiciel odoo et la partage avec les managers afin de faciliter la planification
e. Reporting RH
● Faire la compilation des informations et documents RH des différents projets,
● Assure la responsabilité de la compilation des différents rapports RH mensuels (Rapports RH, Suivi du personnel, suivi des cas disciplinaire, suivi des congés, suivi recrutements, mise à jour du fichier de suivi mensuel des indicateurs RH, statistiques, etc…) des différents projets ainsi que la coordination, et assure la mise à jour sur drive
● Mettre à jour systématiquement les organigrammes de la mission
f. Gestion des cas disciplinaires
● Participe à la gestion administrative d'éventuelles mesures disciplinaires en collaboration avec le CORH et le superviseur direct de l'employé concerné ;
● S’assure de la conformité vis à vis du cadre légal dans le traitement des procédures disciplinaires sur la mission et alerte le Coordinateur RH en cas d’anomalies
● Assure l’archivage des dossiers disciplinaires dans le dossier du personnel

g. Archivage
● Est responsable du classement des dossiers du personnel.
● S'assurer de la disponibilité de tous les dossiers du personnel de la mission, de leurs mises à jour et de leur archivage physique et numérique (sur google drive).
● S’assure que les Responsables Administration Projet et les Assistants effectuent correctement l’archivage des dossiers du personnel de sorte à faciliter la recherche en cas d’audit.

h. Team building
● Gère les activités culturelles et sociales (team building) de la coordination.
● En collaboration avec le Coordinateur RH, organiser des activités récréatives avec les autres collègues
II. Personnel International
● Prépare le tableau des variables de paie des expatriés et le partage mensuellement avec le Coordinateur RH pour sa vérification en cas d’absence de l’assistante RH,
● Assiste le Coordinateur RH dans la planification des congés et breaks des expatriés et fait la réservation des billets en cas d’absence de l’assistante RH .
● Fait la réservation d’hôtel et le booking des vols UNHAS des expatriés pour les vols nationaux pour leurs missions terrains en cas d’absence de l’assistante RH.
● Prépare le document de solde de tout compte pour les expatriés en fin de contrat et le fait valider par le Coordinateur RH en cas d’absence de l’assistante RH avant de l’envoyer au siège
● S’assure qu’à l’annonce de l’arrivée d’un expatrié une chambre est réservée pour lui, un perdiem, une enveloppe sécu et un téléphone lui sont réservés en cas d’absence de l’assistante RH
● S’assure que la communication est faite sur l’arrivée / départ des expatriés avec les coordinateurs afin d’organiser un briefing/débriefing avec l’expatrié mais aussi pour assurer le pick up de l’expatrié (de l’aéroport vers le bureau et vice versa)en cas d’absence de l’assistante RH

3- VEILLE JURIDIQUE
● Sous la supervision du Coordinateur RH, assure la veille Juridique de la mission en créant un réseau d'information à travers lequel il s‘informe ;
● Se documente sur la législation fiscale dans le pays (contact avec la Direction générale des impôts, Sécurité sociale, etc.) pour tout ce qui concerne les taxes sur les salaires du travail dans le pays et avec l'inspection du travail, recueil d'information auprès des autres ONG, recherche des actualisations en matière de droit du travail (Arrêtés, décrets, etc.);
● En étroite collaboration avec le coordinateur RH, veille à organiser des réunions régulières avec l’ensemble du personnel tout au long de la mission afin que chacun connaisse ses droits et devoirs et soit informé de tout changement susceptible de l’affecter dans la législation du travail et les conditions générales d’emploi (à savoir amendements juridiques, changements dans les pratiques locales, nouvelles politiques ou procédures RH-admin, modifications des règlements intérieurs, etc.);
● Contribue à la mise à jour des documents de politique et prise en charge du personnel (Règlement Intérieur, contrats, procédures RH, etc.) lorsqu’il y a un changement au niveau du cadre légal au Burkina Faso.

A. Autre : en plus de responsabilités ci-dessus, le Responsable RH
● Supervise l’assistante RH en coordination.
● Participe aux réunions de coordination à la demande du Coordinateur ;
● Participe aux réunions de communication générale ou négociation avec les délégués du personnel à la demande du Coordinateur RH ;
● Travaille en étroite collaboration avec l’ensemble des équipes Admin de la mission et effectue des visites terrains sur les projets sur demande du Coordinateur RH
● Participe aux réunions, groupe de travail, de coordination externe concernant les Ressources Humaines ;
● Garantit la confidentialité de tous les documents en lien avec les dossiers des employés et les documents internes du consortium. La confidentialité est une règle absolue pour ce poste, il est strictement interdit de divulguer des informations et tout manquement à cette règle sera considéré comme une faute grave et sanctionnée conformément aux dispositions du Règlement intérieur ;
● II se doit de faire remonter à son supérieur hiérarchique toute difficulté importante que pourrait rencontrer un employé ;
● II doit traiter tous les employés de façon égale, sans favoritisme ou passe-droit accordé pour quelque raison que ce soit.
Ce profil de poste n’est pas figé ; il pourrait évoluer en fonction des besoins nécessaires et prendra en compte les objectifs nouvellement fixés à chaque évaluation.

Niveau d’études : BAC + 3 en ressources humaines/ Sciences Administratives en gestion du personnel.
Expériences professionnelles//compétence souhaitées :
● Trois (03) années d’expérience dans un poste similaire ou expérience professionnelle, préalable et significative en Ressources Humaines ;
● Bonne pratique des logiciels de bureautique (Word, Excel, Powerpoint) ;
● Connaissance de la législation du travail du Burkina Faso.
● Connaissance du logiciel HOMERE ET ODOO serait un atout.

Compétences et Qualité
● Être pédagogue, rigoureux, organisé ;
● Avoir une bonne aptitude à pouvoir travailler en équipe et dans un environnement, multiculturel et pluridisciplinaire ;
● Avoir le sens de la confidentialité ;
● Avoir le sens de l’organisation et de la gestion des priorités ;
● Bonne capacité organisationnelle, sens de l’écoute et de l’analyse, capacités relationnelle importante et de travail en équipe ;
● Avoir une excellente capacité de jugement et une force de proposition ;
● Avoir le sens de l’éthique humanitaire ;
● Maîtrise du français indispensable ;
● La ponctualité, la disponibilité, la flexibilité et l'aptitude à travailler sous pression sont des atouts.
Langues
● La maîtrise du français est indispensable
● La connaissance de l’anglais et d’une langue locale est un atout
Connaissance en informatique
Condition d'âge
Composition du dossier COMPOSITION DU DOSSIER
● Lettre de motivation (adressée au Coordinateur des Ressources Humaines)
● Curriculum Vitae détaillé, y mentionner 3 personnes de références professionnelles avec leurs coordonnées de contact (e-mail, tél), dont les deux derniers superviseurs ;
● Copies simples des diplômes et copies des certificats de travail ;
● Copie de l’extrait de naissance ;
● Tout autre document susceptible de compléter le dossier (copie attestations de travail, lettre de recommandation etc.)
● Casier judiciaire datant de moins de 3 mois ou attestation de bonne vie et mœurs

La date limite de dépôt des candidatures est fixée au 06/05/2024 à 17H30.
Nous rappelons à tous les candidats que le processus de recrutement est équitable, transparent et gratuit. Aucun paiement n’est demandé à aucun stade du processus de recrutement.
Date limite de depôt des dossiers 06/05/2024
Procedure de recrutement Processus de candidature :
Etape de recrutement :
− Présélection sur dossier ;
− Test écrit ;
− Entretien/interview
Durée du contrat CDD 06 mois renouvelables
Autres conditions