Localité : Burkina Faso / Ouagadougou Domaine : Assistance de direction Niveau : BAC + 2 Entreprise recruteur : World Vision International
Poste à pourvoir SECRETAIRE RECEPTIONNISTE
Nombre de poste 01
Lieu d'affectation Ouagadougou
Structure recruteur WORLD VISION
Structure Bénéficiaire WORLD VISION
Secteur activité Non précisé
Diplôme ou niveau BAC+2
Option du diplôme Secrétariat bureautique ou tout autre diplôme équivalent,
Expériences 02 ans
Capacités liées à l'emploi ONG INTERNATIONALE CHRETIENNE CENTREE SUR L’ENFANT
RECRUTE UN (E) SECRETAIRE RECEPTIONNISTE
Organisation : World Vision Burkina Faso
Durée du Contrat : 1 an renouvelable
Type de Contrat : Contrat Local
Lieu du travail : Ouagadougou, Burkina Faso
Date limite de clôture : 24 Aout 2022
OBJECTIF DU POSTE :
- Assurer le fonctionnement du standard téléphonique
- Gérer le traitement/distribution du courrier
- Gérer la caisse pour contribuer à une meilleure communication
- Gérer le classement général, l’accueil des visiteurs
- S’assurer que l’espace de la réception est propre et accueillant
- Veiller à ce que les visiteurs soient accueillis avec hospitalité
- Tenir à jour une base de données centralisée des contacts importants
Supérieur hiérarchique : Senior Finance Officer.
Responsabilités Majeures
1. Gérer le standard téléphonique afin de relier les services internes et externes.
Temps : 10%
2. Gérer et assurer une circulation efficace des courriers, documents administratifs et financiers interne et externe de la Réponse à la satisfaction du staff et des partenaires.
Temps : 35%
3. Accueil, orientation des visiteurs :
- Accueillir et orienter les visiteurs au niveau du bureau dans les différents services ;
- Présenter une bonne image de l’organisation ;
- Maintenir une zone de réception sûre et propre en se conformant aux procédures, règles et règlements ;
- Maintenir la continuité entre les équipes de travail en documentant et en communiquant les actions, les irrégularités et les besoins continus ;
- Contribuer à l'effort d'équipe en réalisant des résultats connexes au besoin.
Temps : 30%
4. Assurer la tenue quotidienne de la caisse :
- Réaliser le contrôle hebdomadaire et procéder au réapprovisionnement ;
- Ecrire les pièces de caisse et remplir le relevé de caisse ou le formulaire de réapprovisionnement pour demander des fonds pour reconstituer la caisse - S’assurer que le réapprovisionnement repose sur les dépenses réelles. Les réapprovisionnements doivent être accompagnés d'une documentation suffisante, y compris les pièces de caisse, les factures et reçus justifiant tous les décaissements ;
- Tenir à jour le livre de caisse de manière quotidienne et effectuer les décaissements et encaissements : la caisse doit être vérifiée et clôturée chaque jour. Le solde de clôture quotidien de la caisse doit correspondre aux documents présentés.
Temps : 15%
5. Saisir, rédiger les documents divers (correspondances, ordre de missions, rapports, PV etc.) pour les besoins du bureau & assurer la reprographie et la photocopie des documents.
Temps : 10%
Qualifications : Formation/connaissances/Competences techniques /Experience
- Être titulaire du BTS ou DUT au minimum (BAC + 2) en Secrétariat bureautique ou tout autre diplôme équivalent,
- Avoir au minimum deux (02) ans d’expérience professionnelle dans un poste similaire, - Avoir une excellente connaissance du français (parlé, lu et écrit)
- Parler au moins une langue locale,
- Connaissance de la langue anglaise est un atout,
- Être flexible, disponible et apte à travailler sous pression,
- Avoir un bon esprit d’équipe et être organisé ;
- Faire preuve de retenue, de compréhension, de volonté et de maitrise de soi à l’égard des collaborateurs et des visiteurs
- Faire preuve d’une confidentialité et d’une discrétion totale par rapport aux informations reçues dans le cadre du travail ;
- Avoir une bonne connaissance informatique (Internet, traitement de texte Word, utilisation de tableurs Excel, Powerpoint) et de la gestion des fichiers,
- Avoir une maitrise parfaite du classement, de l’archivage physique et électronique des fichiers et des documents.
Connaissance en informatique Word, Excel, Powerpoint
Condition d'âge NP
Composition du dossier COMMENT POSTULER : Si vous souhaitez postuler, veuillez envoyer votre candidature (CV + Lettre de motivation) par email à l’adresse suivante :
Dès l’accès au site, le candidat externe doit d’abord s enregistrer en créant un compte.
Nous remercions tous les candidats pour leur intérêt, seules les personnes dont les candidatures seront sélectionnées seront contactées pour la suite du processus.
Date limite de depôt des dossiers 24/08/2022
Procedure de recrutement
Durée du contrat NP
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