Recrutement de 02 ASSISTANT ADMINISTRATIF ET FINANCIER (H/F)

Poste à pourvoir ASSISTANT ADMINISTRATIF ET FINANCIER (H/F)
Nombre de poste 02
Lieu d'affectation Djibo et Ouahigouya
Structure recruteur INTERNATIONAL RESCUE COMMITTEE (IRC)
Structure Bénéficiaire INTERNATIONAL RESCUE COMMITTEE (IRC)
Secteur activité Activités de santé et d’action sociale
Diplôme ou niveau BAC+2
Option du diplôme gestion financière/comptabilité ; en gestion...
Expériences 01 an
Capacités liées à l'emploi Contexte et brève historique de l’IRC
L’international Rescue Committee (IRC) répond aux crises humanitaires dans le monde et aide les populations à survivre et à reconstruire leurs vies. Fondé en 1933 à la demande d'Albert Einstein, l’IRC offre des soins vitaux et une assistance qui change la vie des réfugiés forcés de fuir la guerre ou une catastrophe. IRC travaille aujourd'hui dans plus de 40 pays et 22 villes américaines, nous rétablissons la sécurité, la dignité et l'espoir de millions de personnes déracinées et qui luttent pour survivre.
Face à la crise humanitaire croissante au Burkina Faso, l’IRC lance dans les régions du Sahel, du Nord et de la boucle du Mouhoun une intervention d’urgence en vue de contribuer au programme d’assistance aux populations affectées.
OBJECTIFS DU POSTE
Sous la supervision du Manager RH-Admin, le poste consiste à exécuter toutes les activités liées à la gestion administrative et ressources humaines pour l’équipe du bureau de Djibo / Ouahigouya. Il est attendu du travail à ce poste un niveau minimum de supervision essentiellement sur la gestion du logement ; la gestion de voyage du personnel de l’équipe du bureau, de soumission des rapports de l’Administration et gestion des Ressources Humaines.
Egalement sous la supervision du Manager Finances, il/elle devra avoir des bonnes connaissances en matière de gestion financière des projets. Il/Elle devra apporter un soutien financier nécessaire à l’équipe du bureau pour une bonne application des règles et procédures des bailleurs et d’IRC.
PRINCIPALE RESPONSABILITÉ
• Administration du bureau et support Ressources Humaines
- Préparer et émettre les PR de l’équipe de l’Administration, Ressources Humaines ;
- Rédiger les correspondances selon les instructions des managers et du chef de base ;
- Préparer les documents tels que les bons de soins et les lettres de recommandation médicale pour les visiteurs, les autorisations de sortie, les ordres de mission, etc ;
- Préparer les contrats de travail et les conventions de service selon les instructions des managers et du chef de base ;
- Préparer la paie des journaliers et des consultants ainsi les déclarations d’impôts et autres taxes y relatives ;
- Préparer toute autre documentation de support de la paie telle que nouveau contrat, changement de statut, fin de contrat, lettre de notification d’intérim,… ;
- Soumettre ces fiches à la signature des personnes concernées ;
- Préparer les demandes d’avance sur salaires et soumettre au manager RH-Admin pour vérification avant soumission à la finance ;
- Préparer et soumettre les informations sur les avances sur salaire pour le staff ;
- Appuyer le staff du bureau à l’élaboration et compilation des timesheets par mois ;
- Préparer le paiement des factures des abonnements (eau, électricité, etc.) ainsi que des soins médicaux et du téléphone, quand c’est applicable ;
- Organiser le classement des documents ainsi que les archives ;
- Tenir à jour le registre des congés du personnel, celui des contrats en cours d’exécution, et tout autre registre concernant la gestion administrative ;
- Prépare les différents tracking : Formation et recrutement et les soumettre aux managers et chef de base ;
- Superviser le travail des employés de maison/résidence (cuisiniers, jardiniers etc.) ;
- Préparer les demandes d’achat des fournitures de bureaux pour le bureau ;
- Tenir un fichier de tracking des conventions des consultants/stagiaires à jour ;
• Voyage et logement du personnel
- Soumettre les demandes de réservation de voyage pour tout staff de l’équipe du bureau voyageant ;
- Assurer les réservations d’hôtel pour tous les employés et visiteurs de l’équipe du bureau séjournant hors de Djibo/Ouahigouya et dans d’autres localités du pays ;
- Assurer la coordination du protocole des visiteurs entre leur lieu de provenance ainsi que le département logistique pour le transport de la gare au lieu de logement ;
- Faire le suivi de confirmation de vols du personnel voyageant et faire le feedback au concerné avant la date du voyage ;
- Préparer les demandes de paiement et régler auprès des fournisseurs de services/bailleurs les factures de :
 Loyers du bureau et les résidences du bureau ;
 Chambres pour les personnels IRC logés dans les hôtels pendant leur mission à Djibo/Ouahigouya ;
 Consommation d’électricité ; gaz et d’eau du bureau et des résidences si applicable ;
 Services de gardiennage ; cuisine ; etc…. ;
• Gestion financière, budgétaire et comptable
- Faire la revue financière des documents et de PRs dans le logiciel au niveau terrain et de la coordination ;
- Passer toutes les écritures comptables dans le grand livre quotidiennement en s’assurant de l’exactitude de la liasse de pièces avec les codes à imputer ;
- Recevoir toutes les demandes des paiements (avances), vérifier l'exactitude arithmétique, les signatures autorisées, les documents de support, et le compte utilisé, les codes analytiques (T1, T2, … T7), et s’assurer s'ils sont corrects, conforme à la politique et aux procédures en vigueur ;
- Assurer la gestion de la caisse de menu-dépenses du bureau ;
- Procéder aux paiements des staffs et fournisseurs par banque (transfert/cheque) ou en cash selon les politiques et procédures en application ;
- Procéder au cash-count hebdomadaire avec le chef de base. Et envoyer la documentation complète des arrêts de caisse chaque fin de semaine au finance de la coordination ;
- Appuyer techniquement (financière) tout le personnel du bureau sur les questions relatives’ à la matière financière
- Produire de manière journalière le Journal de caisse, et selon le cas celui de banque et le soumettre au finance de la coordination pour vérification, s’assurer que les soldes réconciliés sont effectivement disponibles en caisse ainsi que le solde de l’extrait bancaire ;
- Préparer un rapport faisant état des avances accordées au personnel et qui ne sont pas encore liquidées chaque semaine et le soumettre au chef de base et au finance de la coordination
- Faire un suivi sur la gestion des archives de finances et s’assurer que les documents de paiement par banque, caisse sont classés selon le Grand Livre tenu. De même que les liquidations sont classées selon l’ordre chronologique ;
- Préparer les états de paiement retenu à la source mensuel pour approbation et paiement dans les délais requis ;
- Informer la finance de la coordination de toute irrégularité au sein du bureau, du personnel sur la politique et les procédures financières ;
• Autres
- Superviser le personnel de maison/résidence (agent de ménage, cuisinier, jardiniers, etc.) ;
Assurer toute autres tâches qui sera demandée par le manager RH-Admin, le manager Finances et le chef de base ainsi qu’apporter un support aux autres services du bureau si nécessaire
Profil requis
- Avoir une formation (BAC+2) en gestion financière/comptabilité ; en gestion administrative et en gestion des ressources humaines ;
- Avoir un excellent niveau de français (parlé et écrit), la connaissance de l’anglais serait un atout ;
- Avoir au moins une expérience professionnelle d’une (01) année à un poste d’assistant administratif et financier dans une ONG ;
- Avoir une bonne connaissance de la région du Sahel/région du nord ;
- Avoir une bonne maitrise de l’outil informatique et des logiciels courants : Word, Excel, PowerPoint, etc. ;
- Etre immédiatement disponible ;
- Avoir une faculté d’organisation, capable de travailler de manière autonome et avoir un esprit d’équipe ; avoir de bonne aptitudes en communication interpersonnelle ;
- Etre capable de travailler sous pression et à supporter le stress ;
- Disposer d’un permis de conduire
RESPECT DU CODE DE DEONTOLOGIE DE L’IRC
IRC et les employés de l’IRC doivent adhérer aux valeurs et principes contenus dans l’IRC WAY (normes de conduite professionnelle). Ce sont l’Intégrité, le Service, et la Responsabilité. En conformité avec ces valeurs, IRC opère et fait respecter les politiques sur la protection des bénéficiaires contre l’exploitation et les abus, la protection de l’enfant, le harcèlement sur les lieux de travail, l’intégrité financière, et les représailles.
Connaissance en informatique
Condition d'âge
Composition du dossier Présentation du dossier
• Lettre de motivation qui explique clairement pourquoi vous vous sentez capable d'assumer ce poste;
• Résumé (CV) à jour;
• les noms, fonctions, numéro de téléphone et adresse e-mail d'au moins trois références professionnelles;


Les candidatures féminines et des localités sont fortement encouragées.
Date limite de depôt des dossiers 19/07/2020
Procedure de recrutement N.B : Seules les candidatures retenues seront contactées pour la suite du processus, et les documents suivants seront demandés avant toute offre de poste : Copie des diplômes, attestations de services rendus, attestations/brevet de formation, pièce d’identité et tout autre document pouvant soutenir la candidature.
Durée du contrat CDD 06 mois renouvelable