Recrutement de 01 Superintendent/Surintendent

About the job Superintendent/Surintendent
Deadline for submission of applications is 18h00 GMT Monday, 20th July 2020.

La date limite de réception des candidatures est fixée à 18h00 GMT lundi le 20 juillet 2020.


1. Job Purpose
The Superintendent shall assist and support the Administration, Protocol and Logistics Officer in management of all project assets, logistics and supplies, maintenance, insurance and security among others.

2. Duties and Responsibilities
Key duties and responsibilities include the following:
• Support effective facilities and asset maintenance ie. office space, buildings, equipment, and general facilities as well as schedule/coordinate movement of vehicles and drivers, including drivers’ schedules; preventive maintenance and repair of vehicles;
• Manage standby gen set including its preventive maintenance, repair and fueling;
• Ensure that all property, equipment and vehicles are always covered by valid insurance;
• Assist in organizing meetings, travel arrangements for North Core Project team;
• Assist in organizing institutional meetings, official ceremonies, training and any other event relating to North Core activities and their logistics;
• Monitor security and safety of assets and premises;
• Maintains physical storage and inventory of items (stationery, office supplies, office equipment, consumables, …);
• Collect proforma invoices and participate in small purchases for the PMU functioning;
• Ensure driver are properly trained and follow regulation;
• Ensure driver are trained in difficult emergency situation and security protocol;
• Assist in preparation of work program and budget expenditures for the administrative department.

3. Qualification and Experience
The ideal candidate must have a university degree in business or public administration, logistics or related area with a minimum of three (3) years of professional experience in a similar position.

4. Knowledge Requirements
• Knowledge in the management of office logistics including shopping procedures;
• Knowledge of Microsoft Office applications and the internet.

5. Desirable Qualities, Skills and Competencies
• Ability to manage complex schedules and good record keeping;
• Awareness of office environment needs, ability to plan and forecast;
• Ability to solve problems;
• Able to work well in a team and under pressure; able to demonstrate professionalism – competent, reliable and ethical;
• Excellent interpersonal skills, attention to detail and excellent problem-solving skills.

6. Languages
Proficiency in English (Read, write, speak). French is an asset.

VERSION FRANCAISE

1. OBJECTIF DU POSTE
Le surintendant assiste et soutient le responsable de l'administration, du protocole et de la logistique dans la gestion du patrimoine du projet, de la logistique et des fournitures, l'entretien, les assurances et la sécurité, entre autres.

2. TÂCHES ET RESPONSIBILITÉS
Les principales tâches et responsabilités sont les suivantes :
• Superviser l'entretien efficace des installations et des biens, c'est-à-dire les bureaux, les bâtiments, les équipements et les installations générales, de même que la programmation/coordination des déplacements des véhicules et des chauffeurs, y compris les horaires des chauffeurs, l'entretien préventif et la réparation des véhicules ;
• Gérer le groupe électrogène de secours, y compris son entretien préventif, sa réparation et son ravitaillement en carburant;
• Veiller à ce que tous les biens, équipements et véhicules soient toujours couverts par une assurance valide ;
• Aider à l'organisation des réunions, à l'organisation des voyages de l'équipe du projet Dorsale Nord ;
• Aider à l'organisation de réunions institutionnelles, de cérémonies officielles, de formations et de tout autre événement lié aux activités du projet Dorsale Nord et à leur logistique ;
• Veiller à la sécurité et à la sûreté des biens et des locaux ;
• Assurer le stockage physique et la tenue de l'inventaire des fournitures et équipements de bureau (papeterie, fournitures de bureau, équipement de bureau, consommables, ...) ;
• Recueillir les factures pro forma et participer aux petits achats pour le fonctionnement de l'UGP;
• Veiller à ce que les chauffeurs soient correctement formés et respectent la réglementation ;
• Veiller à ce que les chauffeurs soient formés aux situations d'urgence difficiles et au protocole de sécurité ;
• Aider à la préparation du programme de travail et des dépenses budgétaires pour le département administratif.

3. QUALIFICATION ET EXPÉRIENCE
Le candidat idéal doit être titulaire d'un diplôme universitaire en Administration des Affaires/publique, en logistique ou dans tout autre domaine apparenté, avec un minimum de trois (3) ans d'expérience professionnelle dans un poste similaire.

4. CONNAISSANCE EXIGÉE
• Connaissances en matière de gestion de la logistique de bureau, y compris les procédures d'achat.
• Connaissance des applications Microsoft Office et de l'internet.

5. QUALITÉS, APTITUDES ET COMPÉTENCES SOUHAITÉES
• Capacité à gérer des horaires complexes et aptitudes à la bonne tenue des dossiers ;
• Connaissance des besoins du bureau et capacité à prévoir et à planifier;
• Excellentes habiletés à résoudre des problèmes ;
• Capacité à travailler en équipe et sous pression ; capacité à faire preuve de professionnalisme - compétent, fiable et intègre ;
• Excellentes compétences interpersonnelles, souci du détail

6. LANGUES
Il est exigé que le surintendant maîtrise l'anglais (lire, écrire, parler). La connaissance du Français est un atout.