Recrutement de 01 ADMINISTRATIVE ASSISTANT, FS5

Recrutement de 01 ADMINISTRATIVE ASSISTANT, FS5
Niveau d'études: Non précisé
Expérience: 2 ans
Expire le: 12-07-2022

ONU Carrière
Juba, South Sudan
vacance de poste

Intitulé publication : ADMINISTRATIVE ASSISTANT, FS5
Intitulé code d’emploi : Assistant à l'administration
Département / Bureau : Mission des Nations Unies au Soudan du Sud
Lieu d'affectation : Juba
Période de candidature : - 12 juillet 2022
No de l’appel á candidature : 22-Administration-UNMISS-185140-F- (M)
Staffing Exercise N/A

Valeurs fondamentales de l'ONU : intégrité, professionnalisme, respect de la diversité

Cadre organisationnel
This position is located within the Office of the Director of Mission Support of the United Nations Mission in South Sudan (UNMISS). The incumbent will report directly to the Director of Mission Support. The position is based in Juba, South Sudan. Juba is classified as an "E" duty station and is a non-family duty station.

Responsabilités
Support to the Director Mission Support (DMS)

Provides support to the Office of the DMS on all matters related to the Organization’s ERP system (Umoja) by performing actions in the system in the areas of human resources management, budget and finance, travel management and requisitioning. Conducting analyses in the system, monitoring compliance of administrative processes, business performance reporting, and reviewing procedures for streamlining.

Manages the calendar of meetings and appointments of the DMS with senior officials internal and external to the Mission, local government authorities, and senior management of the Mission.

Reads all the correspondence, both incoming and outgoing, takes the decision about priority to be given to documents and where necessary consulting the DMS. The incumbent routes, drafts and distributes routine and confidential material; maintains political, constitutional, Code Cables and general management files. Reviews all documents submitted to DMS for language, style and format and general compliance with UN correspondence standards.

Prepares and administers the DMS's travel programme, collects folder for business trips and meetings. Keeps others informed by conveying directives, reports, status updates and relevant information, brings sensitive and urgent matters to the attention of the DMS.

Assists in the overall administration of the mission, provides substantive and administrative support in managing priorities and work flow in the office of the DMS and the work unit, coordinates multiple and diverse activities and work processes to ensure management of directives and decisions.

Handles a wide range of administrative duties and processes, leave requests, attendance records, timesheets, travel arrangements, visa applications, expense statement, telecommunications charges, Equipment purchase, service and supply requisitions, conference rooms bookings, etc

Liaises with various offices on actions with respect to transactions related to the administration of the Office’s human resources activities such as recruitment, time management, staff development, induction and orientation of new staff members etc.

Assists Office of the DMS officers in the elaboration of resources requirements for budgeting purposes.

Assists in providing inputs for the finalization of a variety of financial as well as other performance reports.

Serves as communications link between supervisor and senior staff on behalf of supervisor.

Oversees and administers the tasking of the drivers in the Office.

Performs other duties as assigned

Compétences
Professionalism – Substantive experience in, and thorough knowledge of, administrative functions (e.g., budget/ work programme, human resources, database management, etc.). Experience in communicating with senior officials and handling confidential information. Extensive knowledge, regarding the application of financial, and staff regulations and rules. Ability to manage processes, maintain accurate records, interpret/analyze a wide variety of data, and identify/resolve data discrepancies and activity problems. Familiarity with all of the unit’s business operations and objectives. Shows pride in work and in achievements; demonstrates professional competence and mastery of subject matter; is conscientious and efficient in meeting commitments, observing deadlines and achieving results; is motivated by professional rather than personal concerns; shows persistence when faced with difficult problems or challenges; remains calm in stressful situations. Takes responsibility for incorporating gender perspectives and ensuring the equal participation of women and men in all area of work.

Planning & Organizing – Develops clear goals that are consistent with agreed strategies; identifies priority activities and assignments; adjusts priorities as required; allocates appropriate amounts of time and resources for completing work; foresees risks and allows for contingencies when planning; monitors and adjusts plans and actions as necessary; uses time efficiently.

Communication – Speaks and writes clearly and effectively; listens to others, correctly interprets messages from others and responds appropriately; asks questions to clarify, and exhibits interest in having two-way communication; tailors language, tone, style and format to match audience; demonstrates openness in sharing information and keeping people informed

Formation
High school diploma or equivalent is required.

Job - Specific Qualification
Technical or vocational certificate in administrative services, business administration or personnel management is a desirable.

Expérience professionnelle
At least 8 years of progressively responsible experience in the field of administrative services, human resources, or other related fields, of which at least five should be within a United Nations common system field operation (inclusive of peacekeeping, political missions and UN agencies, funds, and programmes) – or in a similar international organization or non-governmental organization is required.

At least two years’ relevant experience in an Executive Office and/or front office of a senior official of a United Nations System Office/Department or of an international organization is required.

Experience working with ERP applications (e.g. Umoja) is required.

Experience in communicating with high-level officials in international organizations, permanent representations and national governments is desirable.

Experience working in a restricted security environment in a conflict or post-conflict setting is desirable.

Thorough knowledge of United Nations rules, regulations and procedures is desirable.

Excellent drafting experience is desirable

Experience preparing summary and analytical reports is desirable

Connaissances linguistiques
French and English are the working languages of the United Nations Secretariat. For the position advertised, fluency in oral and written in English is required.

Méthode d'évaluation
Previously rostered candidates are not subject to any further assessment and as such, will not be invited for such an assessment.

Notice spéciale
This "Recruit from Roster" job opening is only open to roster applicants who are already placed on pre-approved rosters, following a review by a United Nations Central Review Body. Only roster applicants who were placed on rosters with similar functions at the same level are considered to be eligible candidates. Eligible applicants receive an email inviting them to apply. Rostered applicants are encouraged to apply only if they are interested and available to take up the position at the duty station/s specified in the Job Opening. Applying to this job opening carries an expectation to accept the offer, if selected.

Qualified women that meet the requirements of this job opening are particularly encouraged to apply and will be given full consideration in accordance with the United Nations efforts to increase women participation in its workforce.

Charte des Nations Unies
Aux termes du paragraphe 3 de l’Article 101 de la Charte des Nations Unies, la considération dominante dans le recrutement du personnel doit être la nécessité d’assurer à l’Organisation les services de personnes possédant les plus hautes qualités de travail, de compétence et d’intégrité. Ne seront pas retenues les candidatures des personnes qui ont commis des violations du droit international des droits de l’homme, des violations du droit international humanitaire, des actes d’exploitation, d’atteintes ou de harcèlement sexuels, ou au sujet desquelles il existe des raisons plausibles de croire qu’elles ont été impliquées dans la commission de tels actes. L’expression « exploitation sexuelle » désigne le fait d’abuser ou de tenter d’abuser d’un état de vulnérabilité, d’un rapport de force inégal ou de rapports de confiance à des fins sexuelles, y compris mais non exclusivement en vue d’en tirer un avantage pécuniaire, social ou politique. On entend par « atteinte sexuelle » toute atteinte physique de nature sexuelle commise par la force, sous la contrainte ou à la faveur d’un rapport inégal, ou la menace d’une telle atteinte. Le harcèlement sexuel s'entend de tout comportement déplacé à connotation sexuelle raisonnablement propre ou de nature à choquer ou humilier, lorsqu'il entrave la bonne marche du service, est présenté comme une condition d'emploi ou crée au lieu de travail un climat d'intimidation, d'hostilité ou de vexation, et lorsque ce comportement est assez grave pour justifier le licenciement de son auteur. La candidature de personnes qui ont commis des infractions autres que des infractions mineures au code de la route ne sera pas retenue.

Sera dûment prise en considération l'importance d'un recrutement effectué sur une base géographique aussi large que possible. Aucune restriction ne sera imposée par l'Organisation à l'accès des hommes et des femmes, dans des conditions égales, à toutes les fonctions, dans ses organes principaux et subsidiaires. Le Secrétariat de l'Organisation des Nations Unies est un espace non-fumeurs.

La considération dominante dans l’engagement, la mutation ou la promotion du personnel est la nécessité de s’assurer les services de personnes possédant les plus hautes qualités de travail, de compétence et d’intégrité. En acceptant une offre d’engagement, les membres du personnel sont soumis(es) à l’autorité du Secrétaire général, qui peut leur assigner l’une quelconque des tâches ou l’un quelconque des postes de l’Organisation des Nations Unies, conformément à l’alinéa c) de l’article 1.2 du Statut du personnel. Dans ce contexte, tous les membres du personnel recrutés sur le plan international sont tenus de changer de fonctions périodiquement à l’intérieur d’un même lieu d’affectation ou dans un autre lieu d’affectation, dans les conditions fixées par le Secrétaire général.

Les candidats sont invités à respecter scrupuleusement toutes les instructions disponibles sur la plateforme de recrutement en ligne Inspira. Pour des informations plus détaillées, ils ou elles peuvent consulter le manuel d'instructions pour le candidat, en cliquant sur le lien hypertexte « Manuels » sur le côté supérieur droit de la page d'accueil de leur compte Inspira.

Les candidatures feront l'objet d'une évaluation et d'un examen préalables sur la base des informations soumises conformément aux critères d'évaluation de l'avis de vacance de poste et aux dispositions législatives internes applicables de l'Organisation des Nations Unies, notamment la Charte des Nations Unies, les résolutions de l'Assemblée générale, le Statut et le Règlement du personnel, les textes administratives et les directives. Les candidats doivent fournir des informations exhaustives et précises conformément aux instructions fournies sur la plateforme Inspira. Une fois la candidature envoyée, aucune modification, suppression ou révision, ni aucun ajout ou changement ne pourra être fait. Il sera procédé à une vérification des références des candidats faisant l'objet d'une attention particulière pour s'assurer de l'exactitude des renseignements qu’ils ont fournis dans leur candidature.

Les avis de vacance de postes publiés sur le Portail des carrières sont retirés à 11:59 p.m. (heure de New York), le jour de la date limite de dépôt des candidatures.

Aucun frais de dossier
L’ONU NE PERÇOIT DE FRAIS À AUCUN STADE DU RECRUTEMENT (DÉPÔT OU TRAITEMENT DE LA CANDIDATURE, ENTRETIEN, FORMATION, ETC.), ET ELLE NE DEMANDE AUCUNE INFORMATION BANCAIRE.