Responsable Administratif et Financier
Projet Agriculture, Jeunes et Entreprenariat/MAEP Depuis Janvier 2023 · 3 ans 8 mois
Fonctions principales
-Organiser, animer, exécuter les contrôles nécessaires à une gestion normée de façon :
-Permanente et exhaustive ;
-Objective et pertinente ;
-Fiable et utile ;
-Contribuer efficacement à la gestion du Projet.
A ce titre, le RAF devra assurer notamment :
- L’application régulière et adéquate des procédures dans la mise en œuvre de l’ensemble des opérations ;
- L’organisation de la planification des travaux administratifs, financiers et comptables pour garantir une tenue correcte et exhaustive des comptes du projet, dans le respect des délais impartis ;
- La consistance de la trésorerie et de l’efficacité de la mobilisation des ressources intérieures (contrepartie de l’Etat) et extérieures (FIDA). A ce titre, il élabore les plans de trésorerie pour assurer à tout moment les ressources nécessaires à la mise en œuvre des activités. Enfin il veille à ce que les contreparties de l’Etat soient mises en place conformément à l’accord de prêt ;
- La sauvegarde du patrimoine du Projet.
Tâches spécifiques
Système d’information et de gestion
- Participer à la conception dudit système ;
- Veiller à sa mise en œuvre correcte, à la sécurité des outils qui le constituent (logiciel et matériels) et à la sauvegarde des applications et des fichiers ;
- veiller à sa mise à jour.
Organisation générale :
- Organiser le plan de travail permettant la bonne réalisation des travaux administratifs, financiers et comptables ;
- Veiller à la bonne identification et au classement des pièces comptables justificatives et des documents de gestion ;
- Assurer sous sa propre prise en charge la gestion correcte du personnel conformément à la réglementation et veille à la mise à jour des dossiers du personnel et l’établissement régulier des bulletins de paie, au respect du calendrier de versement aux organismes sociaux ;
- Veiller également à l’application du règlement intérieur du projet ;
- Assurer la gestion des déplacements du personnel : ordres de mission, décomptes des frais et remboursement des frais ;
- Elaborer et assurer la mise à jour du planning des congés.
Elaboration, contrôle et suivi budgétaire
- Participer à la détermination des orientations pour l’élaboration du projet des activités et des budgets ;
- Analyser et contrôler les demandes de mise à disposition de fonds présentés par les partenaires en relation avec les composantes opérationnelles ;
- Assurer le suivi budgétaire, établit la synthèse des bilans d’exécution des budgets et élabore les tableaux de bord mensuels et les compilations trimestrielles et semestrielles ;
- Procéder en relation avec le responsable de la programmation et du suivi/évaluation, à l’analyse des coûts des activités du Projet.
Système comptable
- Assurer le suivi et la mise à jour du plan comptable ;
- Superviser l’élaboration et le contrôle des reporting comptables :
• grands livres mensuels : généraux et analytiques ;
• balances mensuelles : générales et analytiques ;
• analyses des comptes mensuelles dont il prend en charge, celles relatives aux comptes du bilan (classe 1 à 5) ;
• rapprochements mensuels des comptes bancaires ;
• production des états de fin d’année.
Trésorerie :
- Veiller à la bonne exécution des procédures de trésorerie et de financement. En particulier, veiller au respect des obligations de justification des dépenses imposées par les bailleurs de fonds et le gouvernement pour disposer des ressources nécessaires au fonctionnement du projet ;
- Vérifier les soldes bancaires dans les délais requis, les contrôles et suivre le traitement des écritures en suspens ;
- S’assurer régulièrement et formellement de la concordance entre les fonds obtenus et les soldes bancaires : reconstitution des comptes spéciaux ;
- Assurer le suivi des documents d’exonération de TVA et de droits de douane.
Autres attributions fonctionnelles
- Assurer l’organisation des prises d’inventaires, le contrôle de la valorisation et le traitement des écarts,
- Veiller à ce que les moyens du projet notamment les véhicules soient exclusivement utilisés dans des conditions de transparence, d’économie et de sécurité ;
- Veiller, en matière de sécurité des biens et des personnes, à ce que :
• Les véhicules et les autres biens (meubles et immeubles) du Projet soient régulièrement et suffisamment assurés auprès d’un organisme officiel et présentant toutes les garanties ;
• Le personnel soit couvert par une assurance pour la prise en charge des soins médicaux et pharmaceutiques.
Contrôle :
- Contrôler le respect des plans de travail du SAF ;
- Vérifier la qualité technique des travaux comptables : imputations comptables, contrôles automatiques, exactitude des balances, fiabilité et consistance des états financiers ;
- Assurer la validité des pièces justificatives qui sous-tendent les transactions (forme et fond), et procéder à tout contrôle opportun, régulier ou inopiné permettant d’asseoir la réalité des paiements et leur consistance.
Formation :
- Identifier les besoins de formation des agents du projet ;
Audits/missions de supervision :
- Assurer la préparation de ces missions ;
- Fournir l’assistance nécessaire durant leur séjour ;
- Mettre en œuvre les plans d’action de suivi des recommandations concernant la gestion financière et des audits.
-Organiser, animer, exécuter les contrôles nécessaires à une gestion normée de façon :
-Permanente et exhaustive ;
-Objective et pertinente ;
-Fiable et utile ;
-Contribuer efficacement à la gestion du Projet.
A ce titre, le RAF devra assurer notamment :
- L’application régulière et adéquate des procédures dans la mise en œuvre de l’ensemble des opérations ;
- L’organisation de la planification des travaux administratifs, financiers et comptables pour garantir une tenue correcte et exhaustive des comptes du projet, dans le respect des délais impartis ;
- La consistance de la trésorerie et de l’efficacité de la mobilisation des ressources intérieures (contrepartie de l’Etat) et extérieures (FIDA). A ce titre, il élabore les plans de trésorerie pour assurer à tout moment les ressources nécessaires à la mise en œuvre des activités. Enfin il veille à ce que les contreparties de l’Etat soient mises en place conformément à l’accord de prêt ;
- La sauvegarde du patrimoine du Projet.
Tâches spécifiques
Système d’information et de gestion
- Participer à la conception dudit système ;
- Veiller à sa mise en œuvre correcte, à la sécurité des outils qui le constituent (logiciel et matériels) et à la sauvegarde des applications et des fichiers ;
- veiller à sa mise à jour.
Organisation générale :
- Organiser le plan de travail permettant la bonne réalisation des travaux administratifs, financiers et comptables ;
- Veiller à la bonne identification et au classement des pièces comptables justificatives et des documents de gestion ;
- Assurer sous sa propre prise en charge la gestion correcte du personnel conformément à la réglementation et veille à la mise à jour des dossiers du personnel et l’établissement régulier des bulletins de paie, au respect du calendrier de versement aux organismes sociaux ;
- Veiller également à l’application du règlement intérieur du projet ;
- Assurer la gestion des déplacements du personnel : ordres de mission, décomptes des frais et remboursement des frais ;
- Elaborer et assurer la mise à jour du planning des congés.
Elaboration, contrôle et suivi budgétaire
- Participer à la détermination des orientations pour l’élaboration du projet des activités et des budgets ;
- Analyser et contrôler les demandes de mise à disposition de fonds présentés par les partenaires en relation avec les composantes opérationnelles ;
- Assurer le suivi budgétaire, établit la synthèse des bilans d’exécution des budgets et élabore les tableaux de bord mensuels et les compilations trimestrielles et semestrielles ;
- Procéder en relation avec le responsable de la programmation et du suivi/évaluation, à l’analyse des coûts des activités du Projet.
Système comptable
- Assurer le suivi et la mise à jour du plan comptable ;
- Superviser l’élaboration et le contrôle des reporting comptables :
• grands livres mensuels : généraux et analytiques ;
• balances mensuelles : générales et analytiques ;
• analyses des comptes mensuelles dont il prend en charge, celles relatives aux comptes du bilan (classe 1 à 5) ;
• rapprochements mensuels des comptes bancaires ;
• production des états de fin d’année.
Trésorerie :
- Veiller à la bonne exécution des procédures de trésorerie et de financement. En particulier, veiller au respect des obligations de justification des dépenses imposées par les bailleurs de fonds et le gouvernement pour disposer des ressources nécessaires au fonctionnement du projet ;
- Vérifier les soldes bancaires dans les délais requis, les contrôles et suivre le traitement des écritures en suspens ;
- S’assurer régulièrement et formellement de la concordance entre les fonds obtenus et les soldes bancaires : reconstitution des comptes spéciaux ;
- Assurer le suivi des documents d’exonération de TVA et de droits de douane.
Autres attributions fonctionnelles
- Assurer l’organisation des prises d’inventaires, le contrôle de la valorisation et le traitement des écarts,
- Veiller à ce que les moyens du projet notamment les véhicules soient exclusivement utilisés dans des conditions de transparence, d’économie et de sécurité ;
- Veiller, en matière de sécurité des biens et des personnes, à ce que :
• Les véhicules et les autres biens (meubles et immeubles) du Projet soient régulièrement et suffisamment assurés auprès d’un organisme officiel et présentant toutes les garanties ;
• Le personnel soit couvert par une assurance pour la prise en charge des soins médicaux et pharmaceutiques.
Contrôle :
- Contrôler le respect des plans de travail du SAF ;
- Vérifier la qualité technique des travaux comptables : imputations comptables, contrôles automatiques, exactitude des balances, fiabilité et consistance des états financiers ;
- Assurer la validité des pièces justificatives qui sous-tendent les transactions (forme et fond), et procéder à tout contrôle opportun, régulier ou inopiné permettant d’asseoir la réalité des paiements et leur consistance.
Formation :
- Identifier les besoins de formation des agents du projet ;
Audits/missions de supervision :
- Assurer la préparation de ces missions ;
- Fournir l’assistance nécessaire durant leur séjour ;
- Mettre en œuvre les plans d’action de suivi des recommandations concernant la gestion financière et des audits.
