Bocari OULA

Approvisionnement et Achats
✓ S’assurer que tous les achats sont effectués dans le respect des règles et
procédures IRC et conformément au code de conduite en la matière ;
✓ S’assurer que la qualité et la quantité des marchandises achetées et livrées
sont conformes aux demandes des programmes et aux documents d’achat (PR,
BID, PO,) ;
✓ Présenter hebdomadairement et mensuellement les rapports de tous les achats
et engagements (commitments) en cours ;
✓ Travailler avec les programmes et communiquer avec eux de manière à les
informer régulièrement des statuts de leurs demandes d’achats, des prix et des
disponibilités des articles ;
✓ S’assurer que les articles demandés sont achetés et livrés en temps requis,
informer les programmes et / ou les demandeurs de tout problème pouvant
entraîner des retards de livraisons ;
✓ Suivre les commandes et s’assurer que la livraison du matériel commandé est
faite dans les délais et correctement par les fournisseurs dans le dépôt d’IRC ;
✓ Faire les copies de tous les documents d’achats, les classer selon les budgets
et les gérer de manière à en assurer le suivi et à faciliter les recherches en cas
de besoin ;
✓ Préparer les demandes de payement des fournisseurs en conformité avec le
délivre report et préparer toute la documentation requise afin de les soumettre
à la finance en temps requis pour éviter les retards de paiements ;
✓ Planifier et prioriser les achats et les regrouper autant que possible pour faciliter
le travail ;
✓ Préparer la documentation nécessaire pour les achats (demande de pro forma,
appel d’offre, analyse des offres, contrat d’achat, BID, PO, PRF, etc…) et
proposer les meilleur offres en tenant compte principalement du rapport
qualité/prix, de la disponibilité et des délais de livraisons ;
✓ En collaboration avec son superviseur, préparer et tenir à jour la base de
données fournisseurs pour une validation ATC ;
✓ Traiter qu’avec les fournisseurs fiables et dont les ATC ont été validés afin de
protéger les intérêts d’IRC. Eviter de traiter avec les commissionnaires et autres
intermédiaires ;
✓ Rechercher la facture pro forma auprès des fournisseurs autorisés et Ad Hoc
approuvés par IRC ;
✓ De façon continuelle, rechercher et négocier les prix pour obtenir le meilleur
rapport qualité/prix – auprès des fournisseurs et contrôler la conformité et la
qualité des marchandises proposées, selon les tranches d’engagements
financiers, conformément aux procédures d’approvisionnement d’IRC ;
✓ Promouvoir une image professionnelle et positive d’IRC et entretenir des
bonnes relations professionnelles aves les fournisseurs ;
✓ Etablir la liste de prix des matériels ; Tenir à jour la liste/catalogue de prix et en
informer les programmes de tout changement ;
✓ Préparer et tenir à jour la base des données fournisseurs ;
✓ S’assurer que les fournisseurs avec qui IRC traite adhérent aux procédures
d’approvisionnement en vigueurs ;
✓ S’assurer que tous les fournisseurs ont une connaissance des procédures
d’IRC ;
✓ S’assurer de la gestion de tous les contrats (location de véhicules, services, ...)
✓ Se conformer et appliquer les procédures d’approvisionnement de IRC et faire
des suggestions pour améliorer et optimiser les approvisionnements ;
✓ Travailler avec les chargés des achats de Bamako pour le suivi des achats
articles non disponibles sur le marché local.