Administratif des ressources humaines
Médecins du Monde Belgique Depuis Mars 2021 · 5 ans 6 mois
Responsable Administratif et Ressources Humaines au Médecins du Monde Belgique à Ménaka.Raison d’être de la fonctionLes objectifs du poste de responsable Administration et Ressources Humaines sont les suivantes :D’assurer le processus de recrutement des collègues adéquats de la base. D’assurer la bonne gestion administrative et du personnel de la base dans le respect des procédures internes, des procédures bailleurs et du cadre légal du pays. Assurer la gestion administrative et des ressources humaines de manière rigoureuse, transparente et objective, appliquée dans le respect du code du travail national et de tout texte juridique auquel MdM BE est soumis au Mali, pour le personnel de la base.Garantir le respect du règlement intérieur, de la charte et des procédures administratives et RH en appliquant les politiques de MdM BE Participer à la représentation de MdM BE auprès des administrations de la Région en accord avec le Responsable de Base.2. RôlesEn tant que RESPONSABLE ADMIN/RH :- Exécuter le contenu de la politique RH et des procédures mises en place en suivant la législation du travail, tout en intégrant les meilleures pratiques RH ; - Contribuer à l’élaboration de la demande de trésorerie mensuelle en collaboration avec les équipes techniques (log, médicaux, finances...) ;
Suivre le risque administratif sur terrain, anticiper tout retard de déclarations et de paiements (INPS/AMO, ITS, TL, loyer, IRF/TF etc.…) ; éviter les retards et les arriérés ; - En charge de l’élaboration des rapports Administratifs et ressources humaines de qualité à destination de la coordination nationale.).Exemples de tâches :1/ Recrutement :S’assurer d’un recrutement impartial lors de la sélection de candidats en se basant sur les différentes étapes de la procédure de recrutement de MdM-BE en vigueur; De ce fait, préparer les autorisations de recrutement ; afficher les avis de recrutement dans les bases et tous les endroits appropriés ;Organiser les tests, entretiens, vérification des références et tout autre acte nécessaire pour le recrutement des agents. Suivre les briefings de prise de poste de tout nouvel employé, assure le briefing admin/RHAppuyer dans la rédaction des profils de poste du personnel d’Agadez, suivre l’organisation du recrutement, les évaluations périodiques et les formations. 2/ Contrat de travail :S’assurer que tout travailleur possède un contrat en bonne et due forme, un profil de poste, que les objectifs SMART et le plan d’actions ont été convenus avec le superviseur;Suivre les contrats du personnel de la base dans le respect du code de travail au Mali et vérifier si tous les documents sont signés par les intéressés lors de la signature de leurs contrats ;Préparer les projets de contrat à soumettre au Responsable de base pour approbation et validation finale du Coordinateur des RH ;Tenir une fiche de suivi des contrats des journaliers ;Tenir à jour un fichier de suivi du personnel;Assurer la gestion administrative des contrats du personnel de la coordination générale, des programmes de Gao/Menaka et avertir en avance le Coordinateur National/le Responsable de base de leurs dates d’expiration ainsi que celles des périodes d’essai ;Procéder à l’immatriculation de tout employé à l’INPS et l’AMO après validation du contrat par l’IT.3/ Salaire :Préparer mensuellement le fichier de paie à soumettre à l’Administrateur National/le Responsable de base pour approbation ;Faire le suivi des heures supplémentaires, des congés officiels et de circonstance et s’assurer de leur liquidation conformément aux politiques et procédures, veiller à leur mise à jour dans le fichier de suivi ;Imprimer les fiches de paie et les états de prestations pour les employés de la coordination/de la base et payer les salaires par les finances ;Préparer toute la documentation pour le paiement des cotisations INPS/AMO et des taxes ITS et TL et s’assurer de leur paiement dans le délai ;Préparer les avances sur salaires et les enregistrer dans le fichier de paie (récap et variables salaires).4/ Performance :S’assurer d’un système efficace de développement de la performance de l’ensemble du personnel et soutien à l’Administrateur National/ au Responsable de base dans les activités d’entretien de fonctionnement et dans l’organisation de formations conformément aux politiques et procédures en vigueur ;Sous la supervision de l’Administrateur National/ du Responsable de base, veiller à ce que le travail soit planifié et organisé de manière qui réponde aux besoins des collègues au sein de la base (coordination/terrain), de la manière la plus rentable possible et veiller à ce que les membres de l’équipe aient une charge de travail appropriée au fonctionnent de manière efficace.5/ Congés :Procéder annuellement à la planification des congés en début d’année, avec affichage en collaboration avec les responsables directs hiérarchiques de l’agent ;Veiller à ce que tout congé non planifié soit préalablement demandé dans le délai prévu à cet effet et autorisé par le supérieur hiérarchique en s’assurant que l’intérim et la passation ont été correctement convenus et réalisés ;6/ Archivage :Veiller à ce que tout travailleur fournisse toutes les informations/pièces nécessaires à son dossier (informations/pièces contenues dans le check list) ;S’assurer que les dossiers des travailleurs contiennent toutes les informations/pièces sur leurs situations familiales, leur identité ainsi que leurs formations ;S’assurer que chaque travailleur possède une carte de service (badge) ainsi qu’un ordre de mission en bonne et due forme en cas de déplacement ;Récupérer la carte de service (badge) en cas de rupture de contrat ainsi que tous les biens mis à disposition de l’agent par Médecins du Monde en collaboration avec le département logistique ;Faire le monitoring des absences et classer tous les documents concernant chaque employé de la base dans son propre dossier.7/ Relations/communicationsInformer la Direction Régionale du Travail (inspection du travail) de toutes modifications de contrat pour les employés et s’assurer que les documents soient tamponnés et signés par le Directeur Régional du Travail (l’Inspecteur du travail) dans les délais prévus par le code du travail du Mali ;Sur demande du Responsable de base, assurer le pont entre le personnel de la base et l’administrateur national ; traiter avec les autorités locales en ce qui concerne la gestion des ressources humaines ;Promouvoir un environnement de travail attractif basé sur l’égalité, la compassion, et l’intégrité où le personnel se sent en sécurité, valorisé et respecté ;Veiller à la confidentialité de tous les documents administratifs et informations mis à sa disposition.
8/SupervisionSuperviser les employé(e)s et cuisiniers de MdM-BE et les journaliers incluant leurs évaluations3. Position/organigramme/éléments de réseauLa fonction est sous la supervision hiérarchique du Responsable de Base et la supervision technique du Coordinateur des Ressources Humaines.La fonction assure la supervision de l’équipe des employés de maison de la base. 4. Compétences techniquesÊtre titulaire d’un Diplôme BAC+4 en administration, Ressources Humaines, Gestion, Expérience indispensable dans un poste similaire d’au moins 3 ans, dont 2 expériences professionnelles internationales concluantes dans une ONGI. Bonne connaissance des dispositions légales du Mali.Connaissance des politiques et procédures de base de l’administration ; Une expérience professionnelle dans un poste similaire au sein d’une ONG serait un atout.Avoir une bonne connaissance du système social et développement communautaire.Avoir une bonne connaissance de l’outil informatique (Word, Excel, internet).Habiletés professionnellesCapacité d’organisation, d’analyse et de synthèse, qualités pédagogiques,Compétences rédactionnelles Avoir le sens de l’organisation et de la gestion des priorités.Rigueur et moralité irréprochable,Discrétion, orienté/e. Français : lu, parlé, écrit courant Anglais : un atoutAvoir une bonne maitrise d’une ou plusieurs langues locales du Mali. Bonnes capacités d’analyse et d’écriture de rapports d’analyseEsprit d’initiative, ténacité, autonomie.Être apte à effectuer de fréquents déplacements sur le terrain.Flexibilité au travail.
Suivre le risque administratif sur terrain, anticiper tout retard de déclarations et de paiements (INPS/AMO, ITS, TL, loyer, IRF/TF etc.…) ; éviter les retards et les arriérés ; - En charge de l’élaboration des rapports Administratifs et ressources humaines de qualité à destination de la coordination nationale.).Exemples de tâches :1/ Recrutement :S’assurer d’un recrutement impartial lors de la sélection de candidats en se basant sur les différentes étapes de la procédure de recrutement de MdM-BE en vigueur; De ce fait, préparer les autorisations de recrutement ; afficher les avis de recrutement dans les bases et tous les endroits appropriés ;Organiser les tests, entretiens, vérification des références et tout autre acte nécessaire pour le recrutement des agents. Suivre les briefings de prise de poste de tout nouvel employé, assure le briefing admin/RHAppuyer dans la rédaction des profils de poste du personnel d’Agadez, suivre l’organisation du recrutement, les évaluations périodiques et les formations. 2/ Contrat de travail :S’assurer que tout travailleur possède un contrat en bonne et due forme, un profil de poste, que les objectifs SMART et le plan d’actions ont été convenus avec le superviseur;Suivre les contrats du personnel de la base dans le respect du code de travail au Mali et vérifier si tous les documents sont signés par les intéressés lors de la signature de leurs contrats ;Préparer les projets de contrat à soumettre au Responsable de base pour approbation et validation finale du Coordinateur des RH ;Tenir une fiche de suivi des contrats des journaliers ;Tenir à jour un fichier de suivi du personnel;Assurer la gestion administrative des contrats du personnel de la coordination générale, des programmes de Gao/Menaka et avertir en avance le Coordinateur National/le Responsable de base de leurs dates d’expiration ainsi que celles des périodes d’essai ;Procéder à l’immatriculation de tout employé à l’INPS et l’AMO après validation du contrat par l’IT.3/ Salaire :Préparer mensuellement le fichier de paie à soumettre à l’Administrateur National/le Responsable de base pour approbation ;Faire le suivi des heures supplémentaires, des congés officiels et de circonstance et s’assurer de leur liquidation conformément aux politiques et procédures, veiller à leur mise à jour dans le fichier de suivi ;Imprimer les fiches de paie et les états de prestations pour les employés de la coordination/de la base et payer les salaires par les finances ;Préparer toute la documentation pour le paiement des cotisations INPS/AMO et des taxes ITS et TL et s’assurer de leur paiement dans le délai ;Préparer les avances sur salaires et les enregistrer dans le fichier de paie (récap et variables salaires).4/ Performance :S’assurer d’un système efficace de développement de la performance de l’ensemble du personnel et soutien à l’Administrateur National/ au Responsable de base dans les activités d’entretien de fonctionnement et dans l’organisation de formations conformément aux politiques et procédures en vigueur ;Sous la supervision de l’Administrateur National/ du Responsable de base, veiller à ce que le travail soit planifié et organisé de manière qui réponde aux besoins des collègues au sein de la base (coordination/terrain), de la manière la plus rentable possible et veiller à ce que les membres de l’équipe aient une charge de travail appropriée au fonctionnent de manière efficace.5/ Congés :Procéder annuellement à la planification des congés en début d’année, avec affichage en collaboration avec les responsables directs hiérarchiques de l’agent ;Veiller à ce que tout congé non planifié soit préalablement demandé dans le délai prévu à cet effet et autorisé par le supérieur hiérarchique en s’assurant que l’intérim et la passation ont été correctement convenus et réalisés ;6/ Archivage :Veiller à ce que tout travailleur fournisse toutes les informations/pièces nécessaires à son dossier (informations/pièces contenues dans le check list) ;S’assurer que les dossiers des travailleurs contiennent toutes les informations/pièces sur leurs situations familiales, leur identité ainsi que leurs formations ;S’assurer que chaque travailleur possède une carte de service (badge) ainsi qu’un ordre de mission en bonne et due forme en cas de déplacement ;Récupérer la carte de service (badge) en cas de rupture de contrat ainsi que tous les biens mis à disposition de l’agent par Médecins du Monde en collaboration avec le département logistique ;Faire le monitoring des absences et classer tous les documents concernant chaque employé de la base dans son propre dossier.7/ Relations/communicationsInformer la Direction Régionale du Travail (inspection du travail) de toutes modifications de contrat pour les employés et s’assurer que les documents soient tamponnés et signés par le Directeur Régional du Travail (l’Inspecteur du travail) dans les délais prévus par le code du travail du Mali ;Sur demande du Responsable de base, assurer le pont entre le personnel de la base et l’administrateur national ; traiter avec les autorités locales en ce qui concerne la gestion des ressources humaines ;Promouvoir un environnement de travail attractif basé sur l’égalité, la compassion, et l’intégrité où le personnel se sent en sécurité, valorisé et respecté ;Veiller à la confidentialité de tous les documents administratifs et informations mis à sa disposition.
8/SupervisionSuperviser les employé(e)s et cuisiniers de MdM-BE et les journaliers incluant leurs évaluations3. Position/organigramme/éléments de réseauLa fonction est sous la supervision hiérarchique du Responsable de Base et la supervision technique du Coordinateur des Ressources Humaines.La fonction assure la supervision de l’équipe des employés de maison de la base. 4. Compétences techniquesÊtre titulaire d’un Diplôme BAC+4 en administration, Ressources Humaines, Gestion, Expérience indispensable dans un poste similaire d’au moins 3 ans, dont 2 expériences professionnelles internationales concluantes dans une ONGI. Bonne connaissance des dispositions légales du Mali.Connaissance des politiques et procédures de base de l’administration ; Une expérience professionnelle dans un poste similaire au sein d’une ONG serait un atout.Avoir une bonne connaissance du système social et développement communautaire.Avoir une bonne connaissance de l’outil informatique (Word, Excel, internet).Habiletés professionnellesCapacité d’organisation, d’analyse et de synthèse, qualités pédagogiques,Compétences rédactionnelles Avoir le sens de l’organisation et de la gestion des priorités.Rigueur et moralité irréprochable,Discrétion, orienté/e. Français : lu, parlé, écrit courant Anglais : un atoutAvoir une bonne maitrise d’une ou plusieurs langues locales du Mali. Bonnes capacités d’analyse et d’écriture de rapports d’analyseEsprit d’initiative, ténacité, autonomie.Être apte à effectuer de fréquents déplacements sur le terrain.Flexibilité au travail.
