Officier Finance/Administrateur et RH
ACTED Depuis Août 2020 · 6 ans 1 mois
Assurer la gestion budgétaire : Assurer la gestion du flux de trésorerie par la réalisation d’un contrôle hebdomadaire (Réapprovisionnement de caisse & coffre) ; Planification des dépenses mensuelles (plan de la trésorerie) ;
Supervision de la caisse et de la saisie comptable : Contrôler la tenue des journaux de caisse & coffre avant sa validation ; Vérifier le solde SAGA ; les codes projets et les lignes budgétaires lors de la saisie comptable ; Réaliser un contrôle hebdomadaire de caisse & coffre ; Etablir une base des données des fournisseurs
Comptabilité : S’assurer que les documents comptables sont approuvés et sont conformes ; Vérifier que les voucher sont numérotés et sont annulés par le Tampon PAYE ; Vérifier l’exhaustivités des dépenses ; Faire la réconciliation des comptes et remonter les résultats à la coordination capitale ; Faire la clôture mensuelle pays SAGA et mise à jour des paramètres SAGA (Gestion du calendrier de clôture ; Consolidation SAGA : gestion de la réception des back ups des sous bases et de leur intégration dans le back up zone ; Lettrage des cash flows ; Paramétrage des NLE envoyées par le siège et importation dans SAGA ; Importation dans SAGA des dépenses validées des partenaires locaux
Contrôle du respect de la procédure : S’assurer du respect des procédures logistique et financière ; Mettre à jour les outils de contrôle des dépenses (BFU) et des contrats d’achat et de prestations (CFU/SDC) ; Organiser les documents comptables : Appui au département FLAT dans la mise en place et le suivi d’un calendrier d’envoi des classeurs comptables des terrains vers la Capitale, Revue mensuelle des classeurs comptables et suivi des corrections avec les Adjoints Admin Finance des bases, Mise à jour des procédures de documentation comptable sur la mission ; Mettre à jour les classeurs FLAT ; Archiver et classer les pièces comptables ; Veiller sur le respect des exigences, flexibilité et principes des bailleurs ; Faire la préparation du reporting financier mensuel pays (« TITANIC : PRATIC (gestion des cash flows) et Cash Request ») : Suivi des avances ouvertes , Suivi des prêts , Suivi de la réconciliation des transferts, Suivi de la préparation des inventaires de caisse hebdomadaires et mensuels et des réconciliations bancaires mensuelles, Consolidation des cash requests mensuelles envoyées par les sous bases et revue avec l’appui du Chargé de Finances National avant envoi à la Coordination ; Faire le revue comptable des dépenses sur les projets ( Revue des allocations des dépenses programmes par destination et nature de coût, Revue des libellés SAGA, de l’utilisation des code tiers, Revue du respect des tables d’allocation ; Faire les bonnes allocations budgétaires ; Vérifier la conformité et l’exhaustivité des pièces comptables ; Organiser les pièces et mettre à disponibilité aux auditeurs externes en cas de demande ; Faire le suivi des activités de partenaires puis les aider à avoir les documents conforme ; Faire le contrôle de la conformité des pièces comptables des partenaires ;Faire le rapport financier des activités des partenaires puis soumettre au service projet contrôler
Gestion du personnel : Rédaction des documents administratifs ; Assurer le suivi des contrats de travail (CDD, Avenants et CDI) puis les contrats de consultances et des journaliers(Assurer leur validation à l’ACFPE) ; Processus de recrutement jusqu’à l’intégration et préparer le draft du recrutement ; Préparer les SDTC , les certificats de travail des staffs en fin de contrat ; Mettre à la disposition de l’organisation la matrice-personnel
Gestion administrative des dossiers des staffs nationaux : Création/suivi dossiers du personnel ; Produire à l’organisation des pièces du personnel (Time sheet, contrat, recu de paiement, congés, maladie ; maternité ; fiche d’évaluaton ; …) ; Suivi des heures salariés/absences et préparation des salaires et correction des bulletins de paie (HOMERE)
Supervision de la caisse et de la saisie comptable : Contrôler la tenue des journaux de caisse & coffre avant sa validation ; Vérifier le solde SAGA ; les codes projets et les lignes budgétaires lors de la saisie comptable ; Réaliser un contrôle hebdomadaire de caisse & coffre ; Etablir une base des données des fournisseurs
Comptabilité : S’assurer que les documents comptables sont approuvés et sont conformes ; Vérifier que les voucher sont numérotés et sont annulés par le Tampon PAYE ; Vérifier l’exhaustivités des dépenses ; Faire la réconciliation des comptes et remonter les résultats à la coordination capitale ; Faire la clôture mensuelle pays SAGA et mise à jour des paramètres SAGA (Gestion du calendrier de clôture ; Consolidation SAGA : gestion de la réception des back ups des sous bases et de leur intégration dans le back up zone ; Lettrage des cash flows ; Paramétrage des NLE envoyées par le siège et importation dans SAGA ; Importation dans SAGA des dépenses validées des partenaires locaux
Contrôle du respect de la procédure : S’assurer du respect des procédures logistique et financière ; Mettre à jour les outils de contrôle des dépenses (BFU) et des contrats d’achat et de prestations (CFU/SDC) ; Organiser les documents comptables : Appui au département FLAT dans la mise en place et le suivi d’un calendrier d’envoi des classeurs comptables des terrains vers la Capitale, Revue mensuelle des classeurs comptables et suivi des corrections avec les Adjoints Admin Finance des bases, Mise à jour des procédures de documentation comptable sur la mission ; Mettre à jour les classeurs FLAT ; Archiver et classer les pièces comptables ; Veiller sur le respect des exigences, flexibilité et principes des bailleurs ; Faire la préparation du reporting financier mensuel pays (« TITANIC : PRATIC (gestion des cash flows) et Cash Request ») : Suivi des avances ouvertes , Suivi des prêts , Suivi de la réconciliation des transferts, Suivi de la préparation des inventaires de caisse hebdomadaires et mensuels et des réconciliations bancaires mensuelles, Consolidation des cash requests mensuelles envoyées par les sous bases et revue avec l’appui du Chargé de Finances National avant envoi à la Coordination ; Faire le revue comptable des dépenses sur les projets ( Revue des allocations des dépenses programmes par destination et nature de coût, Revue des libellés SAGA, de l’utilisation des code tiers, Revue du respect des tables d’allocation ; Faire les bonnes allocations budgétaires ; Vérifier la conformité et l’exhaustivité des pièces comptables ; Organiser les pièces et mettre à disponibilité aux auditeurs externes en cas de demande ; Faire le suivi des activités de partenaires puis les aider à avoir les documents conforme ; Faire le contrôle de la conformité des pièces comptables des partenaires ;Faire le rapport financier des activités des partenaires puis soumettre au service projet contrôler
Gestion du personnel : Rédaction des documents administratifs ; Assurer le suivi des contrats de travail (CDD, Avenants et CDI) puis les contrats de consultances et des journaliers(Assurer leur validation à l’ACFPE) ; Processus de recrutement jusqu’à l’intégration et préparer le draft du recrutement ; Préparer les SDTC , les certificats de travail des staffs en fin de contrat ; Mettre à la disposition de l’organisation la matrice-personnel
Gestion administrative des dossiers des staffs nationaux : Création/suivi dossiers du personnel ; Produire à l’organisation des pièces du personnel (Time sheet, contrat, recu de paiement, congés, maladie ; maternité ; fiche d’évaluaton ; …) ; Suivi des heures salariés/absences et préparation des salaires et correction des bulletins de paie (HOMERE)
