Administrateur Comptable
Centre de coopération internationale en santé et développement Depuis Octobre 2015 · 10 ans 11 mois
Gestion générale du projet : participer aux réunions de l’équipe technique du projet et du comité technique et contribuer à la préparation du plan de travail annuel.
Gestion financière :
a) Assurer la gestion et le suivi des dossiers administratifs et financiers du projet
b) assurer la mise à jour du système de gestion sur le terrain et proposer des améliorations pour le rendre plus efficient et pertinent ;
c) s’assurer que tous les contrôles administratifs et financiers sont réalisés auprès des partenaires, institutions et des consultants ;
d) coordonner l’élaboration des rapports comptables mensuels conformément au « Guide des opérations administratives terrain »;
e) préparer les budgets terrain (selon le plan de mise en œuvre et les plans de travail annuels) en collaboration avec l’équipe projet ;
f) contrôler et surveiller les entrées et les sorties de fonds déposées dans les comptes bancaires ou détenus en caisse ;
g) effectuer un suivi budgétaire des dépenses terrain;
h) analyser et commenter éventuellement les écarts budgétaires ;
i) procéder au contrôle du respect des clauses contractuelles à l’occasion des commandes de services ou de biens avant tout décaissement de fonds ;
j) s’assurer de la validité et de la conformité des pièces justificatives soumises et apporter un complément d’information par écrit, au besoin.
Gestion des ressources humaines
a) Superviser l’équipe de soutien technique administratif et le service de la comptabilité terrain ;
b) coordonner le travail de «l'équipe terrain administrative et de soutien au Mali», en tenant avec eux des réunions régulières et par d'autres moyens à sa convenance ; s’assurer de la prise en compte des besoins des conseillers thématiques (EFH et Environnement) et de leur ressource, pour mettre en place une coordination opérationnelle efficiente ;
c) élaborer des stratégies de gestion des ressources humaines selon le guide des procédures du projet ;
d) être informé judicieusement sur le code du travail au Mali, les lois sur les différentes retenues salariales et mettre une attention particulière à leur application ;
e) coordonner la mise en place du dossier relatif au futur employé (lettre d’embauche, contrat de travail et intégration du nouveau venu) ;
f) s’assurer de l’émission des lettres relatives à l’approbation pour les nouveaux employés ;
g) procéder à l’évaluation du personnel sous sa responsabilité conjointement avec la Directrice du Projet ;
h) s’assurer de la tenue à jour des dossiers de l’ensemble des employés du projet : congés, absences, avis, promotion et évaluation de rendement.
Gestion des équipements et biens
a) s’assurer du respect strict de la procédure d’approvisionnement du projet en biens et services ;
b) gérer les biens du projet selon le guide des procédures du projet ;
c) vérifier la mise à jour de l’auxiliaire des immobilisations, fourni par le CCISD et en attester l’existence physique une fois l’an ;
d) assurer le suivi de l’installation et de la maintenance des immobilisations et équipements du projet ;
e) s’assurer que les stocks et les équipements acquis au profit du projet sont régulièrement protégés et peuvent être contrôlés à tout moment ;
f) coordonner la programmation hebdomadaire des véhicules en tenant compte des besoins du projet ;
g) veiller à la gestion des consommables par la mise en place d’un support de contrôle adéquat;
h) veiller au suivi périodique de l’entretien/réparation des véhicules;
i) veiller au suivi périodique de l’entretien du parc informatique.
Autres tâches
a) entretenir des relations avec les autorités des partenaires (DNS, DRS, CSRef, ASACO), les autorités nationales et régionales en relation avec son champ d’expertise, avec le MAECD-Mali, avec les autres bailleurs de fonds et les organismes internationaux, selon les besoins identifiés par la Directrice du Projet ;
b) sur demande, appuyer l’équipe du Projet dans le développement d’outils de gestion appropriés pour l’accompagnement/l’appropriation des partenaires ;
c) rencontrer régulièrement sa supérieure hiérarchique pour faire le point sur les activités réalisées et à venir, pour demander ses conseils;
d) participer aux réunions d’équipe de travail;
e) effectuer toutes autres tâches connexes.
Gestion financière :
a) Assurer la gestion et le suivi des dossiers administratifs et financiers du projet
b) assurer la mise à jour du système de gestion sur le terrain et proposer des améliorations pour le rendre plus efficient et pertinent ;
c) s’assurer que tous les contrôles administratifs et financiers sont réalisés auprès des partenaires, institutions et des consultants ;
d) coordonner l’élaboration des rapports comptables mensuels conformément au « Guide des opérations administratives terrain »;
e) préparer les budgets terrain (selon le plan de mise en œuvre et les plans de travail annuels) en collaboration avec l’équipe projet ;
f) contrôler et surveiller les entrées et les sorties de fonds déposées dans les comptes bancaires ou détenus en caisse ;
g) effectuer un suivi budgétaire des dépenses terrain;
h) analyser et commenter éventuellement les écarts budgétaires ;
i) procéder au contrôle du respect des clauses contractuelles à l’occasion des commandes de services ou de biens avant tout décaissement de fonds ;
j) s’assurer de la validité et de la conformité des pièces justificatives soumises et apporter un complément d’information par écrit, au besoin.
Gestion des ressources humaines
a) Superviser l’équipe de soutien technique administratif et le service de la comptabilité terrain ;
b) coordonner le travail de «l'équipe terrain administrative et de soutien au Mali», en tenant avec eux des réunions régulières et par d'autres moyens à sa convenance ; s’assurer de la prise en compte des besoins des conseillers thématiques (EFH et Environnement) et de leur ressource, pour mettre en place une coordination opérationnelle efficiente ;
c) élaborer des stratégies de gestion des ressources humaines selon le guide des procédures du projet ;
d) être informé judicieusement sur le code du travail au Mali, les lois sur les différentes retenues salariales et mettre une attention particulière à leur application ;
e) coordonner la mise en place du dossier relatif au futur employé (lettre d’embauche, contrat de travail et intégration du nouveau venu) ;
f) s’assurer de l’émission des lettres relatives à l’approbation pour les nouveaux employés ;
g) procéder à l’évaluation du personnel sous sa responsabilité conjointement avec la Directrice du Projet ;
h) s’assurer de la tenue à jour des dossiers de l’ensemble des employés du projet : congés, absences, avis, promotion et évaluation de rendement.
Gestion des équipements et biens
a) s’assurer du respect strict de la procédure d’approvisionnement du projet en biens et services ;
b) gérer les biens du projet selon le guide des procédures du projet ;
c) vérifier la mise à jour de l’auxiliaire des immobilisations, fourni par le CCISD et en attester l’existence physique une fois l’an ;
d) assurer le suivi de l’installation et de la maintenance des immobilisations et équipements du projet ;
e) s’assurer que les stocks et les équipements acquis au profit du projet sont régulièrement protégés et peuvent être contrôlés à tout moment ;
f) coordonner la programmation hebdomadaire des véhicules en tenant compte des besoins du projet ;
g) veiller à la gestion des consommables par la mise en place d’un support de contrôle adéquat;
h) veiller au suivi périodique de l’entretien/réparation des véhicules;
i) veiller au suivi périodique de l’entretien du parc informatique.
Autres tâches
a) entretenir des relations avec les autorités des partenaires (DNS, DRS, CSRef, ASACO), les autorités nationales et régionales en relation avec son champ d’expertise, avec le MAECD-Mali, avec les autres bailleurs de fonds et les organismes internationaux, selon les besoins identifiés par la Directrice du Projet ;
b) sur demande, appuyer l’équipe du Projet dans le développement d’outils de gestion appropriés pour l’accompagnement/l’appropriation des partenaires ;
c) rencontrer régulièrement sa supérieure hiérarchique pour faire le point sur les activités réalisées et à venir, pour demander ses conseils;
d) participer aux réunions d’équipe de travail;
e) effectuer toutes autres tâches connexes.
