Assistante de Direction
COBUTAM Depuis Octobre 2009 · 16 ans 9 mois
Description des tâches :
Assistante pour le Directeur et toute l’équipe de la Direction, les tâches sont d’ordre Administratives et Logistiques et pourraient se résumer comme suite :
Traitement de l’information
- Saisie des comptes rendu de réunions,
- Rédaction et traitement du courrier;
- Organise le classement et l'archivage des documents
- Assurer une veille informatique
Gestion de l’organisation interne
- Tenue de l’agenda du Directeur et des responsables des services;
- Organise la préparation pratique des réunions et ateliers (programme, ordre du jour, etc.)
- Assure les prises de note et la rédaction de compte rendu de réunion.
- Organise les missions et la gestion logistique (Réservation de billets d’avion ; d’hôtels ; demande de visa ; Organisation de cocktail…) pour le personnel, les consultants et les missionnaires
- Met à jour l’organigramme de la société
Gestion financière
- Gestion et suivi des bons de commande et factures ; préparation de la demande de liquidité pour les dépenses du mois et tenue d’une caisse.
- Saisie des factures, tenue des registres bancaires et émission de chèques pour les règlements des fournisseurs et différentes opérations.
- Réception et saisie des règlements de factures ou de marchés (espèces cheque et virement bancaire).
Gestion de la Communication interne et externe
- Réceptionne, trie, diffusion des informations (courrier, messagerie, téléphone, internet,…)
- Assure le traitement du courrier : mettre en forme, suivre et gérer le courrier départ et arrivée, tant le courrier postal qu'électronique
- Gère l’annuaire téléphonique des agents et partenaires de la société,
- Gère le suivi des parapheurs et vérifier les courriers mis à la signature des responsables hiérarchiques, en veillant à l’application de la charte graphique de la société et des règles administratives,
Gestion du personnel
- Participer à la gestion du personnel (planning des congés, suivi des formations, gestions des chronos, gestions des frais de déplacements, etc.)
- Gestion de la feuille de temps ou du time sheet du personnel
Gestion des matériels
- Définit les besoins en matériel ;
- Organiser les commandes
- Soumet à la validation toute demande de réforme de matériel
- Gestion du stock de fournitures de bureau de la Direction.
Relations avec les partenaires
- Point de contacts des partenaires,
- En charge de la diffusion de l’information, notamment financière, auprès des partenaires ;
- Assiste le superviseur pour la rédaction et l’application des conventions ;
- Assure une fonction de veille juridique sur les différents domaines de sa responsabilité (Droits du travail, aspects comptables, etc.).
Assistante pour le Directeur et toute l’équipe de la Direction, les tâches sont d’ordre Administratives et Logistiques et pourraient se résumer comme suite :
Traitement de l’information
- Saisie des comptes rendu de réunions,
- Rédaction et traitement du courrier;
- Organise le classement et l'archivage des documents
- Assurer une veille informatique
Gestion de l’organisation interne
- Tenue de l’agenda du Directeur et des responsables des services;
- Organise la préparation pratique des réunions et ateliers (programme, ordre du jour, etc.)
- Assure les prises de note et la rédaction de compte rendu de réunion.
- Organise les missions et la gestion logistique (Réservation de billets d’avion ; d’hôtels ; demande de visa ; Organisation de cocktail…) pour le personnel, les consultants et les missionnaires
- Met à jour l’organigramme de la société
Gestion financière
- Gestion et suivi des bons de commande et factures ; préparation de la demande de liquidité pour les dépenses du mois et tenue d’une caisse.
- Saisie des factures, tenue des registres bancaires et émission de chèques pour les règlements des fournisseurs et différentes opérations.
- Réception et saisie des règlements de factures ou de marchés (espèces cheque et virement bancaire).
Gestion de la Communication interne et externe
- Réceptionne, trie, diffusion des informations (courrier, messagerie, téléphone, internet,…)
- Assure le traitement du courrier : mettre en forme, suivre et gérer le courrier départ et arrivée, tant le courrier postal qu'électronique
- Gère l’annuaire téléphonique des agents et partenaires de la société,
- Gère le suivi des parapheurs et vérifier les courriers mis à la signature des responsables hiérarchiques, en veillant à l’application de la charte graphique de la société et des règles administratives,
Gestion du personnel
- Participer à la gestion du personnel (planning des congés, suivi des formations, gestions des chronos, gestions des frais de déplacements, etc.)
- Gestion de la feuille de temps ou du time sheet du personnel
Gestion des matériels
- Définit les besoins en matériel ;
- Organiser les commandes
- Soumet à la validation toute demande de réforme de matériel
- Gestion du stock de fournitures de bureau de la Direction.
Relations avec les partenaires
- Point de contacts des partenaires,
- En charge de la diffusion de l’information, notamment financière, auprès des partenaires ;
- Assiste le superviseur pour la rédaction et l’application des conventions ;
- Assure une fonction de veille juridique sur les différents domaines de sa responsabilité (Droits du travail, aspects comptables, etc.).
