Objectif général de la fonction
L’Assistant de Gestion REDISSE TCHAD assiste le chef projet Redisse dans la mise œuvre des activités du projet sur le plan administratif et financier, selon les exigences internes et du bailleur, avec l’appui de la RAF Togo Bénin et Nigéria.
Contexte de la fonction
La Fondation Mérieux participe depuis 2013 aux efforts du Ministère de la Santé du Togo dans le renforcement du système de laboratoires à travers différents projets, en particulier le projet régional RESAOLAB qui est dans une 3ème phase de financement (2019-2023) et vise à poursuivre le développement de la biologie médicale au Bénin, Burkina Faso, Guinée, Mali, Niger, Sénégal et Togo tout en améliorant la coopération régionale pour une approche coordonnée et harmonisée entre ces pays d’Afrique de l’Ouest francophone.
Contour de la fonction
L’Assistant de gestion Redisse Tchad est basé dans les locaux du bureau de la Fondation Mérieux au Togo. Il est rattaché hiérarchiquement au Responsable Administratif et Financier Togo Benin Nigéria.
Il est rattaché fonctionnellement au chef de projet REDISSE et au Responsable Pays Togo Bénin et Nigéria.
Il est amené à effectuer régulièrement des déplacements au TCHAD, dans le plus strict respect des consignes de sécurité de la Fondation.
Il travaille en étroite relation avec l’équipe financière AFO, dans le respect des procédures siège.
Missions principales
L’Assistant de gestion Redisse Tchad participe à l’exécution des tâches suivantes :
Mise en œuvre et suivi des activités
Assister le chef de projet dans le respect de la planification des activités et deadlines du projet pour sa bonne mise en œuvre ;
En appui au RAF, assurer le suivi des activités (préparation, budgétisation, mise en œuvre), en gérer les aspects administratifs et financiers selon les procédures internes du bailleur ;
Assurer tout particulièrement la logistique liée au projet (organisation des réunions, ateliers, formations, missions, etc.) tout en vérifiant la conformité des procédures de gestion des projets ;
Effectuer l’archivage des données du projet dans les dossiers « Teams projets » correspondants, en respectant l’arborescence, la nomination des fichiers etc.
Finances et comptabilité
Respecter les procédures de la Fondation et le manuel de gestion du projet dans toutes les opérations financières du projet (règles d’engagements des dépenses et décaissements)
Préparer les demandes de fonds trimestrielles pour le projet sous la supervision RAF Togo Bénin Nigéria
Suivre et gérer le budget des projets, les coûts et le financement en lien avec le RAF Togo Bénin Nigéria
Suivi des règlements bancaires
Documentation et archivage physique et électronique des liasses de justificatifs des dépenses du projet (le cas échéant : demandes d’achats, proformas, bons de commandes, de livraisons, factures, etc)
Appui à la préparation des reporting financiers toutes les quinzaines
Appliquer les règlementations fiscales et sociales en vigueur au niveau national
Administration, logistique et services généraux
Participer à l’organisation logistique des activités du projet (mission, formations, dédouanement et relations avec la douane, et évènements : organisation des déplacements, visas, billets d’avions, hôtels, avances de fonds, etc.)
Suivre les achats et les relations fournisseurs en accord avec le manuel de gestion du projet (demandes d’achats, de factures proformas, préparation des bons de commande, documentation des bons de livraisons. Etc)
Suivre les procédures d’appels d’offres pour les contrats d’équipements et de travaux et suivre les procédures de marchés
Assurer la bonne utilisation (carnet de bord et contrôle de la consommation de carburant) et bon fonctionnement du parc de véhicule (entretien et assurance)
Tenir les inventaires
Profil
Formation initiale : Bac + 2 minimum en gestion/comptabilité/logistique
Expérience minimum de 2 ans dans la gestion de projets de développement (dans le secteur de la santé serait un plus)
Maîtrise parfaite de l’outil informatique, du pack Office et l’utilisation courante de logiciels intégrés de comptabilité et de gestion serait appréciée
Langues : excellente maîtrise du français (et des langues nationales), l’anglais serait un vrai plus
Qualités recherchées : intégrité, rigueur, autonomie, méthode, adaptation, dialogue interculturel. Travail en équipe et dans un contexte matriciel et multiculturel.
Type de contrat
Contrat local à durée déterminée en fonction de la durée du projet et des performances.
Date limite de dépôt : le mardi 11 avril 2023 à 15h00 GMT
Seules les candidatures présélectionnées seront contactées.
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