Recrutement de 01 ADJOINT COORDINATEUR LOGISTIQUE

Poste à pourvoir ADJOINT COORDINATEUR LOGISTIQUE
Nombre de poste 01
Lieu d'affectation Ouagadougou
Structure recruteur Première Urgence Internationale
Structure Bénéficiaire Première Urgence Internationale
Secteur activité Non précise
Diplôme ou niveau Nonprecise
Option du diplôme
Expériences
Capacités liées à l'emploi PROFIL DE POSTE
Intitulé du poste : ADJOINT COORDINATEUR LOGISTIQUE
Pays & base d’affectation : BURKINA FASO, OUAGADOUGOU
Rattachement hiérarchique : COORDINATEUR LOGISTIQUE
Durée du contrat : 04 mois (renouvellement selon financement)
Description du poste
Objectif global
Sous la responsabilité directe du Coordinateur Logistique, l’Adjoint au Coordinateur Logistique participe au bon fonctionnement de la logistique afin de mettre à disposition les moyens nécessaires au déroulement des programmes, et participe activement à la gestion de la sécurité sur la mission que Première Urgence Internationale développe au Burkina Faso.
Objectifs spécifiques
Dans la globalité, l’Adjoint au Coordinateur Logistique participera à :
1. Contribuer à la gestion de la sécurité de la mission
2. Assurer le management et la gestion administrative du personnel sous sa responsabilité hiérarchique
3. Participer à l’encadrement des équipes logistiques de la mission
4. Garantir la réalisation de l’approvisionnement de la base et la mission
5. Assurer la gestion des équipements de la mission
6. Participer au reporting et la représentation interne et externe du service de coordination logistique
7. Participer à la gestion financière des bases et de la coordination
Responsabilités et activités à réaliser
1. CONTRIBUER A LA GESTION DE LA SECURITE DE LA MISSION:
 Participe à la mise à jour des outils de gestion de la sécurité de la mission,
 Participe à mettre en place et faire respecter l’ensemble des règles de sécurité définies sur la mission,
 Participe à la collecte et la transmission des informations sécuritaires sur la mission,
 Veille à ce que les bâtiments de PUI soient conformes et équipés selon les standards sécuritaires de l’organisation,
 S’Assure de la mise en place et du respect des procédures de sécurité sur la mission et le cas échéant organise des séances de formation,
 S’Assure que les fournisseurs n’ont pas d’activités douteuses,
 Rapporte à sa hiérarchie tout manquement aux règles de sécurité de la mission
2. ASSURER LE MANAGEMENT ET LA GESTION ADMINISTRATIVE DU PERSONNEL SOUS SA RESPONSABILITE HIERARCHIQUE
 Assure le management et la supervision quotidienne du personnel logistique sous sa responsabilité hiérarchique,
 Définit les priorités,
 Veille au bon déroulement des tâches de chacun et arbitre les conflits éventuels,
 Organise la réunion hebdomadaire de la coordination logistique,
 Assure la mise à jour du plan d’action de l’équipe et veille à l’avancée des tâches de chacun,
 Assure la formation du personnel sous sa responsabilité hiérarchique,
 Assure la formation aux procédures et outils logistiques de l’organisation.
 Assure la gestion administrative du personnel sous sa responsabilité hiérarchique en collaboration avec l’administration,
 Réalise les entretiens d’évaluation du personnel sous sa responsabilité hiérarchique et participe aux entretiens du personnel avec qui il/(elle) a un lien fonctionnel.
3. PARTICIPER A L’ENCADREMENT DES EQUIPES LOGISTIQUES DE LA MISSION
 Participe à la supervision de l’ensemble de l’équipe logistique de la mission,
 Communique régulièrement avec l’ensemble du personnel avec lequel il/(elle) a un lien fonctionnel,
 .  Participe au dimensionnement de l’équipe logistique de la mission,
 Participe à la rédaction des profils de poste du personnel logistique de la mission,
 Participe au recrutement du personnel logistique de la mission,
 Participe à la formation aux procédures et outils logistiques de l’organisation.
4. GARANTIR LA REALISATION DE L’APPROVISIONNEMENT DE LA BASE ET LA MISSION
 Participe à la rédaction des plans d’achat de la mission, supervise le déroulement des achats réalisés par la coordination logistique,
 Participe à la rédaction des demandes d’achat pour les lignes budgétaires sous sa responsabilité,
 Centralise les demande d’achats des bases et procède au lancement de processus de passation de marché dans le respect des procédures PUI et bailleurs,
 Tient à jours une base de données des fournisseurs en veillant à ce que leur dossier administratifs soit à jours,
 Participe au processus de validation des achats,
 Participe à la préparation et au déroulement des appels d’offre,
 Contrôle la conformité des dossiers d’achats aux procédures PUI et bailleurs sous la supervision du coordinateur logistique,
 Etablie les besoins prévisionnels de la coordination sous la supervision du coordinateur logistique,
 Centralise toutes les données d’approvisionnement sur le logiciel HELP,
 Participe à la gestion financière et administrative dans son domaine d’activité
,  Veille au respect des lignes budgétaires allouées au département logistique
 Archive les dossiers d’achats de la coordination logistique.
 Supervise le bon archivage des dossiers d’achats des bases,
 Supervise les acheminements et livraisons du matériel jusqu’à leur destination finale,
 Assure les formalités lors de la réalisation de fret national et international,
 Supervise le stockage de la coordination logistique.
 Apporte sa contribution pour la rédaction de rapports bailleurs
 Participe à la préparation et au déroulement des audits,
 Supervision des mouvements de personnels en conformité avec les demandes validés.
5. ASSURER LA GESTION DES EQUIPEMENTS DE LA MISSION
 Participe aux choix techniques des équipements logistiques de la mission,
 Assure la gestion quotidienne et administrative des équipements de la base de coordination,
 Participe à la gestion globale et administrative des équipements de la mission,
 Participe à l’installation des équipements de la mission,
 S’Assure de leur bon fonctionnement, de leur maintenance et de la conduite des réparations nécessaires,
 Participe à l’élaboration des procédures d’utilisation des équipements et à la formation de leurs utilisateurs,
 Appui le logisticien technique et les logisticiens bases dans la conduites des inventaires périodiques et annuels
 Assure le suivi administratif des contrats de la mission (Contrats cadres : communications, matériels et équipements, entretiens et maintenances, locations, carburants…)
6. PARTICIPER AU REPORTING ET LA REPRESENTATION INTERNE ET EXTERNE DU SERVICE DE COORDINATION LOGISTIQUE
 Participe au reporting interne et externe de la coordination logistique,
 Assure le reporting logistique mensuel de la base de coordination,
 Participe au contrôle et à la compilation du reporting logistique mensuel des bases de la mission,
 Participe aux réunions internes et externes de l’organisation,
 Représente l’organisation auprès des partenaires et des autorités locales sur demande de sa hiérarchie,
 Assure une communication efficace des informations aux autres services de la coordination et aux bases de l’organisation.
7. PARTICIPER A LA GESTION FINANCIERE DES BASES ET DE LA COORDINATION
 Respecte toutes les procédures de gestion financière de l’organisation,
 Justifie toutes ses avances et dépenses professionnelles conformément aux procédures de l’organisation,
 S’assure de la conformité des factures et de la complétude des dossiers d’achats avant de les transmettre à l’administration
 Contrôle le prévisionnel de trésorerie concernant les achats et paiements traités par la coordination.
Zoom sur 3 activités prioritaires relatives au contexte de la mission
 Participation à l’ouverture de la mission
 Garantir la réalisation de l’approvisionnement de la base et la mission en conformité aux règles et procédures de PUI.
 Assurer la gestion des équipements de la mission
Cette description de poste reprend les responsabilités principales inhérentes à ce poste. Il pourra cependant être demandé d’effectuer d’autres tâches que celles listées ci-dessus, sans que cela soit considéré comme une modification de contrat. Ainsi, une grande flexibilité est demandée dans cette fonction.
Profil recherché
Savoirs et Savoir Faire recherchés
FORMATION
- Minimum Bac + 2 ou tout autre diplôme équivalent INDISPENSABLE
- Logistique APPRECIE
- BT en Bâtiment INDISPENSABLE
EXPERIENCE PROFESSIONNELLE : - Expérience d’au moins deux (02) ans dans un poste similaire INDISPENSABLE
- Expérience en gestion logistique INDISPENSABLE
- Expérience humanitaire APPRECIE
CONNAISSANCES & APTITUDES : - Connaissance des procédures Admin et Log INDISPENSABLE
- Respect des règles de sécurité APPRECIE
- Bonne maitrise des logiciels de bureautique Word et Excel INDISPENSABLE
LANGUES : - Français INDISPENSABLE
- Anglais APPRECIE
INFORMATIQUE : - Pack Office : INDISPENSABLE
Caractéristiques personnelles attendues
- Honnêteté, transparence, impartialité et intégrité
- Professionnalisme / sens des responsabilités
- Disponibilité
- Ponctualité
- Dynamisme/Réactivité/Capacité à rester en éveil
- Capacité à résoudre les problèmes de façon positive (« solution oriented »).
- Débrouillardise
- Bonne présentation
- Aisance relationnelle et rédactionnelle
- Grande rigueur
- Etre souple face aux horaires de travail
- Forte organisation
Cette description de poste reprend les responsabilités principales inhérentes à ce poste. Il pourra cependant être demandé d’effectuer d’autres tâches que celles listées ci-dessus, sans que cela soit considéré comme une modification de contrat. Ainsi, une grande flexibilité est demandée dans cette fonction.
Connaissance en informatique
Condition d'âge
Composition du dossier Les candidats qui souhaitent postuler doivent déposer, sous pli fermé :
- une lettre de motivation et
- un CV en français

NB :
- Il est impératif de mentionner sur l’enveloppe ou dans l’objet de votre courrier électronique « PUI – recrutement BFA » avec l’intitulé de poste auquel vous postulez. Vous devez signer une liste d’émargement lors du dépôt physique de la candidature.
- Seul(e)s les candidat(e)s présélectionné(e)s seront informé(e)s et les dossiers de candidatures ne pourront pas être retournés.
Date limite de depôt des dossiers 03/06/2020
Procedure de recrutement
Durée du contrat CDD renouvelable