Localité : Ethiopie / Addis Ababa Domaine : Assistance de direction Niveau : Non precise Entreprise recruteur : Organisation des Nations Unies (ONU)
Recrutement de 01 ADMINISTRATIVE ASSISTANT
Niveau d'études: Non précisé
Expérience: 7 ans
Expire le: 04-09-2023
ONU Carrière
ADDIS ABABA, ETHIOPIE
vacance de poste
Intitulé publication: ADMINISTRATIVE ASSISTANT, G6
Intitulé code d’emploi: Assistant à l'administration
Département / Bureau: Bureau des Nations Unies auprès de l’Union africaine
Lieu d'affectation: ADDIS ABABA
Période de candidature: - 04 septembre 2023
No de l’appel á candidature: 23-Administration-UNOAU-213442-R-Addis Ababa (R)
Staffing Exercise N/A
Valeurs fondamentales de l'ONU: intégrité, professionnalisme, respect de la diversité
Cadre organisationnel
Under the supervision of the Head of Mission (HoM) or his/her designate, the incumbent will provide substantive and administrative support in managing priorities, information and workflow within the section. Within limited supervision, the Administrative Assistant will be responsible for;
Responsabilités
• Assisting in administration of the front office;
• Assists with visualizations and updating information material such as web pages or brochures.
• Assists with the collection and analysis of data as well as preparation of data presentations and reports for information sharing, responding to queries, knowledge management, planning and decision making.
• Undertakes research on a range of HR related issues and assists in the preparation of notes/reports.
• Managing and maintaining the Director's calendar and schedule, including: Arranging appointments;
receiving and directing visitors; placing and screening calls and answering queries; ensuring meeting and review documents are available and printed for review; contacting embassies, UN agencies, international institutions, government offices; and ensuring efficient coordination of the Director's calendar, with appropriate consultation to prioritize and resolve conflicts and competing demands;
• Conveying directives, reports, status updates and other relevant information to necessary parties, brings sensitive and urgent matters to the HoM’s attention;
• Screening and prioritizing all incoming emails and correspondence;
• Compiling relevant background documents;
• Identifying issues requiring the HOM’s attention and refers others to relevant officers for appropriate
action and follows up on actions to be taken;
• Handling a wide range of complex and confidential information in terms of incoming emails and responses, research, and other communications;
• Compiling and analyzing data. Producing summaries and conclusions for review by the supervisor.
• Implementing and supporting improvements to administrative procedures and systems to ensure smooth functioning of the office, including filing paper and electronic records;
• Preparing, processing and classifying confidential information;
• Handles a wide range of administrative duties/processes (e.g. leave and, travel arrangements, visa applications, expense statements, charges, equipment purchase, service and supply requisitions, conference room bookings, etc.);
• Proofreads and edits text for adherence to format, grammar, punctuation and style outgoing documents,
• Assists in producing variety of large, complex documents and reports;
• Supports the planning and coordination of major meeting and events;
• Maintains tracking on work assignments;
• Performs other duties as assigned.
Compétences
• Professionalism: Ability to manage processes and maintain accurate records, in administrative fields.
• Communication: Ability to write in a clear and concise manner and to communicate effectively orally.
• Planning and Organizing – Ability to plan and organize own work effectively in an efficient and timely manner.
Formation
High School Certificate education. Specialized training should include office management/business administration and technical communications skills.
Expérience professionnelle
A minimum of 7 years of experience in administration and office management is required
Experience working in an executive office or with senior managers is required
Experience with administrative procedures and in the context of an international NGO or a United Nations System Entity is desirable.
Experience organizing and coordinating meetings, conferences and events is desirable
Connaissances linguistiques
English and French are the working languages of the United Nations Secretariat. For the advertised post, fluency in both written and oral English is a requirement. Knowledge of local dialects is desirable.
Charte des Nations Unies
Aux termes du paragraphe 3 de l’Article 101 de la Charte des Nations Unies, la considération dominante dans le recrutement du personnel doit être la nécessité d’assurer à l’Organisation les services de personnes possédant les plus hautes qualités de travail, de compétence et d’intégrité. Ne seront pas retenues les candidatures des personnes qui ont commis des violations du droit international des droits de l’homme, des violations du droit international humanitaire, des actes d’exploitation, d’atteintes ou de harcèlement sexuels, ou au sujet desquelles il existe des raisons plausibles de croire qu’elles ont été impliquées dans la commission de tels actes. L’expression « exploitation sexuelle » désigne le fait d’abuser ou de tenter d’abuser d’un état de vulnérabilité, d’un rapport de force inégal ou de rapports de confiance à des fins sexuelles, y compris mais non exclusivement en vue d’en tirer un avantage pécuniaire, social ou politique. On entend par « atteinte sexuelle » toute atteinte physique de nature sexuelle commise par la force, sous la contrainte ou à la faveur d’un rapport inégal, ou la menace d’une telle atteinte. Le harcèlement sexuel s'entend de tout comportement déplacé à connotation sexuelle raisonnablement propre ou de nature à choquer ou humilier, lorsqu'il entrave la bonne marche du service, est présenté comme une condition d'emploi ou crée au lieu de travail un climat d'intimidation, d'hostilité ou de vexation, et lorsque ce comportement est assez grave pour justifier le licenciement de son auteur. La candidature de personnes qui ont commis des infractions autres que des infractions mineures au code de la route ne sera pas retenue.
Sera dûment prise en considération l'importance d'un recrutement effectué sur une base géographique aussi large que possible. Aucune restriction ne sera imposée par l'Organisation à l'accès des hommes et des femmes, dans des conditions égales, à toutes les fonctions, dans ses organes principaux et subsidiaires. Le Secrétariat de l'Organisation des Nations Unies est un espace non-fumeurs.
La considération dominante dans l’engagement, la mutation ou la promotion du personnel est la nécessité de s’assurer les services de personnes possédant les plus hautes qualités de travail, de compétence et d’intégrité. En acceptant une offre d’engagement, les membres du personnel sont soumis(es) à l’autorité du Secrétaire général, qui peut leur assigner l’une quelconque des tâches ou l’un quelconque des postes de l’Organisation des Nations Unies, conformément à l’alinéa c) de l’article 1.2 du Statut du personnel. Dans ce contexte, tous les membres du personnel recrutés sur le plan international sont tenus de changer de fonctions périodiquement à l’intérieur d’un même lieu d’affectation ou dans un autre lieu d’affectation, dans les conditions fixées par le Secrétaire général.
Les candidats sont invités à respecter scrupuleusement toutes les instructions disponibles sur la plateforme de recrutement en ligne Inspira. Pour des informations plus détaillées, ils ou elles peuvent consulter le manuel d'instructions pour le candidat, en cliquant sur le lien hypertexte « Manuels » sur le côté supérieur droit de la page d'accueil de leur compte Inspira.
Les candidatures feront l'objet d'une évaluation et d'un examen préalables sur la base des informations soumises conformément aux critères d'évaluation de l'avis de vacance de poste et aux dispositions législatives internes applicables de l'Organisation des Nations Unies, notamment la Charte des Nations Unies, les résolutions de l'Assemblée générale, le Statut et le Règlement du personnel, les textes administratives et les directives. Les candidats doivent fournir des informations exhaustives et précises conformément aux instructions fournies sur la plateforme Inspira. Une fois la candidature envoyée, aucune modification, suppression ou révision, ni aucun ajout ou changement ne pourra être fait. Il sera procédé à une vérification des références des candidats faisant l'objet d'une attention particulière pour s'assurer de l'exactitude des renseignements qu’ils ont fournis dans leur candidature.
Les avis de vacance de postes publiés sur le Portail des carrières sont retirés à 11:59 p.m. (heure de New York), le jour de la date limite de dépôt des candidatures.
Aucun frais de dossier
L’ONU NE PERÇOIT DE FRAIS À AUCUN STADE DU RECRUTEMENT (DÉPÔT OU TRAITEMENT DE LA CANDIDATURE, ENTRETIEN, FORMATION, ETC.), ET ELLE NE DEMANDE AUCUNE INFORMATION BANCAIRE.
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