Recrutement de 01 ADMINISTRATIVE ASSISTANT, FS4

Recrutement de 01 ADMINISTRATIVE ASSISTANT, FS4
Niveau d'études: Non précisé
Expérience: 6 ans
Expire le: 24-08-2022

ONU Carrière
BANGUI, REPUBLIQUE CENTRAFRICAINE
vacance de poste

Intitulé publication : ADMINISTRATIVE ASSISTANT, FS4
Intitulé code d’emploi : Assistant à la comptabilité
Département / Bureau : Mission multidimensionnelle intégrée des Nations Unies pour la stabilisation en République centrafricaine
Lieu d'affectation : BANGUI
Période de candidature : - 24 août 2022
No de l’appel á candidature : 22-Administration-MINUSCA-188343-F-Bangui (M)
Staffing Exercise N/A

Valeurs fondamentales de l'ONU : intégrité, professionnalisme, respect de la diversité

Cadre organisationnel
This position is located within the Office of the Special Representative of the Secretary-General (SRSG) of the United Nations Multidimensional Integrated Stabilization Mission in Central Africa Republic (MINUSCA). The Administrative Assistant will be based in Bangui and reports directly to the Administrative Officer.

Responsabilités
Within delegated authority, the Administrative Assistant will be responsible for the following duties:

HUMAN RESOURCES MANAGEMENT:
• Initiate, review, process and follow-up on actions related to the administration of the unit's human resource activities, e.g., recruitment of staff and consultants, placement, promotion, relocation, performance appraisal, job classification review, separation of staff members, training, etc.., ensuring consistency in the application of UN rules and procedures.
• Participate in the selection of candidates for the Section; evaluate and screen applications of such candidates, prepare profiles of candidates, conduct preliminary interviews and identify short-lists of candidates.
• Respond to inquiries and provide information and advice to staff regarding administrative procedures, processes and practices, conditions of service, duties and responsibilities.
• Oversee the maintenance of the Section's vacancy announcement files and keep track of status of current vacancy announcements; ensure that recommendations regarding changes in contractual status of staff comply with established procedure and policy; prepare documents for promotion, special post allowance, review of entry level and within grade allowance panels.

BUDGET AND FINANCE:
• Assist in the preparation and review of financial and human resource proposals and consolidate the budget and work programme with respect to the Section's budget, trust funds, grants and procurement. • Consolidate data received from other unit's regarding budget submissions; assist in preparation of supporting narrative and tables regarding the budget cost estimates, coordinate with other sections regarding any clarification or additional input required for the formulation of the yearly section budget.
• Review expenditures and compare with the field mission approved budget; prepare adjustments as necessary. Assist the manager in the elaboration of resource requirements for budget submissions; coordinate with other finance and budget staff on related issues during the preparation of the budget report.
• Assist in the preparation of budget performance submissions and in the finalization of budget performance reports.
• Monitor integrity of various financial databases and verify accuracy of input data, ensuring consistency of data recorded.
• Review requisitions for goods and services to ensure correct objects of expenditure have been charged and availability of funds.

GENERAL ADMINISTRATION:
• Draft routine correspondence to respond to inquiries in respect to relevant administrative, financial audit and personnel matters; schedule meetings and appointments; maintain files of administrative instructions and other rules and regulations; provide guidance and training to other administrative assistants.
•Coordinate extensively with service units and liaise frequently with internal team members both at the Headquarters and in the field.
•Perform other related administrative duties, as required e.g., operational travel plan for unit/section; attendance and leave recording; physical space allocation plans and the identification of office technology needs and maintenance of equipment, software and systems.
•Guide, train and supervise more junior level staff.
•Perform other duties as required.

Compétences
Professionalism: Shows pride in work and in achievements; demonstrates professional competence and mastery of subject matter; is conscientious and efficient in meeting commitments, observing deadlines and achieving results; is motivated by professional rather than personal concerns; shows persistence when faced with difficult problems or challenges; remains calm in stressful situations. Commitment to implementing the goal of gender equality by ensuring the equal participation and full involvement of women and men in all aspects of work.

Planning& Organizing: Develops clear goals that are consistent with agreed strategies; identifies priority activities and assignments; adjusts priorities as required; allocates appropriate amount of time and resources for completing work; foresees risks and allows for contingencies when planning; monitors and adjusts plans and actions as necessary; uses time efficiently.

Client Orientation: Consider all those to whom services are provided to be “clients” and seeks to see things from clients’ point of view; Identifies clients’ needs and matches them to appropriate solutions; Keeps clients informed of progress or setbacks in projects; Meets timeline for delivery of product or services to client.

Formation
High school diploma or equivalent is required.

Expérience professionnelle
At least 6 years of progressively responsible experience within the United Nations system or the private sector in the field of administrative services, finance, accounting, human resources, audit, or in other related fields is required.

Experience in supporting senior level management at the United Nations and/or a senior UN official front office is required.

Previous experience in a UN field mission, preferably at the international level is desirable.

Experience handling confidential documents is desirable.

Connaissances linguistiques
English and French are the working languages of the United Nations Secretariat. For the position advertised, fluency in oral and written English and French is required.

Méthode d'évaluation
Previously rostered candidates are not subject to any further assessment and as such, will not be invited for such an assessment.

Notice spéciale
This "Recruit from Roster" job opening is only open to roster applicants who are already placed on pre-approved rosters, following a review by a United Nations Central Review Body. Only roster applicants who were placed on rosters with similar functions at the same level are considered to be eligible candidates. Eligible applicants receive an email inviting them to apply. Rostered applicants are encouraged to apply only if they are interested and available to take up the position at the duty station/s specified in the Job Opening. Applying to this job opening carries an expectation to accept the offer, if selected.

The United Nations Secretariat is committed to achieving 50/50 gender balance and geographical diversity in its staff. Female candidates are strongly encouraged to apply for this position.

Charte des Nations Unies
Aux termes du paragraphe 3 de l’Article 101 de la Charte des Nations Unies, la considération dominante dans le recrutement du personnel doit être la nécessité d’assurer à l’Organisation les services de personnes possédant les plus hautes qualités de travail, de compétence et d’intégrité. Ne seront pas retenues les candidatures des personnes qui ont commis des violations du droit international des droits de l’homme, des violations du droit international humanitaire, des actes d’exploitation, d’atteintes ou de harcèlement sexuels, ou au sujet desquelles il existe des raisons plausibles de croire qu’elles ont été impliquées dans la commission de tels actes. L’expression « exploitation sexuelle » désigne le fait d’abuser ou de tenter d’abuser d’un état de vulnérabilité, d’un rapport de force inégal ou de rapports de confiance à des fins sexuelles, y compris mais non exclusivement en vue d’en tirer un avantage pécuniaire, social ou politique. On entend par « atteinte sexuelle » toute atteinte physique de nature sexuelle commise par la force, sous la contrainte ou à la faveur d’un rapport inégal, ou la menace d’une telle atteinte. Le harcèlement sexuel s'entend de tout comportement déplacé à connotation sexuelle raisonnablement propre ou de nature à choquer ou humilier, lorsqu'il entrave la bonne marche du service, est présenté comme une condition d'emploi ou crée au lieu de travail un climat d'intimidation, d'hostilité ou de vexation, et lorsque ce comportement est assez grave pour justifier le licenciement de son auteur. La candidature de personnes qui ont commis des infractions autres que des infractions mineures au code de la route ne sera pas retenue.

Sera dûment prise en considération l'importance d'un recrutement effectué sur une base géographique aussi large que possible. Aucune restriction ne sera imposée par l'Organisation à l'accès des hommes et des femmes, dans des conditions égales, à toutes les fonctions, dans ses organes principaux et subsidiaires. Le Secrétariat de l'Organisation des Nations Unies est un espace non-fumeurs.

La considération dominante dans l’engagement, la mutation ou la promotion du personnel est la nécessité de s’assurer les services de personnes possédant les plus hautes qualités de travail, de compétence et d’intégrité. En acceptant une offre d’engagement, les membres du personnel sont soumis(es) à l’autorité du Secrétaire général, qui peut leur assigner l’une quelconque des tâches ou l’un quelconque des postes de l’Organisation des Nations Unies, conformément à l’alinéa c) de l’article 1.2 du Statut du personnel. Dans ce contexte, tous les membres du personnel recrutés sur le plan international sont tenus de changer de fonctions périodiquement à l’intérieur d’un même lieu d’affectation ou dans un autre lieu d’affectation, dans les conditions fixées par le Secrétaire général.

Les candidats sont invités à respecter scrupuleusement toutes les instructions disponibles sur la plateforme de recrutement en ligne Inspira. Pour des informations plus détaillées, ils ou elles peuvent consulter le manuel d'instructions pour le candidat, en cliquant sur le lien hypertexte « Manuels » sur le côté supérieur droit de la page d'accueil de leur compte Inspira.

Les candidatures feront l'objet d'une évaluation et d'un examen préalables sur la base des informations soumises conformément aux critères d'évaluation de l'avis de vacance de poste et aux dispositions législatives internes applicables de l'Organisation des Nations Unies, notamment la Charte des Nations Unies, les résolutions de l'Assemblée générale, le Statut et le Règlement du personnel, les textes administratives et les directives. Les candidats doivent fournir des informations exhaustives et précises conformément aux instructions fournies sur la plateforme Inspira. Une fois la candidature envoyée, aucune modification, suppression ou révision, ni aucun ajout ou changement ne pourra être fait. Il sera procédé à une vérification des références des candidats faisant l'objet d'une attention particulière pour s'assurer de l'exactitude des renseignements qu’ils ont fournis dans leur candidature.

Les avis de vacance de postes publiés sur le Portail des carrières sont retirés à 11:59 p.m. (heure de New York), le jour de la date limite de dépôt des candidatures.

Aucun frais de dossier
L’ONU NE PERÇOIT DE FRAIS À AUCUN STADE DU RECRUTEMENT (DÉPÔT OU TRAITEMENT DE LA CANDIDATURE, ENTRETIEN, FORMATION, ETC.), ET ELLE NE DEMANDE AUCUNE INFORMATION BANCAIRE.