Recrutement de 01 Assistant à la gestion des documents

Recrutement de 01 Assistant à la gestion des documents
Assistant à la gestion des documents et à la divulgation et à l’accessibilité de l’information
Niveau d'études: Bac + 3
Expérience: 4 ans
Expire le: 21-04-2024

La Banque Africaine de Développement (BAD)
Abidjan, Côte d'Ivoire
Banque et Assurances
Personnel sous contrat de courte durée – Assistant à la gestion des documents et à la divulgation et à l’accessibilité de l’information

Full vacancy title: Personnel sous contrat de courte durée – Assistant à la gestion des documents et à la divulgation et à l’accessibilité de l’information
Location: Abidjan, Côte d'Ivoire
Position Grade: GS6
Closing Date: 21-avr-2024

LA BANQUE :
Créée en 1964, la Banque africaine de développement est la première institution panafricaine de développement, qui promeut la croissance économique et le progrès social à travers le continent. Elle compte 81 pays membres, dont 54 pays africains (les pays membres régionaux). Le programme de développement de la Banque vise à fournir l’appui financier et technique aux projets porteurs de transformation qui permettront de réduire sensiblement la pauvreté grâce à une croissance économique inclusive et durable. Pour mieux se concentrer sur les objectifs de la Stratégie décennale (2023-2032) et réaliser un plus grand impact sur le développement, la Banque a identifié cinq domaines majeurs (High 5) dans lesquels elle entend intensifier ses interventions pour accélérer l’obtention de résultats en Afrique, à savoir l’énergie, l’agro-industrie, l’industrialisation, l’intégration et l’amélioration de la qualité de vie des populations africaines.

LE COMPLEXE :
Le Complexe de la Présidence comprend le Cabinet du Président du Groupe de la Banque et tous les bureaux, départements et autres unités organisationnelles qui sont directement rattachés à la présidence en termes administratifs et fonctionnels. Le Président, en sa qualité de chef de la direction du Groupe de la Banque, est chargé d’assurer une gestion stratégique compétente du Groupe de la Banque et de toutes ses ressources en vue de la réalisation de l’objectif de ce dernier, qui est de contribuer au développement économique et au progrès social des pays membres régionaux. Le Complexe de la Présidence assure la direction et la supervision de l’institution au jour le jour et à moyen terme, maintient la communication avec les pays membres du Groupe de la Banque et appuie le Conseil d’administration dans l’exercice de ses rôles statutaires. En outre, le Complexe assure la surveillance juridique et réglementaire de la conduite des affaires du Groupe de la Banque et la gestion intégrée des risques liés aux opérations du Groupe de la Banque, supervise la communication institutionnelle avec un éventail de parties prenantes internes et externes, promeut l’intégrité, la transparence et les normes et standards éthiques les plus élevés parmi le personnel du Groupe de la Banque dans l’exercice de ses fonctions, et assure la sécurité du personnel, des locaux et des actifs physiques, des informations et des données du Groupe de la Banque dans tous les lieux où celui-ci mène ses activités. Le Complexe de la présidence s’emploie également à catalyser les investissements provenant de diverses sources, conformément aux priorités opérationnelles du Groupe de la Banque. Le Président supervise directement plusieurs départements et unités, notamment le Cabinet du Président, le Département de l’intégrité et de la lutte contre la corruption, le Bureau de l’Auditeur général, la Direction de la gestion des risques du Groupe, le Département du Conseiller juridique général et services juridiques, le Département de la communication et des relations extérieures, le Bureau de l’intégrité et de l’éthique du personnel, le Bureau du secrétaire général et Secrétariat général, le Forum pour l’investissement en Afrique, le Bureau d’appui du Secrétariat conjoint et le Bureau de représentation extérieure en Asie.

LE DÉPARTEMENT QUI RECRUTE :
Le Bureau du Secrétaire général et Secrétariat général de la Banque a pour rôle de faciliter l’atteinte des objectifs énoncés dans la Stratégie décennale de la Banque, les High 5 et le Modèle de développement et de prestation de services, en rationalisant le processus décisionnel des organes de gouvernance et en forgeant de meilleures relations de travail avec les actionnaires et les pays hôtes de la Banque. PSEG comprend : le Bureau immédiat du Secrétaire général (PSEG.0) qui, outre ses propres attributions, est chargé de gérer la Section de la gestion des documents et des archives et la Section des conférences et réunions ; la Division des affaires et des délibérations du Conseil (PSEG.l) ; et la Division du protocole, des privilèges et immunités (PSEG.2). La Section de la gestion des documents et des archives est chargée de la mise en œuvre de la politique de diffusion et d’accès à l’information (DAI) de la Banque ; de la classification des informations de la Banque ; et de l’archivage et de la gestion appropriés des documents du Groupe de la Banque.

LE POSTE :
Personnel sous contrat de courte durée : Assistant à la gestion des documents, à la diffusion et à l’accessibilité de l’information.

Le présent poste d’Assistant(e) à la gestion des documents et archives, à la divulgation et à l’accessibilité de l’information a été créé dans le but de fournir une assistance technique à la mise en œuvre continue des politiques de gestion des documents et des archives et de diffusion et d’accès à l’information, y compris le contrôle de la conformité aux exigences liées à la diffusion en assurant la liaison avec les unités et départements concernés de la Banque, la gestion de tous les aspects de la communication avec les parties prenantes internes et externes, l’assistance en ce qui concerne la collecte des besoins pour la mise en œuvre de Sankofa et la formation des départements de la Banque à l’utilisation de Sankofa. Le/la titulaire du poste devra apporter son assistance en matière de formation (pour la DAI et la gestion des archives), établir des rapports et préparer des données à inclure dans les rapports, et fournir tout autre soutien nécessaire.

PRINCIPALES FONCTIONS :
Sous la supervision du Chargé principal de la gestion des documents et des archives, l’Assistant(e) à la gestion des archives, à la divulgation et à l’accessibilité de l’information s’acquittera des tâches suivantes :

Tâches relatives à la Politique de diffusion et d’accès à l’information :
Aider la Section de la gestion des documents et des archives/l’Unité de diffusion dans la mise en œuvre de la Politique de diffusion et d’accès à l’information (DAI), et en ce qui concerne la conformité à ladite politique ;
Assurer la liaison avec les différents départements de la Banque et coordonner la gestion des documents, le traitement et la divulgation en temps opportun des documents sur les sites Web externes de la Banque.
Examiner les demandes d’information émanant des parties prenantes internes et externes et y répondre.
Aider à la mise à jour et à la gestion des sites Web externe et interne de la DAI.
Concevoir tous les formulaires et modèles de documents nécessaires à la divulgation et à l’accès à l’information.
Aider à la formation sur la DAI, collecter les données statistiques sur la divulgation, rédiger des rapports et accorder une attention particulière aux services consultatifs et de soutien.
Aider la Section de la gestion des documents et des archives/l’Unité de diffusion à préparer les correspondances, la documentation, les tableaux, les graphiques, les documents d’information et les présentations selon les besoins.
Effectuer des tâches administratives, des recherches documentaires et toute autre tâche requise par la Section.
Soutenir d’autres initiatives ou activités de la section, y compris la préparation des rapports annuels à l’attention du Conseil d’administration.

Tâches liées à la gestion des documents :
Aider la Section de la gestion des documents et des archives/l’Unité de diffusion dans la mise en œuvre de la politique du Groupe de la Banque en matière de gestion des documents et des archives, et en ce qui concerne la conformité à cette politique.
Aider à l’élaboration, à la mise en œuvre et à l’évaluation des normes, méthodes, procédures, plans de classement des documents et directives pour les documents physiques et numériques.
Participer à la mise en œuvre d’une nouvelle solution de gestion des documents et des archives électroniques qui est en train d’être mise en place (Sankofa) ; apporter son concours à la maintenance du microsite Web du Département.
Aider au stockage et à la recherche efficaces des informations et des documents physiques et électroniques.
Contribuer à l’organisation des formations et des séances d’information relatives aux nouvelles technologies, aux nouveaux processus de gestion de l’information et des documents, etc.
Aider au transfer des archives et être capable de soulever des charges pesant jusqu’à 25 kilogrammes et de travailler en position debout pendant de longues heures.

CRITÈRES DE SÉLECTION (compétences, expérience et connaissances) :
Être titulaire au moins d’une licence (BAC+3) en Bibliothéconomie et Sciences de l’information (documentaire), en systèmes de gestion de l’information ou dans tout autre domaine connexe.
Expérience et compétences requises :
Justifier d’un minimum de quatre (4) ans d’expérience professionnelle pertinente.
Avoir des compétences organisationnelles solides et des aptitudes au détail.
Maîtriser l’anglais et/ou le français.
Démontrer une connaissance approfondie des questions relatives à la protection des documents.
Avoir une bonne connaissance des théories, des principes et des meilleures pratiques en matière de systèmes et de technologies de gestion de l’information et de la communication et la capacité à évaluer les implications des technologies émergentes.
Démontrer d’excellentes compétences interpersonnelles et de communication.
Avoir une bonne maîtrise des produits Microsoft, notamment Windows, Word, Excel, PowerPoint et SAP.
Être en mesure d’établir de manière organisée l’ordre de priorité des tâches dans un contexte de pression.
Avoir d’excellentes compétences de communication orale et écrite en français comme en anglais, avec une bonne connaissance pratique de l’autre langue.

LE PRÉSENT POSTE N’OUVRE PAS DROIT AUX CONDITIONS D’EMPLOI INTERNATIONAL. LE TITULAIRE DE CE POSTE SERA RECRUTÉ AU PLAN LOCAL EN TANT QUE PERSONNEL TEMPORAIRE.